Ein Vertrag wandert vom Käufer zum Verkäufer, dann zur Genehmigung an den Manager und schließlich zur Prüfung an die Rechtsabteilung. An jeder Haltestelle muss jemand unterschreiben. Ein PDF, das mehrere Signaturen in einer bestimmten Reihenfolge erfordert, kann nicht einfach von allen gleichzeitig signiert werden. Die Reihenfolge der Unterzeichnung ist wichtig. Der erste Unterzeichner muss vor dem zweiten unterschreiben. Der Zweite vor dem Dritten. Das Dokument muss nach jeder Unterschrift gesperrt werden, damit spätere Unterzeichner nicht ändern können, was frühere Unterzeichner genehmigt haben. Das Einrichten eines Sign PDF-Workflows für sequentielle Signaturen erfordert die Konfiguration von Signaturfeldern mit einer erzwungenen Signaturreihenfolge.
Warum die Reihenfolge der Unterschrift wichtig ist
Ein Dokument mit mehreren Signaturen, bei dem jeder jederzeit unterschreiben kann, schafft rechtliche Unklarheiten. Hat der Manager vor oder nach der Zusage des Käufers zugestimmt? Wurde die rechtliche Prüfung der endgültigen Fassung oder eines früheren Entwurfs, der später geändert wurde, abgeschlossen? Durch sequentielles Signieren werden diese Fragen beseitigt. Jede Signatur wird auf das Dokument angewendet, so wie es an diesem Punkt in der Sequenz vorhanden ist. Der zweite Unterzeichner sieht die erste Unterschrift auf dem Dokument. Der dritte Unterzeichner sieht beide vorherigen Unterschriften. Das endgültig unterzeichnete Dokument enthält eine vollständige, zeitlich geordnete Genehmigungskette.
Das PDF-Format unterstützt Signaturfelder mit Sperrmechanismus. Wenn ein Signaturfeld so konfiguriert ist, dass bestimmte Felder nach dem Signieren gesperrt werden, werden diese Felder schreibgeschützt. Ein sequenzieller Signatur-Workflow verwendet diese Sperrfunktion, um zu verhindern, dass spätere Unterzeichner Felder ändern, die von früheren Unterzeichnern genehmigt wurden. Die Digitale Signatur auf einem gesperrten Dokument beweist, dass der Inhalt zum Zeitpunkt der Unterzeichnung endgültig war und seitdem nicht verändert wurde.
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Erstellen von Signaturfeldern für jeden Unterzeichner
Öffnen Sie die PDF-Datei in einem Formulareditor, der digitale Signaturfelder unterstützt. Erstellen Sie für jeden Unterzeichner ein separates Signaturfeld. Benennen Sie die Felder eindeutig: BuyerSignature, SellerSignature, ManagerApproval, LegalReview. Die Feldnamen geben an, wer wo unterschreibt. Positionieren Sie jedes Signaturfeld an der entsprechenden Stelle auf der Seite. Das Käuferunterschriftsfeld befindet sich neben dem Namensblock des Käufers. Das Managergenehmigungsfeld befindet sich im Genehmigungsabschnitt.
Konfigurieren Sie das Erscheinungsbild jedes Signaturfelds. Wählen Sie, ob im Feld der Name des Unterzeichners, das Datum der Unterzeichnung, der Aussteller des Zertifikats oder eine benutzerdefinierte Grafik angezeigt wird. Die Darstellungseinstellungen gelten, wenn die Signatur angewendet wird. Jeder Unterzeichner sieht seinen eigenen Namen und sein Unterzeichnungsdatum in seinem Signaturblock. Ein einheitliches Erscheinungsbild aller Unterschriften mit Angabe des Namens und des Datums des Unterzeichners für jede Unterschrift sorgt für ein professionell aussehendes Dokument. WukongPDF bietet Sign PDF Funktionen mit Signaturfeldkonfiguration.
Festlegen der Sperrung und Reihenfolge der Signaturfelder
Konfigurieren Sie für jedes Signaturfeld, welche anderen Felder gesperrt werden, wenn diese Signatur angewendet wird. Die Unterschrift des Käufers sperrt die Felder mit den Kaufbedingungen. Die Verkäufersignatur sperrt die Felder für die Lieferbedingungen. Die Genehmigung des Managers sperrt die Preisfelder. Durch die rechtliche Prüfung wird das gesamte Dokument gesperrt. Konfigurieren Sie die Sperre in den Signaturfeldeigenschaften auf der Registerkarte „Signiert“. Wählen Sie die Felder aus, die nach dem Signieren schreibgeschützt werden sollen.
Die Signaturreihenfolge ist keine Feldeigenschaft. Es handelt sich um eine Arbeitsablaufanweisung, die den Unterzeichnern mitgeteilt wird. Senden Sie das Dokument mit Anweisungen zum Unterzeichnen und Zurücksenden an den ersten Unterzeichner. Leiten Sie das signierte Dokument an den zweiten Unterzeichner weiter. Fahren Sie mit der Sequenz fort. Jeder Unterzeichner sieht die vorherigen Unterschriften auf dem Dokument, wenn er es öffnet. Der Endunterzeichner sieht die komplette Unterschriftenkette.
