Wenn Sie ein PDF mit einem Passwort schützen, bemerken Sie möglicherweise nicht, dass es tatsächlich zwei verschiedene Arten von PDF-Passwörtern gibt – und sie bewirken völlig unterschiedliche Aufgaben. Wenn Sie für Ihre Situation das falsche verwenden, wird das Dokument entweder zu stark eingeschränkt oder es ist weniger geschützt als beabsichtigt. Das Verstehen des Unterschieds dauert zwei Minuten und erspart später echte Verwirrung.
Das Öffnungspasswort (Dokument-Öffnungspasswort / Benutzerpasswort)
Ein Öffnungskennwort – auch Benutzerkennwort oder Dokumentöffnungskennwort genannt – steuert, wer die Datei überhaupt öffnen kann. Wenn ein PDF über ein offenes Passwort verfügt, wird jedem, der versucht, es zu öffnen, eine Passwortaufforderung angezeigt. Ohne das richtige Passwort ist das Dokument völlig unzugänglich. Nichts ist sichtbar, nicht einmal die Seitenzahl oder Metadaten des Dateinamens.
Dies ist die Art von PDF Passwort, an die die meisten Menschen denken, wenn sie „passwortgeschütztes PDF“ hören. Es handelt sich um Verschlüsselung im wahrsten Sinne des Wortes: Der Dateiinhalt wird verschlüsselt und nur mit dem richtigen Passwort entsperrt.
Verwenden Sie ein offenes Passwort, wenn:
- Das Dokument enthält wirklich vertrauliche Informationen, die nur von bestimmten Personen gelesen werden sollten
- Sie müssen kontrollieren, wer auf die Inhalte zugreifen kann – und nicht nur, was sie damit machen dürfen
- Das Dokument wird an externe Parteien gesendet und das Abfangen ist besorgniserregend
Probieren Sie Protect PDF aus
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Das Berechtigungspasswort (Eigentümerpasswort / Einschränkungspasswort)
Ein Berechtigungskennwort – auch Eigentümerkennwort oder Beschränkungskennwort genannt – bewirkt etwas ganz anderes. Das Öffnen des Dokuments wird dadurch nicht verhindert. Jeder kann das PDF ganz ohne Passwort öffnen und lesen. Das Berechtigungskennwort schränkt ein, was Empfänger mit dem Inhalt tun können, nachdem sie ihn geöffnet haben.
Mit einem Berechtigungskennwort können Sie Folgendes einschränken:
- Drucken – Verhindern Sie, dass das Dokument gedruckt wird, oder erlauben Sie nur das Drucken mit niedriger Auflösung
- Kopieren – Verhindern Sie, dass Text und Bilder ausgewählt und kopiert werden
- Bearbeiten – Verhindern Sie Änderungen am Dokumentinhalt
- Anmerkungen – verhindern das Hinzufügen von Kommentaren, das Ausfüllen von Formularen oder das Signieren
Verwenden Sie ein Berechtigungskennwort, wenn Sie möchten, dass die Leute das Dokument lesen, aber den Inhalt nicht extrahieren oder ändern dürfen – ein Vorschlag, aus dem Sie nicht kopiert werden sollen, ein Bericht, den Sie verteilen, ohne dass er bearbeitet werden soll, eine Vorlage, die Sie ausfüllen, aber nicht umstrukturieren möchten.
Eine wichtige Einschränkung von Berechtigungskennwörtern
Berechtigungsbeschränkungen werden durch die PDF-Viewer-Software erzwungen – nicht durch Verschlüsselung. Adobe Reader und Acrobat respektieren sie. Viele andere Viewer, darunter der integrierte PDF-Viewer von Chrome und verschiedene mobile Apps, ignorieren sie möglicherweise vollständig.
Dies bedeutet, dass Berechtigungskennwörter einen gelegentlichen Missbrauch verhindern – jemand, der das PDF im Adobe Reader öffnet und feststellt, dass das Kopieren deaktiviert ist, wird dies wahrscheinlich respektieren. Sie verhindern nicht die gezielte Umgehung durch jemanden, der dasselbe PDF in einem Viewer öffnet, der Einschränkungen ignoriert. Für Inhalte, die wirklich nicht kopiert werden können, ist ein offenes Passwort mit Verschlüsselung der zuverlässigere Schutz – der Inhalt ist verschlüsselt und ohne den Schlüssel nicht zugänglich.
Beide Passwörter zusammen verwenden
Ein PDF kann gleichzeitig sowohl ein offenes Passwort als auch ein Berechtigungspasswort haben. Dies ist die restriktivste Kombination: Empfänger benötigen das Öffnungskennwort, um überhaupt auf das Dokument zugreifen zu können, und das Berechtigungskennwort steuert, was sie tun können, sobald sie sich im Dokument befinden. Die beiden Passwörter werden unabhängig voneinander festgelegt und können unterschiedlich sein.
In der Praxis verwenden die meisten PDF-Schutzfunktionen für Unternehmen das eine oder das andere und nicht beide. Für vertrauliche Dokumente, die an bestimmte Empfänger gesendet werden, wird ein offenes Passwort verwendet. Weiter verbreitete Dokumente, bei denen der Inhaltsschutz das Ziel ist, verwenden Berechtigungsbeschränkungen. Beides zusammen eignet sich für hochsensible Dokumente, bei denen sowohl Zugriffskontrolle als auch Inhaltsbeschränkung wichtig sind.
So legen Sie die einzelnen Typen fest
Gehen Sie in Adobe Acrobat Pro zu Datei > Eigenschaften > Sicherheit > Sicherheitsmethode > Passwortsicherheit. Das Dialogfeld zeigt zwei separate Abschnitte: einen für das Kennwort zum Öffnen des Dokuments und einen für Berechtigungen, mit Kontrollkästchen für jeden Einschränkungstyp.
Das Tool PDF Security von WukongPDF unter www.wukongpdf.com fügt PDFs ein offenes Passwort hinzu, ohne dass Acrobat erforderlich ist – laden Sie die Datei hoch, legen Sie das Passwort fest und laden Sie die geschützte Version herunter. Speziell bei Berechtigungseinschränkungen bietet Adobe Acrobat Pro oder ein vergleichbares Desktop-Tool die größte Kontrolle darüber, welche spezifischen Vorgänge zugelassen oder blockiert werden sollen.
Probieren Sie Protect PDF aus
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.