Sie öffnen ein PDF auf Ihrem Computer und das Dokument sieht genau so aus, wie es der Designer beabsichtigt hat. Jede Überschrift ist in der richtigen Markenschriftart gehalten. Der Fließtext ist klar und lesbar. Die Beschriftungen verwenden genau die Schriftart, die im Styleguide angegeben ist. Sie senden die Datei an den Drucker. Die Seiten kommen aus dem Drucker und es stimmt etwas nicht. Die Überschriften wurden auf Arial verschoben. Der Fließtext sieht anders aus, etwas breiter oder schmaler als zuvor. Der Abstand zwischen den Zeilen hat sich geändert. Die auf dem Bildschirm vorhandenen Schriftarten gelangten nicht aufs Papier. Das von Ihnen entworfene Dokument und das vom Drucker erstellte Dokument sind offensichtlich unterschiedliche Dokumente.
Dieses Problem, bei dem sich Schriftarten beim Drucken einer PDF-Datei ändern oder verschwinden, ist einer der häufigsten und sichtbarsten Fehler bei der PDF-Wiedergabe. Dies liegt daran, dass die im Dokument verwendeten Schriftarten nicht ordnungsgemäß in die PDF-Datei eingebettet wurden und diese Schriftarten auf dem Drucker nicht installiert sind. Die Bildschirmanzeige verwendete erfolgreich Ersatzschriftarten. Der Drucker konnte nicht drucken und das Ergebnis ist ein Dokument, das falsch aussieht. Wenn Sie das Einbetten von Schriftarten verstehen, wie Sie es überprüfen und wie Sie es beheben können, wenn es fehlt, verhindern Sie, dass dies bei Dokumenten passiert, die Sie erstellen oder verteilen.
Nach Angaben der PDF Association sind Fehler beim Einbetten von Schriftarten die häufigste Ursache für geräteübergreifende PDF-Rendering-Unterschiede und betreffen etwa 22 Prozent der PDFs, die außerhalb professioneller Designsoftware erstellt wurden (PDF Association, „Font Handling in PDF Documents“, 2024).
Warum Schriftarten beim Drucken verloren gehen
Wenn eine PDF-Datei erstellt wird, hat die Software, die sie generiert, die Wahl: Sie kann die im Dokument verwendeten Schriftarten in die PDF-Datei selbst einbetten oder die Schriftarten namentlich referenzieren und sich darauf verlassen, dass das System, das die Datei öffnet, sie bereitstellt. Eingebettete Schriftarten werden mit dem PDF übertragen. Wohin auch immer die Datei geht, die Schriftarten begleiten sie. Referenzierte Schriftarten hängen davon ab, dass auf dem System des Empfängers genau diese Schriftarten installiert sind. Wenn der Empfänger die Schriftart nicht hat, muss der PDF-Reader sie durch eine andere Schriftart ersetzen. Durch die Ersetzung ändern sich die Zeichenbreite, der Zeilenabstand und das gesamte visuelle Erscheinungsbild des Dokuments.
Der Bildschirm und der Drucker handhaben die Schriftartersetzung unterschiedlich. Ein Bildschirmrenderer findet möglicherweise eine gute Übereinstimmung für eine fehlende Schriftart und zeigt das Dokument in einer akzeptablen Weise an. Ein Druckertreiber verfügt möglicherweise über einen eingeschränkteren Satz an Ersatzschriftarten und erzeugt eine Ausgabe, die deutlich anders aussieht. Der Einbettungsstatus PDF-Schriftarten bestimmt, ob das Dokument auf allen Geräten konsistent gedruckt wird.
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Überprüfen der Schriftarteinbettung vor dem Drucken
Öffnen Sie die PDF-Datei in einem beliebigen Reader, der Dokumenteigenschaften anzeigt. Navigieren Sie zur Registerkarte Schriftarten. Jede im Dokument verwendete Schriftart wird mit ihrem Einbettungsstatus aufgelistet. Der Status sollte für jede Schriftart „Eingebettet“ oder „Eingebettete Teilmenge“ anzeigen. Wenn eine Schriftart als nicht eingebettet angezeigt wird, wird diese Schriftart ersetzt, wenn das Dokument auf einem System ohne diese Schriftart gedruckt wird. Die Prüfung dauert nur wenige Sekunden und identifiziert das Problem, bevor der Druckauftrag fehlschlägt.
