Ihr Word-Dokument verfügt über ein Inhaltsverzeichnis, Querverweise auf Abbildungen und Abschnitte, Fußnoten, die hin und her verweisen, sowie Hyperlinks zu externen Websites. Sie exportieren es als PDF, öffnen das Ergebnis und klicken auf einen Querverweis mit der Aufschrift „Siehe Abschnitt 3.2 auf Seite 14“. Es passiert nichts. Die Referenz ist toter Text. Die anklickbare Struktur, die die Navigation im Word-Dokument erleichterte, überlebte die Konvertierung nicht.
Querverweise, Hyperlinks und Inhaltsverzeichniseinträge können alle die Word-zu-PDF-Konvertierung überleben, allerdings nur, wenn die richtigen Exporteinstellungen aktiviert sind und das Dokument die integrierten Funktionen von Word anstelle manueller Problemumgehungen verwendet. Der Unterschied zwischen einer PDF-Datei, in der jede Referenz ein funktionierender Link ist, und einer PDF-Datei, in der jede Referenz toter Text ist, liegt in einer Handvoll Einstellungen, deren Überprüfung Sekunden dauert.
Das Grundprinzip: Verwenden Sie die integrierten Funktionen von Word, nicht die manuelle Formatierung
Jede Funktion in Word, die während der Konvertierung von Word in PDF einen anklickbaren Link erstellt, hängt davon ab, dass das Dokument die automatisierten Tools von Word verwendet und nicht die manuelle Texteingabe. Ein mit „Einfügen“ erstelltes Inhaltsverzeichnis wird als anklickbare Einträge exportiert. Ein manuell als einfacher Text eingegebenes Inhaltsverzeichnis wird als toter Text exportiert. Über „Einfügen“ eingefügte Querverweise werden als anklickbare Links exportiert. Text, den Sie manuell als „Siehe Seite 14“ eingegeben haben. wird als toter Text exportiert, da Word nicht erkennen kann, dass es sich um eine Referenz handelt.
Dieses Prinzip erstreckt sich auf jedes Navigationselement. Verwenden Sie „Einfügen“, „Hyperlink“ für externe URLs, anstatt „www.example.com“ einzugeben. als einfachen Text und verlässt sich auf die automatische Formatierung von Word, damit es wie ein Link aussieht. Verwenden Sie „Einfügen“ und „Lesezeichen“, um Ankerpunkte für die interne Navigation zu erstellen. Verwenden Sie die integrierten Überschriftenstile von Word, Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, anstatt Text manuell so zu formatieren, dass er wie Überschriften mit Fettdruck und geänderter Schriftgröße aussieht. Jede integrierte Funktion generiert strukturierte Daten im Dokument, die die PDF-Export-Engine in funktionierende PDF-Links, Lesezeichen und Querverweise umwandeln kann.
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Konfigurieren der PDF-Exporteinstellungen für Arbeitslinks
Wenn Sie mit „Datei“, „Speichern unter“, „PDF“ oder „Datei, Exportieren, PDF erstellen“ von Word nach PDF exportieren, bleiben interaktive Elemente in den Standardeinstellungen nicht immer erhalten. Klicken Sie im Dialogfeld „Als PDF speichern“ auf die Schaltfläche „Optionen“, um die Exporteinstellungen zu öffnen. Überprüfen Sie unter „Nicht druckbare Informationen einbeziehen“, dass „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“ aktiviert ist. wird geprüft. Dadurch werden Ihre Überschriftenstile in PDF-Lesezeichen umgewandelt. Stellen Sie sicher, dass die „Dokumenteigenschaften“ vorhanden sind. ist aktiviert, wenn die PDF-Metadaten den Titel und den Autor des Word-Dokuments enthalten sollen. Aktivieren Sie im Abschnitt „PDF-Optionen“ die Option „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“. Nur wenn Sie PDF/A-Archivierungskonformität benötigen und verstehen, dass diese Einstellung möglicherweise einige interaktive Funktionen deaktiviert.
Die kritischste Einstellung für Querverweise befindet sich überhaupt nicht im Dialogfeld „Optionen“. Es befindet sich in den Haupteinstellungen von Word. Gehen Sie zu Datei, Optionen, Erweitert und scrollen Sie zum Abschnitt Dokumentinhalt anzeigen. Stellen Sie sicher, dass die Option „Feldcodes anstelle ihrer Werte anzeigen“ aktiviert ist. ist deaktiviert. Wenn Feldcodes angezeigt werden, exportiert der PDF-Export den rohen Feldcodetext, etwa „{ REF _Ref12345 \h }“ anstelle des aufgelösten Referenztextes. Das exportierte PDF zeigt Feldcodes anstelle von Seitenzahlen und Abschnittstiteln an, was weitaus schlimmer ist als tote Links.
