Ein Quartalsabschluss kommt als PDF. Es umfasst 12 Seiten mit dichten Tabellen: Einnahmen nach Produktlinie, Ausgaben nach Kategorie, Bilanzpositionen, Cashflow-Bewegungen. Sie müssen wichtige Zahlen in Ihre Analysetabelle aufnehmen: Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben, Nettoeinkommen und die Zwischensummen für jede Hauptkategorie. Sie benötigen die 200 einzelnen Transaktionszeilen nicht. Sie benötigen zusammenfassende Zahlen, die die Geschichte erzählen.
Das Extrahieren von Daten auf Zusammenfassungsebene aus einem Finanzbericht PDF nach Excel ist zielgerichteter als das Konvertieren einer gesamten Tabelle. Sie sind auf der Suche nach bestimmten Zahlen, die häufig mit Begriffen wie „Gesamt“, „Zwischensumme“, „Netto“ oder „Summe“ gekennzeichnet sind, und benötigen diese in einem strukturierten Format, das Sie analysieren können.
Identifizieren der Zusammenfassungszeilen im PDF
Scannen Sie vor dem Extrahieren die PDF-Datei, um festzustellen, welche Zeilen Zusammenfassungsdaten enthalten. Zusammenfassungszeilen weisen in der Regel eine unterschiedliche Formatierung auf: fetter Text, eine Linie darüber, eine andere Hintergrundfarbe oder Beschriftungen wie „Gesamt“, „Zwischensumme“, „Netto“, „Brutto“, „Summe“ oder „Saldo“. Diese visuellen Hinweise helfen Ihnen, die Zeilen im PDF zu finden, und sie helfen auch der Extraktions-Engine, sie zu identifizieren. Einige Extraktionstools können so konfiguriert werden, dass sie gezielt nach Zeilen suchen, die diesen Mustern entsprechen.
Beachten Sie die Seitenzahlen, auf denen die Zusammenfassungszeilen erscheinen. In Finanzabschlüssen stehen am Anfang häufig zusammenfassende Tabellen, beispielsweise eine einseitige Zusammenfassung der Gewinn- und Verlustrechnung, mit detaillierten Transaktionstabellen auf den folgenden Seiten. Die gewünschten Zusammenfassungszeilen können auf zwei oder drei von zwölf Seiten konzentriert sein. Sie können Verarbeitungszeit sparen, indem Sie nur diese Seiten und nicht das gesamte Dokument extrahieren.
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Extrahieren der Zusammenfassungsdaten in Excel
Das PDF-to-Excel-Tool kann Daten von bestimmten Seiten extrahieren. Laden Sie das PDF hoch und geben Sie die Seiten an, die die Übersichtstabellen enthalten. Das Tool erkennt die Tabellenstrukturen, extrahiert die Daten und exportiert sie in eine Excel-Tabelle. Öffnen Sie die Tabelle und suchen Sie nach den Zusammenfassungszeilen. Sie sollten in der gleichen relativen Reihenfolge wie im PDF erscheinen, mit den Zeilenbeschriftungen in einer Spalte und den Werten in einer anderen.
Wenn das Extraktionstool die seitenspezifische Extraktion nicht unterstützt, extrahieren Sie alle Seiten und filtern Sie die Ergebnisse dann in Excel. Durchsuchen Sie die extrahierte Tabelle nach Zeilen mit Zusammenfassungsbezeichnungen wie „Gesamt“ oder „Netto“. Kopieren Sie diese Zeilen in ein separates Zusammenfassungsblatt. Löschen Sie die detaillierten Transaktionszeilen aus dem Arbeitsblatt oder bewahren Sie sie als Referenz auf einer separaten Registerkarte auf.
Bereinigung der extrahierten Finanzdaten
Aus PDFs extrahierte Finanzdaten gelangen häufig mit Formatierungsproblemen in Excel an. Währungssymbole, Dollarzeichen und Eurozeichen werden in dieselbe Zelle wie die Zahl eingebettet, sodass Excel den Wert als Text behandelt. Negative Zahlen werden möglicherweise in Klammern (1.234) anstelle des Minuszeichens (-1.234) angezeigt, das Excel nicht als negative Zahl erkennt. Datumsangaben können in inkonsistenten Formaten angezeigt werden.
Bereinigen Sie die Daten mit Excel-Funktionen. Für als Text gespeicherte Währungswerte verwenden Sie =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",","")), um das Dollarzeichen und die Kommas zu entfernen und dann in eine Zahl umzuwandeln. Für negative Zahlen in Klammern verwenden Sie =IF(LEFT(A1,1)="(", -VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"(",""),")",""),",","")), VALUE(SUBSTITUTE(A1,",","))), um die Klammer zu erkennen, sie zu entfernen und das negative Vorzeichen anzuwenden. Diese Formeln verarbeiten die gängigsten Finanzformatierungsmuster und ziehen sie nach unten, um die gesamte Spalte zu bereinigen.