Die folgende Tabelle fasst die allgemeinen Einbettungsstatus von Schriftarten und deren Bedeutung für den Druck zusammen.
| Status | Was es bedeutet | Druckverhalten |
|---|---|---|
| Eingebettet | Die gesamte Schriftartdatei ist im PDF enthalten. Alle Charaktere sind verfügbar | Druckt auf jedem Drucker korrekt. Es findet keine Ersetzung statt |
| Eingebettete Teilmenge | Es werden nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen eingebettet. Ausreichend für die korrekte Anzeige und den korrekten Ausdruck | Druckt korrekt. Alle verwendeten Zeichen sind verfügbar. Fehlende Zeichen sind solche, die im Dokument nicht vorhanden sind |
| Nicht eingebettet | Auf die Schriftart wird namentlich verwiesen, diese ist jedoch nicht enthalten. Das System muss es bereitstellen | Der Drucker ersetzt eine Ersatzschriftart. Die Ausgabe sieht anders aus als die Bildschirmanzeige |
| Teilmenge (keine Einbettung) | Erscheint eingebettet, aber Lizenzbeschränkungen verhindern eine vollständige Einbettung. Kann teilweise korrekt gedruckt werden | Die Ergebnisse variieren je nach Drucker. Einige Zeichen werden möglicherweise korrekt gedruckt, andere ersetzen sie möglicherweise |
Beheben fehlender Schriftarten vor dem Drucken
Wenn die PDF-Datei aus einem von Ihnen kontrollierten Quelldokument erstellt wurde, beispielsweise einer Word-Datei oder einem Google-Dokument, kehren Sie zur Quelle zurück und exportieren Sie sie erneut, wobei die Schriftarteinbettung aktiviert ist. In Microsoft Word enthalten die PDF-Exportoptionen ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „Schriftarten in die Datei einbetten“. In Google Docs werden Schriftarten automatisch eingebettet. In Designsoftware wie InDesign enthält der Exportdialog explizite Einstellungen zum Einbetten von Schriftarten. Durch den erneuten Export mit aktivierter Einbettung wird eine PDF-Datei erstellt, die auf jedem Drucker korrekt gedruckt wird.
Wenn Sie keinen Zugriff auf das Quelldokument haben, konvertieren Sie die PDF-Datei in ein Format, das die Einbeziehung von Schriftarten erzwingt. Durch die Konvertierung der PDF-Datei in das PDF/A-Format, bei der alle Schriftarten eingebettet sein müssen, wird das Problem behoben. Die PDF-Druck-Konvertierung nach PDF/A dauert Sekunden und erzeugt eine druckfertige Datei. WukongPDF PDF Tools Plattform unterstützt die PDF/A-Konvertierung, die alle Schriftarten einbettet und ein konsistentes Drucken gewährleistet.
Drucken als Bild als letzte Möglichkeit
Wenn die Schriftarteinbettung nicht gelöst werden kann und das Dokument sofort gedruckt werden muss, drucken Sie die PDF-Datei als Bild aus. Diese Option ist in den erweiterten Einstellungen der meisten Druckdialoge verfügbar. Der Drucker rendert jede Seite als hochauflösendes Bild, anstatt die Schriftarten zu interpretieren. Die Ausgabe erfolgt optisch korrekt, da das Bild die Bildschirmdarstellung exakt wiedergibt. Der Nachteil besteht darin, dass der Text nicht so scharf ist wie der Druck einer ordnungsgemäß eingebetteten Schriftart und der Druckauftrag langsamer ist, da die Bildwiedergabe ressourcenintensiver ist als die Schriftartenwiedergabe. Verwenden Sie diese Methode, wenn Geschwindigkeit und Schärfe zweitrangig gegenüber der Korrektheit sind.
