Sie erstellen eine PDF-Datei in Microsoft Word, hängen sie an eine E-Mail an und senden sie an einen Kunden. Was Sie vielleicht nicht bemerken, ist, dass die Datei unsichtbares Gepäck enthält: Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens, das Datum und die Uhrzeit, an dem Sie das Dokument erstellt haben, die von Ihnen verwendete Softwareversion und möglicherweise sogar den Pfad zur Datei auf Ihrem Computer, der interne Servernamen oder Ordnerstrukturen preisgibt. Wenn das Dokument Bilder enthält, können diese Bilder GPS-Koordinaten enthalten, die genau zeigen, wo das Foto aufgenommen wurde.
PDF-Metadaten sind das digitale Äquivalent zum Schreiben von Notizen an den Rändern eines gedruckten Dokuments. Es ist auf der Seite nicht sichtbar, aber jeder, der weiß, wie man aussieht, kann es lesen. Für die meisten alltäglichen Dokumente sind diese Informationen harmlos. Bei Verträgen, Rechtsakten, vertraulichen Berichten und allen Dokumenten, bei denen der Datenschutz von Bedeutung ist, kann die Offenlegung von Metadaten ein ernstes Problem darstellen. Das Entfernen vor dem Teilen dauert weniger als eine Minute. Ein PDF-Editor mit Funktionen zur Metadatenbereinigung macht den Prozess unkompliziert.
Welche Metadaten in einem typischen PDF enthalten sind
Ein PDF speichert Metadaten an zwei Stellen. Das Document Information Dictionary enthält von der erstellenden Anwendung festgelegte Felder: Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter, Ersteller (die Anwendung, die die Datei erstellt hat), Produzent (die Anwendung, die sie zuletzt geändert hat), Erstellungsdatum und Änderungsdatum. Diese Felder können einfach angezeigt werden, indem Sie die Dokumenteigenschaften in einem beliebigen PDF-Viewer öffnen. In einem typischen Office-Dokument enthält „Autor“ den Namen der Person, die die Datei erstellt hat, die aus ihrem Softwareprofil stammt. Dabei kann es sich um ihren vollständigen Namen oder einen Benutzernamen handeln.
Die Extensible Metadata Platform (XMP) ist eine zweite, detailliertere Metadatenschicht, die in die interne Struktur der PDF-Datei eingebettet ist. XMP kann alles enthalten, was das Document Information Dictionary enthält, plus zusätzliche Felder: Copyright-Informationen, Revisionsverlauf, Bearbeitungszeit, GPS-Koordinaten aus eingebetteten Bildern und benutzerdefinierte Metadatenfelder, die von der Erstellungssoftware hinzugefügt wurden. XMP-Daten werden als XML gespeichert und können weitaus umfangreicher sein, als die grundlegenden Dokumenteigenschaften vermuten lassen. Eine PDF-Datei, die im Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ sauber aussieht, enthält möglicherweise immer noch umfangreiche XMP-Metadaten.
In das PDF eingebettete Bilder fügen ihre eigenen Metadaten hinzu, insbesondere EXIF-Daten von digitalen Fotos und Screenshots. EXIF kann das Kameramodell, das Datum und die Uhrzeit der Aufnahme des Fotos, die GPS-Koordinaten des Standorts und die zum Bearbeiten des Bildes verwendete Software enthalten. Ein in ein PDF-Angebot eingefügtes Foto eines Prototypprodukts könnte anhand der GPS-Tags den genauen Standort der Forschungseinrichtung des Unternehmens verraten. Dies ist die Art von unbeabsichtigtem Informationsleck, das durch die Entfernung von PDF-Metadaten verhindert wird.
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So zeigen Sie Metadaten mit Adobe Acrobat Pro an und entfernen sie
Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat Pro. Gehen Sie zu Datei, Eigenschaften und klicken Sie auf die Registerkarte Beschreibung. Hier werden die Felder des Dokumentinformationswörterbuchs angezeigt. Sie können jedes Feld manuell löschen, indem Sie den Text auswählen und löschen. Durch das Löschen der Felder in den Eigenschaften werden jedoch keine XMP-Metadaten oder versteckten Daten entfernt. Es werden nur die sichtbaren Metadatenfelder gelöscht.
Um Metadaten vollständig zu entfernen, verwenden Sie die Funktion „Dokument bereinigen“ von Acrobat. Gehen Sie zu „Extras“, „Schwärzen“ und wählen Sie „Dokument bereinigen“. Dieses Tool entfernt alle Metadaten, einschließlich XMP, Dokumenteigenschaften, Kommentare, ausgeblendete Ebenen, eingebettete Dateianhänge und ausgeblendeten Text. Außerdem werden Formularfelder flacher und JavaScript entfernt. Sanitize Document ist eine nukleare One-Click-Option für den Datenschutz von Dokumenten. Es entfernt alles, was nicht sichtbarer Seiteninhalt ist. Der Nachteil besteht darin, dass dadurch auch die Funktionalität entfernt wird: Formularfelder können nicht mehr ausgefüllt werden, Links werden möglicherweise entfernt und alle eingebetteten Dateien werden entfernt. Verwenden Sie Sanitize Document, wenn der Datenschutz höchste Priorität hat und die Funktionalität beeinträchtigt werden kann. Verwenden Sie die manuelle Metadatenbearbeitung, wenn Sie identifizierende Informationen entfernen und gleichzeitig die interaktiven Funktionen des Dokuments beibehalten müssen.