Überprüfen Sie nach der Reinigung die Gesamtsummen, indem Sie sie mit der Original-PDF-Datei vergleichen. Summieren Sie die extrahierten Einzelposten und vergleichen Sie sie mit der angegebenen Summe im PDF. Wenn die Zahlen innerhalb einer Rundungstoleranz übereinstimmen, war die Extraktion korrekt. Wenn sie nicht übereinstimmen, durchsuchen Sie die Tabelle nach fehlenden oder falsch ausgerichteten Zeilen.
Umgang mit mehrperiodigen Finanzberichten
In Quartals- oder Jahresabschlüssen werden oft mehrere Zeiträume nebeneinander in derselben Tabelle angezeigt: Q1, Q2, Q3, Q4, Gesamtjahr. Das Extraktionstool muss die Spaltenstruktur korrekt erkennen, um den richtigen Zeiträumen Werte zuzuweisen. Überprüfen Sie die extrahierte Tabelle sorgfältig. Stellen Sie sicher, dass sich die Q2-Zahlen in der Spalte Q2 befinden und nicht in die Spalte Q1 oder Q3 verschoben werden.
Wenn der PDF-Kontoauszug gescannt und nicht digital erstellt wurde, führen Sie vor der Extraktion eine OCR-Erkennung durch. Ein gescannter Finanzbericht ist eine Sammlung von Bildern. Das Extrahieren von PDF-Daten aus Bildern erfordert zunächst die OCR-Erkennung des Textes und dann die Extraktion, um die erkannten Zahlen in Excel zu übertragen. Die OCR- und Extraktionstools von WukongPDF arbeiten nacheinander: Zuerst wird durch OCR der Text maschinenlesbar gemacht, dann erfolgt die Extraktion, um die spezifischen Datenpunkte in eine Tabelle zu ziehen.
Erstellen Sie für wiederkehrende Finanzberichte eine Vorlage, die die extrahierten Daten automatisch in Ihre Analysetabelle einfügt. Beachten Sie, welche Zeile in der extrahierten Excel-Datei welcher Finanzkennzahl entspricht. Erstellen Sie in Ihrer Analysetabelle Formeln, die auf diese spezifischen Zellen verweisen. Extrahieren Sie im nächsten Quartal den neuen Bericht, fügen Sie die Daten an derselben Position in der Vorlage ein und die Formeln werden automatisch aktualisiert. Diese Investition in die Vorlage amortisiert sich innerhalb von zwei Berichtszyklen und macht die manuelle Transkription überflüssig, die zu Fehlern führt. Der PDF-Konverter von WukongPDF unterstützt die Stapelverarbeitung für wiederkehrende Berichte, sodass Sie mit einem Vorgang dieselben Zusammenfassungsfelder aus mehreren Zeiträumen extrahieren können.
Wenn Sie Daten aus Finanzberichten zur Analyse extrahieren, sollten Sie erwägen, einen Abstimmungsschritt in Ihren Arbeitsablauf einzubauen. Nachdem Sie die extrahierten Zahlen in Ihre Analysetabelle importiert haben, fügen Sie eine Prüfspalte hinzu, die jeden extrahierten Wert mit dem Original-PDF vergleicht. Markieren Sie jede Zelle, in der der extrahierte Wert um mehr als eine Rundungstoleranz vom PDF abweicht. Dieser Abgleich erkennt Extraktionsfehler, bevor sie in Finanzmodelle oder Berichte einfließen. Die Prüfung dauert pro Anweisung einige Minuten und liefert eine Audit-Trail-Dokumentation, die belegt, dass die extrahierten Daten anhand der Quelle überprüft wurden. Für die Berichterstattung auf CFO-Ebene ist dieser Überprüfungsschritt nicht optional.
Ein praktischer Unterschied bei der Extraktion von Finanzdaten: Zusammenfassende Summen, die im PDF fett oder doppelt unterstrichen erscheinen, werden zuverlässiger extrahiert als Zwischensummen, die dieselbe Formatierung wie reguläre Einzelposten verwenden. Die charakteristische Formatierung hilft der Extraktions-Engine, sie als strukturell bedeutsam zu identifizieren. Wenn bei Ihrer Extraktion durchweg bestimmte Zwischensummen fehlen, prüfen Sie, ob diese Zwischensummen im PDF optisch deutlich erkennbar sind. Zwischensummen, die mit regulären Werbebuchungen identisch aussehen, werden am wahrscheinlichsten übersehen. Wenn Sie den PDF-Erstellungsprozess steuern, formatieren Sie die Zusammenfassungszeilen vor dem Export deutlich. Fetter Text, eine obere Randlinie oder ein schattierter Hintergrund signalisieren sowohl dem menschlichen Leser als auch den Extraktionsmaschinen, dass diese Zeilen eine besondere Bedeutung haben.
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