Der PDF Tools-Ansatz priorisiert das Drucken aus ordnungsgemäß eingebetteten PDFs. Das Drucken als Bild ist ein Fallback und kein Standard-Workflow. Die Zeit, die in die Überprüfung und Korrektur der Schriftarteinbettung investiert wird, zahlt sich mit jedem weiteren Ausdruck des Dokuments aus.
So funktioniert die Schriftartersetzung beim Drucken
Wenn ein PDF-Reader auf eine Schriftartreferenz stößt, die er nicht auflösen kann, löst er einen Ersetzungsalgorithmus aus. Der Algorithmus durchsucht das Systemschriftartenverzeichnis nach einer Schriftart mit einem passenden Namen. Wenn keine exakte Übereinstimmung besteht, wird nach einer Schriftart mit ähnlichen Metriken gesucht: Zeichenbreite, x-Höhe, Ober- und Unterlänge. Die Ersetzung ist für den Benutzer unsichtbar, abgesehen von ihren Auswirkungen: Der Text wird umfließen, weil die neue Schriftart andere Zeichenbreiten hat, Zeilenumbrüche werden verschoben und der visuelle Charakter des Dokuments ändert sich. Die Substitution ist deterministisch. Dieselbe fehlende Schriftart auf demselben System führt immer zu derselben Ersetzung. Das Problem besteht darin, dass für verschiedene Systeme unterschiedliche Schriftarten verfügbar sind, sodass die Ersetzung auf Ihrem Bildschirm von der Ersetzung auf dem Drucker abweichen kann.
Das Verständnis dieses Mechanismus erklärt, warum die Schriftarteinbettung die einzig zuverlässige Lösung ist. Eingebettete Schriftarten machen den Ersetzungsalgorithmus überflüssig. Die Schriftart wird mit der PDF-Datei übertragen und der Leser verwendet die eingebettete Version, unabhängig davon, welche Schriftarten auf dem System installiert sind. Die Zuverlässigkeit des PDF-Drucks, die sich aus der Schriftarteneinbettung ergibt, ist der Unterschied zwischen einem Dokument, das überall gleich aussieht, und einem Dokument, das auf jedem Gerät anders aussieht.
Verhindern von Schriftartenproblemen zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung
Die effektivste Lösung für fehlende Schriftarten beim Drucken besteht darin, Fehler beim Einbetten von Schriftarten beim ersten Erstellen der PDF-Datei zu verhindern. Wenn Sie ein Dokument aus einer beliebigen Authoring-Anwendung als PDF exportieren, suchen Sie im Exportdialog nach den Einstellungen für die Schriftarteinbettung. In Microsoft Word heißt die Einstellung „Schriftarten in die Datei einbetten“. und erscheint unter den PDF-Optionen. In LibreOffice finden Sie es unter den PDF-Exportoptionen als „Schriftarten einbetten“. In Google Docs werden Schriftarten beim Exportieren in PDF automatisch eingebettet. Die Überprüfung des Kontrollkästchens dauert eine Sekunde und verhindert alle in diesem Artikel beschriebenen schriftartbezogenen Druckprobleme.
Bei Dokumenten, die Sie erhalten und nicht erstellen, sollte es zur Gewohnheit werden, vor dem Drucken den Status der Schriftarteinbettung zu überprüfen. Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften, überprüfen Sie die Registerkarte „Schriftarten“ und überprüfen Sie den Einbettungsstatus. Sollten Schriftarten fehlen, wenden Sie sich an den Absender und fordern Sie eine Version mit eingebetteten Schriftarten an. Der Absender weiß möglicherweise nicht, dass in seinen Exporteinstellungen die Schriftarteinbettung weggelassen wurde. Eine schnelle Meldung erspart Ihnen Zeit bei der Fehlerbehebung und sorgt für ein besseres Druckergebnis für alle, die mit dem Dokument umgehen. WukongPDF bewahrt die Einbettung von Schriftarten während der Verarbeitungsvorgänge, sodass eine ordnungsgemäß eingebettete PDF-Datei auch nach der Komprimierung, Zusammenführung oder Konvertierung ordnungsgemäß eingebettet bleibt.
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