Beglaubigung des Dokuments nach der endgültigen Unterschrift
Nachdem der letzte Unterzeichner seine Unterschrift geleistet hat, kann das Dokument beglaubigt werden. Bei der Zertifizierung handelt es sich um eine spezielle Art der digitalen Signatur, die sichtbar anzeigt, dass das Dokument endgültig und genehmigt ist. Bei einem zertifizierten Dokument wird oben im PDF-Viewer ein blaues Band oder ein Zertifizierungsbanner angezeigt. Die Zertifizierung signalisiert allen nachfolgenden Betrachtern, dass das Dokument vollständig ist und nicht weiter verändert werden sollte.
Die Zertifizierung ist optional. Ein Dokument mit einer vollständigen Kette aufeinanderfolgender Signaturen ist ohne Zertifizierung gültig. Fügen Sie eine Zertifizierung hinzu, wenn das Dokument einen formellen, sichtbaren Indikator für die endgültige Genehmigung erfordert. Beglaubigen Sie erst, nachdem die endgültige Unterschrift angebracht wurde. Einem zertifizierten Dokument können keine zusätzlichen Signaturen hinzugefügt werden, ohne dass die Zertifizierung ungültig wird. Die PDF-Sicherheit des zertifizierten Dokuments stellt sicher, dass alle nach der Zertifizierung vorgenommenen Änderungen erkennbar sind.
Überprüfung der Signaturkette
Nachdem alle Signaturen angewendet wurden, öffnen Sie das PDF und überprüfen Sie jede Signatur. Klicken Sie auf jeden Signaturblock, um das Signaturvalidierungsfenster zu öffnen. Bestätigen Sie mit einem grünen Häkchen, dass jede Signatur einen gültigen Status aufweist. Stellen Sie sicher, dass die Unterzeichnungstermine in der erwarteten Reihenfolge liegen. Die erste Unterschrift sollte das früheste Datum haben. Der letzte sollte das Neueste haben.
Wenn sich herausstellt, dass eine Signatur ungültig ist, prüfen Sie dies, bevor Sie das Dokument verteilen. Eine ungültige Signatur kann darauf hinweisen, dass das Dokument geändert wurde, nachdem der Unterzeichner seine Signatur angewendet hat, wodurch die sequentielle Integrität beeinträchtigt wird. Der Unterzeichner muss möglicherweise seine Unterschrift erneut auf die korrekte Version des Dokuments anwenden.
Ein gut konfigurierter sequenzieller Signatur-Workflow führt zu einem Dokument mit einer klaren, überprüfbaren Genehmigungskette. Jede Unterschrift fügt eine Ebene der Verantwortlichkeit hinzu. Das endgültige Dokument enthält den Nachweis aller erteilten Genehmigungen in der Reihenfolge, in der diese Genehmigungen erteilt wurden.
Bei Dokumenten, die Unterschriften von Parteien in verschiedenen Organisationen erfordern, wird das Dokument beim sequentiellen Signatur-Workflow normalerweise von Organisation zu Organisation verschoben. Jede Partei unterschreibt und leitet sie an die nächste weiter. Ein Koordinator verfolgt den Fortschritt des Dokuments und geht nach, wenn eine Partei das Dokument über die erwartete Bearbeitungszeit hinaus aufbewahrt.
Der sequentielle Workflow PDF signieren kann per E-Mail verwaltet werden, wobei jeder Unterzeichner das signierte Dokument an eine Antwort-All-Nachricht anhängt. Dadurch entsteht eine E-Mail-Kette, die sowohl als Übertragungsaufzeichnung als auch als Prüfpfad dafür dient, wer wann unterzeichnet hat.
Wenn ein Unterzeichner in der Sequenz ein Problem mit dem Dokumentinhalt feststellt, muss der Signiervorgang von vorne beginnen. Das Dokument wird korrigiert und alle vorherigen Unterschriften werden ungültig, da sich der Dokumentinhalt geändert hat. Der sequentielle Signatur-Workflow sollte einen Überprüfungsschritt vor der ersten Signatur beinhalten, um Neustarts zu minimieren.
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Wenn die Unterzeichnungssequenz abgeschlossen ist, trägt das Dokument das volle Gewicht aller erhaltenen Genehmigungen, und zwar in der genauen Reihenfolge, in der diese Genehmigungen erteilt wurden.
Dieser Signatur-Workflow wird häufig in Rechts-, Finanz- und Unternehmensumgebungen eingesetzt, in denen Genehmigungsketten mehrerer Parteien zum Standardverfahren gehören.
Der sequentielle Signatur-Workflow gewährleistet die Verantwortlichkeit in jeder Phase des Dokumentgenehmigungsprozesses und erstellt eine permanente Aufzeichnung darüber, wer wann was genehmigt hat.
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