Ein gescanntes PDF ist ein bildbasiertes Dokument. Jede Seite ist ein Foto eines Blattes Papier. Die Dateigröße spiegelt die Auflösung und Komprimierung der Fotos wider, die fast immer größer als nötig sind. Das Komprimieren einer gescannten PDF-Datei unter Windows reduziert die Dateigröße durch Downsampling der Seitenbilder und Anwendung einer effizienteren Komprimierung, wodurch aus einem 100-Megabyte-Scan eine 5-Megabyte-Datei wird, die immer noch perfekt lesbar ist. Der PDF-Komprimierung-Ansatz für gescannte Dokumente unterscheidet sich von der Komprimierung digital erstellter PDFs, da der gesamte Inhalt aus Bilddaten besteht. Es gibt keinen zu bewahrenden Text und keine zu schützenden Vektorgrafiken.
Warum gescannte PDFs so groß sind
Ein Scanner erfasst eine Seite mit einer festen Auflösung, normalerweise 300 DPI zum Scannen von Dokumenten. Bei 300 DPI enthält eine Seite im Letter-Format etwa 8,5 Millionen Pixel in Farbe. Ein in Farbe mit 300 DPI gescanntes fünfzigseitiges Dokument enthält über 400 Millionen Pixel an Bilddaten. Der Scanner speichert diese Bilder möglicherweise mit minimaler Komprimierung, da die Scansoftware der Qualität Vorrang vor der Dateigröße einräumt. Das resultierende PDF ist groß, da es von jeder Seite ein hochauflösendes Foto enthält.
Das Scannen in Schwarzweiß oder Graustufen anstelle von Farbe reduziert die Dateigröße erheblich, da jedes Pixel weniger Daten erfordert. Ein Farbpixel benötigt 24 Bit. Ein Graustufenpixel benötigt 8 Bit. Ein Schwarz-Weiß-Pixel benötigt 1 Bit. Die Auswahl des geeigneten Farbmodus für den Dokumentinhalt ist die erste Komprimierungsentscheidung, die zum Zeitpunkt des Scanvorgangs und nicht während der Post-Scan-Phase getroffen wird PDF-Komprimierung. Das erneute Scannen im richtigen Modus ist manchmal schneller als das Komprimieren eines schlecht ausgewählten Scans.
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Verwenden der in Windows integrierten Tools zur Komprimierung gescannter PDFs
Windows enthält Microsoft Print to PDF, das ein gescanntes PDF über den Druckdialog komprimieren kann. Öffnen Sie das gescannte PDF in einem beliebigen Viewer. Drücken Sie Strg-P, um den Druckdialog zu öffnen. Wählen Sie als Drucker Microsoft Print to PDF aus. Klicken Sie auf „Druckereigenschaften“ oder „Einstellungen“, um auf die Druckqualitätseinstellungen zuzugreifen. Stellen Sie die Qualität auf „Standard“ oder „Entwurf“ statt auf „Hoch“ ein. Beim Print-to-PDF-Prozess werden die gescannten Seiten in der ausgewählten Qualität neu gerendert, wodurch die Bilder effektiv heruntergerechnet werden.
Die Print-to-PDF-Methode ist schnell und erfordert keine zusätzliche Software, wendet jedoch auf jede Seite die gleiche Komprimierung an. Seiten, die eine höhere Qualität erfordern, wie etwa detaillierte Diagramme oder Texte mit kleiner Schriftart, erhalten die gleiche Komprimierung wie einfache Textseiten. Das Ergebnis kann für einige Seiten akzeptabel und für andere inakzeptabel sein. Die durch diese Methode erreichte PDF-Größe reduzieren ist ein Kompromiss zwischen Einheitlichkeit und Qualitätsoptimierung pro Seite.