So überprüfen Sie, ob Querverweise die Konvertierung überstanden haben
Gehen Sie nach dem Exportieren der PDF-Datei nicht davon aus, dass alles funktioniert hat. Öffnen Sie das PDF und testen Sie einige Links methodisch. Klicken Sie auf einen Inhaltsverzeichniseintrag. Es sollte zur entsprechenden Überschrift springen. Klicken Sie auf einen Querverweis wie „Siehe Abbildung 3 auf Seite 7“. Es sollte zu Abbildung 3 springen. Klicken Sie auf einen externen Hyperlink. Die URL sollte in Ihrem Standardbrowser geöffnet werden. Wenn einer dieser Schritte fehlschlägt, müssen die Exporteinstellungen angepasst werden oder das Quelldokument verwendet manuelle Formatierung anstelle integrierter Funktionen.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Fußnoten und Endnoten, da es sich um bidirektionale Links handelt. Klicken Sie im Fließtext auf eine Fußnotenreferenznummer. Es sollte zur Fußnote am Ende der Seite springen. Suchen Sie dann in der Fußnote selbst nach einem Rücklink, der zum Referenzpunkt im Fließtext zurückspringt. Word exportiert sowohl die Abwärts- als auch die Aufwärtslinks, wenn das Dokument „Einfügen“ und „Fußnote“ statt manuell eingegebener hochgestellter Zahlen verwendet. Manuelle Fußnotennummern sind an beiden Enden tot.
Was tun, wenn Querverweise während des Exports unterbrochen werden?
Wenn Querverweise in der exportierten PDF-Datei fehlerhaft sind, liegt die Korrektur im Word-Quelldokument und nicht in der PDF-Datei. Kehren Sie zu Word zurück und überprüfen Sie, ob jeder Querverweis mit „Einfügen“ und „Querverweis“ erstellt und nicht manuell eingegeben wurde. Aktualisieren Sie alle Felder, indem Sie Strg+A drücken, um alles auszuwählen, und dann F9 drücken, um alle Felder zu aktualisieren. Dies zwingt Word dazu, jeden Querverweis, jeden Inhaltsverzeichniseintrag und jeden Feldcode neu zu berechnen. Veraltete Feldcaches können dazu führen, dass Verweise auf falsche Seiten verweisen oder Fehlertext anstelle des beabsichtigten Verweises anzeigen. Nach der Aktualisierung erneut als PDF exportieren und die Links erneut überprüfen.
Wenn das Problem durch das Aktualisieren der Felder nicht behoben wird, enthält das Dokument möglicherweise fehlerhafte Feldcodes. Drücken Sie Alt+F9, um die Feldcodeanzeige umzuschalten. Suchen Sie nach Querverweisfeldern, in denen Fehlermeldungen wie „Fehler!“ angezeigt werden. Referenzquelle nicht gefunden." Diese fehlerhaften Verweise müssen in Word neu erstellt werden, bevor das Dokument einen sauberen PDF-Export erzeugen kann. Löschen Sie den defekten Querverweis, navigieren Sie zum Zielort, fügen Sie ein Lesezeichen ein, kehren Sie zum Referenzort zurück und fügen Sie einen neuen Querverweis ein, der auf dieses Lesezeichen verweist. Dieser manuelle Reparaturvorgang ist mühsam, aber die einzige zuverlässige Möglichkeit, einen defekten Querverweis zu reparieren.
Konvertieren mit Google Docs und anderen Textverarbeitungsprogrammen
Google Docs behandelt PDF-Links und Querverweise anders als Word. Wenn Sie ein Google-Dokument als PDF herunterladen, bleiben Hyperlinks zu externen URLs erhalten und bleiben anklickbar. Überschriften, die mit den integrierten Überschriftenstilen von Google Docs formatiert wurden, werden automatisch zu PDF-Lesezeichen. Allerdings unterstützt Google Docs keine Querverweise auf bestimmte Abschnitte oder Seitenzahlen im Gegensatz zu Word. Wenn Ihr Google-Dokument eine interne Navigation enthält, verwenden Sie „Einfügen, Lesezeichen“, um Anker zu erstellen, und „Einfügen, Link“, um Links zu diesen Lesezeichen zu erstellen. Diese Lesezeichen-Links überdauern den PDF-Export und sorgen für eine funktionsfähige interne Navigation im resultierenden PDF.
Apple Pages handhabt den PDF-Export auf ähnliche Weise. Externe Hyperlinks bleiben erhalten. Ein durch die Funktion „Einfügen, Inhaltsverzeichnis“ von Pages generiertes Inhaltsverzeichnis wird als anklickbare Einträge exportiert. Querverweise zwischen Abschnitten werden in Pages nicht nativ unterstützt, sodass Dokumente, die interne Querverweise erfordern, besser in Word verfasst werden können, das über das ausgereifteste Querverweissystem unter den gängigen Textverarbeitungsprogrammen verfügt. Das Word-zu-PDF-Konvertierungstool von WukongPDF verarbeitet Dokumente mit intakter Querverweisstruktur, und für Dokumente, bei denen die Exporteinstellungen zum Zeitpunkt der Erstellung fehlten, können die PDF-Bearbeitungstools manuell Hyperlinks hinzufügen, um fehlerhafte Referenzen zu ersetzen, obwohl das manuelle Hinzufügen von Links weitaus langsamer ist, als die Exporteinstellungen gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
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