So entfernen Sie Metadaten mithilfe browserbasierter Tools
WukongPDF ermöglicht die Metadatenbereinigung über seinen Dokumenteigenschaften-Editor. Öffnen Sie die PDF-Datei, greifen Sie auf das Eigenschaftenfenster zu und leeren Sie die Felder „Autor“, „Titel“, „Betreff“ und „Schlüsselwörter“. Für eine gründlichere Reinigung können die PDF-Datenschutz-Tools XMP-Metadaten und eingebettete EXIF-Daten aus Bildern im PDF entfernen. Die bereinigte Datei wird als neues PDF heruntergeladen, wobei das Original unberührt bleibt. Dieser Ansatz ist von jedem Browser auf jedem Betriebssystem aus zugänglich und erfordert keine Softwareinstallation.
Der browserbasierte PDF-Metadaten-Ansatz ist besonders nützlich, wenn Sie eine PDF-Datei von einer anderen Person erhalten und diese weiterleiten müssen, ohne deren Metadaten dem nächsten Empfänger preiszugeben. Öffnen Sie die Datei in WukongPDF, bereinigen Sie die Metadaten, laden Sie die bereinigte Version herunter und leiten Sie diese weiter. Der Name des ursprünglichen Absenders, die Softwareversion und der Bearbeitungsverlauf werden entfernt, bevor das Dokument in der Vertriebskette weiter nach unten wandert.
GPS-Standortdaten aus Bildern in PDFs entfernen
In PDF-Bilder eingebettete EXIF-Daten sind besonders gefährlich, da sie für jeden Standard-PDF-Metadaten-Viewer unsichtbar sind. Wenn Sie die Datei öffnen, werden in den Eigenschaften keine GPS-Koordinaten angezeigt. Sie benötigen ein Tool, das speziell nach EXIF-Daten in eingebetteten Bildern sucht und diese entfernt. Einige spezielle EXIF-Entfernungstools können eine PDF-Datei verarbeiten, jedes Bild extrahieren, seine EXIF-Daten entfernen und das bereinigte Bild erneut einbetten. Dadurch bleibt das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments erhalten, während die verborgenen Standortdaten entfernt werden.
Der sicherste Arbeitsablauf für bildintensive Dokumente besteht darin, EXIF-Daten aus den Bildern zu entfernen, bevor sie in das Quelldokument eingefügt werden. Klicken Sie unter Windows mit der rechten Maustaste auf eine Bilddatei, wählen Sie „Eigenschaften“, gehen Sie zur Registerkarte „Details“ und klicken Sie auf „Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen“. Verwenden Sie auf dem Mac die Registerkarte „Extras“, „Inspektor anzeigen“ und „GPS“ der Vorschau-App, um Standortdaten anzuzeigen und zu entfernen. Durch das Entfernen von EXIF auf Bildebene wird sichergestellt, dass keine PDF-Datei, die Sie aus diesen Bildern erstellen, Standortinformationen enthält, unabhängig davon, welches PDF-Erstellungstool Sie verwenden.
Wenn die Entfernung von Metadaten am wichtigsten ist
Bestimmte Berufe und Situationen machen die Entfernung von Metadaten obligatorisch und nicht optional. Von Anwaltskanzleien, die Dokumente bei Gerichten einreichen, wird erwartet, dass sie Metadaten entfernen, die das Arbeitsprodukt des Anwalts, die Kundenkommunikation oder den internen Revisionsverlauf offenlegen könnten. Viele Gerichte fordern mittlerweile metadatenfreie PDFs als Teil ihrer technischen Standards für die elektronische Einreichung. Regierungsbehörden, die Dokumente im Rahmen der Informationsfreiheitsgesetze veröffentlichen, müssen Metadaten entfernen, die einzelne Mitarbeiter oder interne Prozesse identifizieren könnten. Journalisten, die Dokumente aus Quellen teilen, müssen Metadaten entfernen, die die Identität oder den Standort der Quelle preisgeben könnten.
Bei Geschäftsdokumenten ist das Risiko subtiler. Ein an einen Kunden gesendetes Angebot kann Metadaten enthalten, aus denen hervorgeht, dass es aus einer Vorlage erstellt wurde, die ursprünglich für einen anderen Kunden erstellt wurde, wobei der Name dieses Kunden in den Dokumenteigenschaften eingebettet ist. Ein zwischen zwei Unternehmen ausgehandelter Vertrag kann über eine Revisionshistorie verfügen, aus der frühere Verhandlungspositionen hervorgehen. Diese Gefährdungen sind nicht böswillig, aber vermeidbar. Sich daran zu gewöhnen, PDF-Sicherheit-Metadaten zu bereinigen, bevor man ein Dokument extern weitergibt, ist eine PDF-Sicherheit-Methode mit geringem Aufwand, die eine ganze Kategorie potenzieller Peinlichkeiten und Haftungsrisiken eliminiert.
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