Verwendung von Adobe Acrobat zur Komprimierung gescannter PDFs
Adobe Acrobat Pro verfügt über eine spezielle Komprimierungsfunktion für gescannte Dokumente. Öffnen Sie das gescannte PDF und gehen Sie zum Bedienfeld „Extras“. Wählen Sie „Gescannte Seiten optimieren“ oder „Scannen und OCR“ und dann „Gescannte Seiten optimieren“. Das Tool analysiert jedes Seitenbild und wendet für gescannte Inhalte optimierte Komprimierungseinstellungen an. Die Optimierung kann unterschiedliche Komprimierungen auf verschiedene Seitentypen innerhalb desselben Dokuments anwenden.
Die Acrobat-Optimierung bietet einen Qualitätsregler von der kleinsten Dateigröße bis zur höchsten Qualität. Bei gescannten Nur-Text-Dokumenten führt die Einstellung „Kleinste Dateigröße“ zu lesbaren Ergebnissen mit einem Bruchteil der ursprünglichen Dateigröße. Für Dokumente mit Fotos oder detaillierten Grafiken verwenden Sie die Einstellung „Ausgewogen“ oder „Höhere Qualität“. Testen Sie die Komprimierung auf einigen repräsentativen Seiten, bevor Sie sie auf das gesamte Dokument anwenden. WukongPDF bietet PDF-Komprimierung für gescannte Dokumente über eine browserbasierte Schnittstelle.
Verwendung von Komprimierungstools von Drittanbietern unter Windows
Mehrere kostenlose und kostenpflichtige Tools von Drittanbietern sind auf die Komprimierung gescannter PDFs unter Windows spezialisiert. Diese Tools bieten mehr Kontrolle als die integrierten Optionen. Sie können die Downsampling-Auflösung für Farb-, Graustufen- und Schwarzweißbilder unabhängig festlegen. Sie können unterschiedliche Komprimierungsalgorithmen auf unterschiedliche Bildtypen anwenden. Sie können Ordner mit gescannten PDFs stapelweise verarbeiten.
Wenn Sie ein Komprimierungstool eines Drittanbieters auswählen, testen Sie es anhand einer gescannten Beispiel-PDF-Datei aus Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf. Vergleichen Sie die Größe der Ausgabedatei und die visuelle Qualität mit der Microsoft Print to PDF-Methode und der Adobe Acrobat-Methode. Wählen Sie das Tool, das für Ihre spezifischen Dokumenttypen das beste Gleichgewicht zwischen Komprimierung und Qualität bietet. Der Gescannte PDF-Inhalt, ob Text, Fotos oder gemischt, bestimmt, welcher Komprimierungsansatz am besten funktioniert.
Auswahl der richtigen Komprimierungseinstellungen für gescannte Inhalte
Nur Text gescannte Dokumente können stark komprimiert werden. Die Downsampling-Auflösung kann auf 200 oder sogar 150 DPI reduziert werden, ohne dass die Lesbarkeit typischer Dokumentschriftarten beeinträchtigt wird. Die Komprimierung kann JBIG2 für Schwarzweiß verwenden, was für Text sehr effizient ist. Die meisten Leser werden den Unterschied zwischen einem 300-DPI-Scan und einem 200-DPI-Scan eines auf dem Bildschirm angezeigten Textdokuments nicht bemerken.
Dokumente mit Fotos müssen konservativer komprimiert werden. Durch Downsampling unter 200 DPI werden fotografische Details sichtbar weicher. Die Komprimierung sollte JPEG mit einer Qualitätseinstellung von Mittel oder höher verwenden. Dokumente, die eine Mischung aus Text und Fotos enthalten, profitieren von gemischten Komprimierungseinstellungen. Die Textbereiche können stärker komprimiert werden. Die Fotobereiche erfordern eine höhere Qualität. Einige PDF-Komprimierungstools können gemischte Inhalte automatisch erkennen und entsprechende Einstellungen auf jede Region anwenden.
Vergleichen Sie nach der Komprimierung die komprimierte Version mit dem Original. Stellen Sie sicher, dass der Text lesbar bleibt, dass die Fotos ihre wesentlichen Details behalten und dass keine Seiten sichtbare Komprimierungsartefakte aufweisen. Mit den richtigen Komprimierungseinstellungen wird eine Datei erstellt, die erheblich kleiner ist als das Original, während die Funktionalität beim Lesen und Drucken identisch bleibt.
