Jedes PDF enthält Informationen, die über das hinausgehen, was auf seinen Seiten sichtbar ist. Diese verborgene Ebene – Metadaten genannt – enthält Details über den Ursprung des Dokuments, seinen Autor, wann es erstellt und geändert wurde, welche Software es erstellt hat und manchmal noch viel mehr. Die meisten Leute schauen es nie an. Aber es ist immer da und begleitet die Datei, wohin sie auch geht.
Was PDF-Metadaten enthalten
Zu den standardmäßigen PDF-Metadatenfeldern gehören:
- Titel: der Dokumenttitel, der vom Dateinamen abweichen kann
- Autor: der Name der Person, die das Dokument erstellt hat, entnommen aus den Benutzereinstellungen der Software
- Betreff und Schlüsselwörter: optionale beschreibende Felder, die durchsucht werden können
- Ersteller: die Anwendung, die das Originaldokument erstellt hat – Microsoft Word 365, Google Docs, InDesign usw.
- Produzent: die Software, die das PDF konvertiert oder generiert hat – Adobe PDF Library, macOS Quartz usw.
- Erstellungsdatum und Änderungsdatum: Zeitstempel, die zeigen, wann das Dokument ursprünglich erstellt und zuletzt geändert wurde
- XMP-Metadaten: ein erweitertes Metadatenformat, das in viele PDFs eingebettet ist, insbesondere solche, die mit Designsoftware erstellt wurden. Kann Urheberrechtsinformationen, GPS-Koordinaten von Fotos, Kameraeinstellungen und mehr enthalten.
Versuchen Sie Edit PDF
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
So zeigen Sie die Metadaten einer PDF an
Gehen Sie in Adobe Reader oder Acrobat zu Datei > Eigenschaften (Strg+D unter Windows, Befehl+D auf Mac). Auf der Registerkarte Beschreibung werden die Standardmetadatenfelder angezeigt. Die Schaltfläche „Zusätzliche Metadaten“ öffnet den vollständigen XMP-Metadaten-Viewer für detailliertere Informationen.
Wenn Sie auf einem Mac im Finder mit der rechten Maustaste auf ein PDF klicken und „Informationen abrufen“ wählen, werden grundlegende Metadaten angezeigt. Klicken Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste und wählen Sie Eigenschaften > Details enthüllt einige Metadatenfelder. Für eine vollständige Ansicht aller Metadaten in jedem PDF ist das Bedienfeld „Dokumenteigenschaften“ von Adobe Acrobat Pro die umfassendste Option.
Warum Metadaten in der Praxis wichtig sind
Bei den meisten Dokumenten handelt es sich bei Metadaten um harmlose Hintergrundinformationen. Aber in bestimmten Zusammenhängen wird es bedeutsam:
- Datenschutzerklärung: Das Feld „Autor“ kann offenlegen, wer ein Dokument erstellt hat, das anonym oder ohne Autor erscheinen soll. Der Dateipfad in einigen Metadaten kann interne Ordnerstrukturen, Servernamen oder Benutzernamen des erstellenden Computers offenlegen.
- Aufschluss über den Entwurfsverlauf: Die Erstellungs- und Änderungsdaten zeigen, wann ein Dokument erstellt wurde. Ein Angebot, das drei Stunden vor dem Versand mit einem Zeitstempel versehen ist, signalisiert, dass es hastig vorbereitet wurde – nicht ideal für die Wahrnehmung des Kunden. Ein Dokument, das nach dem angeblich beschriebenen Ereignis datiert ist, wirft Fragen auf.
- Software-Fingerprinting: Die Felder „Ersteller“ und „Produzent“ geben Aufschluss darüber, welche Software verwendet wurde. Ein Dokument, das vorgibt, ein offizielles Formular zu sein, aber zeigt, dass es mit einem einfachen Verbrauchertool erstellt wurde, kann Zweifel an der Glaubwürdigkeit aufwerfen.
- Rechtliche Offenlegung: In Rechtsstreitigkeiten können Metadaten aus Dokumenten als Beweismittel dienen. Änderungsdaten, Autorennamen und Revisionshistorien waren in Rechtsfällen von Bedeutung, in denen die Echtheit von Dokumenten bestritten wurde.
So bearbeiten oder entfernen Sie PDF-Metadaten
In Adobe Acrobat Pro wählen Sie „Datei“ > Mit den Eigenschaften können Sie die Standard-Metadatenfelder direkt bearbeiten – den Namen des Autors ändern, den Titel löschen, den Betreff ändern. Die Funktion „Dokument bereinigen“ (Extras > Schwärzen > Dokument bereinigen) entfernt Metadaten gründlicher, einschließlich XMP-Daten und versteckter Informationen.
Eine einfachere Methode, die ohne Acrobat Pro funktioniert: Drucken Sie das PDF mit dem integrierten PDF-Drucker Ihres Betriebssystems in ein neues PDF. Dadurch wird eine neue Datei ohne die Metadatenspur des Originaldokuments erstellt – das Erstellungsdatum des neuen PDF ist heute, die Autorenfelder sind leer oder auf Systemstandards eingestellt und der Software-Fingerabdruck spiegelt den PDF-Drucker und nicht die ursprüngliche Anwendung wider. Verwenden Sie einen PDF Editor für gezielte Bearbeitungen oder die Print-to-PDF-Methode für einen sauberen Überblick.
Wenn es sich lohnt, Metadaten aufzubewahren
Metadaten sind nicht immer eine Belastung. Bei internen Archiven machen Metadaten Dokumente nach Autor, Datum und Thema durchsuchbar. Für offizielle Aufzeichnungen unterstützen genaue Zeitstempel und Autoreninformationen die Authentizität des Dokuments. Für PDF Archive-Zwecke sorgen umfangreiche Metadaten dafür, dass Sammlungen auch Jahre später navigierbar sind. Die Frage ist, ob die Metadaten Ihnen dienen oder etwas offenlegen, das Sie lieber nicht teilen möchten – und die Antwort hängt davon ab, wohin das Dokument geht und wer es erhält.
Versuchen Sie Edit PDF
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.