Automatisieren der Komprimierung gescannter PDFs unter Windows
Für eine regelmäßige Komprimierung gescannter PDFs automatisieren Sie den Vorgang. Adobe Acrobat kann vorkonfigurierte Optimierungseinstellungen über eine Aktion anwenden. Erstellen Sie eine Aktion, die PDFs öffnet, die Optimierung des gescannten Dokuments anwendet, die komprimierte Datei speichert und das Dokument schließt. Führen Sie die Aktion für einen Ordner mit gescannten PDFs aus.
Befehlszeilentools wie Ghostscript können so programmiert werden, dass sie Ordner mit gescannten PDFs verarbeiten. Eine Batchdatei oder ein PowerShell-Skript durchläuft alle PDFs in einem Ordner und führt für jede den Komprimierungsbefehl aus. Das Skript kann nach einem Zeitplan ausgeführt werden oder durch das Ablegen von Dateien in einem Ordner ausgelöst werden. Die Automatisierung macht die manuelle Komprimierung gescannter PDFs überflüssig und gewährleistet konsistente Komprimierungseinstellungen für alle Dokumente.
Verwenden Sie für gescannte Dokumente, die nach der Komprimierung von OCR verarbeitet werden, konservative Komprimierungseinstellungen. Aggressives Downsampling unter 200 DPI verringert die OCR-Genauigkeit erheblich. Der Text im komprimierten Scan ist möglicherweise noch für das menschliche Auge lesbar, aber die OCR-Engine erkennt die Verschlechterung auf Pixelebene und erzeugt mehr Erkennungsfehler.
Die PDF-Komprimierung Einstellungen für gescannte Dokumente sollten basierend auf dem Dokumentzweck ausgewählt werden. Ein Scan, der einmal gelesen und verworfen wird, kann stark komprimiert werden. Ein Scan, der zur dauerhaften Aufbewahrung archiviert wird, sollte konservativ oder gar nicht komprimiert werden. Die Speicherung ist günstiger als die Kosten für das erneute Scannen überkomprimierter Dokumente.
Eine nützliche Vorgehensweise besteht darin, den ursprünglichen unkomprimierten Scan an einem separaten Archivspeicherort aufzubewahren und nur die komprimierte Version zu verteilen. Sollte ein Empfänger später eine höherwertige Kopie benötigen, steht ihm das Original zur Verfügung. Dieser Ansatz vereint die Effizienz einer komprimierten Verteilung mit der Sicherheit einer unkomprimierten Archivierung.
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Wie bei vielen PDF-Vorgängen hängt die Qualität der Ausgabe von der Sorgfalt ab, die während der Einrichtungs- und Konfigurationsphase angewendet wird. Wenn Sie Zeit investieren, um die verfügbaren Einstellungen zu verstehen und sie an Beispieldokumenten zu testen, bevor Sie den gesamten Stapel verarbeiten, erzielen Sie durchweg bessere Ergebnisse als das Akzeptieren der Standardkonfiguration.
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Die Fähigkeit, diesen PDF-Vorgang effizient durchzuführen, ist eine wertvolle Fähigkeit für jeden, der regelmäßig mit digitalen Dokumenten arbeitet. Unabhängig davon, ob die Aufgabe täglich oder nur gelegentlich anfällt: Ein zuverlässiger Arbeitsablauf spart Zeit und führt zu konsistenten, professionellen Ergebnissen.
Das PDF-Format entwickelt sich ständig weiter und die für die Arbeit mit PDFs verfügbaren Tools werden mit jeder Generation besser. Wenn Sie über neue Funktionen und aktualisierte Tools auf dem Laufenden bleiben, stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumenten-Workflows effizient bleiben und von den neuesten Fortschritten profitieren.
In diesem Artikel wurden die wesentlichen Techniken und Überlegungen für diese PDF-Aufgabe behandelt. Mit zunehmender Übung werden die hier beschriebenen Schritte zur Selbstverständlichkeit, und was einst wie ein komplexer Dokumentenvorgang erschien, wird zu einem routinemäßigen Teil des Arbeitsablaufs.
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