Eine Excel-Arbeitsmappe enthält ein Dutzend Arbeitsblätter. Jedes Arbeitsblatt enthält Tabellen mit Rohdaten und ein oder zwei Diagramme, die die Daten visuell zusammenfassen. Sie müssen die Diagramme als sauberes PDF an Ihren Vorgesetzten senden, ohne die zugrunde liegenden Daten, ohne die anderen Arbeitsblätter, ohne die Gitternetzlinien und Zeilennummern, die in eine Tabelle, aber nicht in eine Präsentation gehören. Wenn Sie nur die Diagramme exportieren, erspart sich Ihr Manager das Scrollen durch irrelevante Daten und präsentiert die Informationen in ihrer klarsten Form.
Die Möglichkeit, Excel nach PDF mit reiner Diagrammausgabe zu exportieren, ist in Excel integriert, die Steuerelemente sind jedoch auf mehrere Einstellungen verteilt, die leicht zu übersehen sind. Nach der korrekten Konfiguration erstellt der Prozess ein mehrseitiges PDF, in dem jede Seite ein Diagramm ist, sauber formatiert und zum Teilen bereit.
Auswählen von Diagrammen für einen Nur-Diagramm-PDF-Export
Der erste Schritt besteht darin, die Diagramme zu isolieren, die Sie exportieren möchten. Excel kann ein gesamtes Arbeitsblatt als PDF exportieren, einschließlich aller Diagramme in diesem Blatt und aller Datenzellen. Um nur Diagramme zu exportieren, können Sie die Diagramme entweder in spezielle Diagrammblätter verschieben, bei denen es sich um spezielle Arbeitsblattregisterkarten handelt, die ein einzelnes Diagramm ohne Datenzellen enthalten, oder vor dem Exportieren nur die Diagrammobjekte auswählen.
Das Verschieben von Diagrammen in Diagrammblätter ist der sauberere Ansatz für wiederkehrende Exporte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Diagramm und wählen Sie Diagramm verschieben. Wählen Sie „Neues Blatt“ und geben Sie dem Blatt einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Umsatzdiagramm“ oder „Umsatztrend“. Wiederholen Sie dies für jedes Diagramm. Wenn sich alle Diagramme auf speziellen Diagrammblättern befinden, wählen Sie diese Blattregisterkarten in Gruppen aus und exportieren Sie sie. Das resultierende PDF enthält eine Seite pro Diagrammblatt, wobei jedes Diagramm die Seite ausfüllt.
Für Ad-hoc-Exporte, bei denen Sie die Arbeitsmappe nicht neu anordnen möchten, wählen Sie alle Diagramme in einem Arbeitsblatt aus, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und auf jedes Diagramm klicken. Wenn die Diagramme ausgewählt sind, verwenden Sie die Funktion „Exportieren“ oder „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“. Excel fordert Sie auf, zwischen dem Exportieren der gesamten Arbeitsmappe, des aktiven Blattes oder der Auswahl zu wählen. Wählen Sie Auswahl. Nur die ausgewählten Diagramme werden exportiert.
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Konfigurieren der Exporteinstellungen für die saubere Diagrammausgabe
Überprüfen Sie vor dem Exportieren die Seiteneinrichtung für jedes Diagrammblatt oder für das Arbeitsblatt, das die ausgewählten Diagramme enthält. Stellen Sie die Seitenausrichtung so ein, dass sie dem Seitenverhältnis des Diagramms entspricht. Ein breites Diagramm profitiert von der Ausrichtung im Querformat. Ein hohes Diagramm profitiert vom Hochformat. Stellen Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ die Ränder auf „Schmal“ ein, um die Diagrammgröße auf der Seite zu maximieren.
Entfernen Sie überflüssige Elemente, die auf der gedruckten Seite erscheinen. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ die Optionen zum Drucken von Gitternetzlinien und Überschriften. Diese Einstellungen wirken sich auf die Druck- und PDF-Ausgabe aus. Gitterlinien um leere Zellen sowie die Zeilennummern und Spaltenbuchstaben, die die Zellenpositionen kennzeichnen, sind in einer Tabellenkalkulation nützlich, verursachen jedoch Unordnung in einer Diagramm-PDF-Datei.
Für PDF-Diagramme, die in andere Dokumente eingefügt werden sollen, stellen Sie den Hintergrund des Diagrammblatts auf Weiß ein und entfernen Sie vor dem Exportieren alle Arbeitsblattregisterkarten, Formelleisten oder Statusleisten aus der Ansicht. Die exportierte PDF-Seite sollte nur das Diagramm auf weißem Hintergrund enthalten, ohne dass Elemente der Tabellenkalkulationsoberfläche sichtbar sind. Dies führt zum saubersten Ergebnis, wenn das PDF geteilt oder eingebettet wird.
Umgang mit mehreren Diagrammen in verschiedenen Arbeitsblättern
Wenn Diagramme über mehrere Arbeitsblätter verteilt sind, ist der oben beschriebene Diagrammblattansatz die zuverlässigste Methode, sie für den Export zu sammeln. Verschieben Sie jedes Diagramm in ein eigenes Diagrammblatt und gruppieren Sie dann die Registerkarten des Diagrammblatts, indem Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die einzelnen Registerkarten klicken. Wenn die Diagrammblätter gruppiert sind, exportieren Sie sie als PDF. Die resultierende Datei enthält eine Seite pro Diagramm in der Reihenfolge, in der die Diagrammblätter in der Arbeitsmappe erscheinen.
Wenn das Verschieben von Diagrammen nicht praktikabel ist, erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt, das als Diagrammsammlungsseite dient. Kopieren Sie jedes Diagramm und fügen Sie es als verknüpftes Bild auf der Sammlungsseite ein. Ordnen Sie die verlinkten Bilder vertikal an. Exportieren Sie die Sammlungsseite als einzelne PDF-Seite. Die Einschränkung besteht darin, dass alle Diagramme auf einer Seite angezeigt werden, was sie bei vielen Diagrammen möglicherweise zu klein macht.
WukongPDF kann die exportierte PDF-Exportdatei nach der Erstellung verarbeiten, eine Seite mit mehreren Diagrammen in einzelne Seiten aufteilen oder jedes Diagramm zuschneiden, um überschüssigen Leerraum zu entfernen. Mit den browserbasierten Tools können Sie die Ausgabe anpassen, ohne zu Excel zurückkehren und erneut exportieren zu müssen.
Wann Daten einbezogen und wann nur Diagramme exportiert werden sollten
Nur-Diagramm-PDFs eignen sich für Präsentation und Kommunikation. Der Manager, der die Quartalsergebnisse überprüft, muss die Trendlinien sehen, nicht die 5.000 Datenpunkte dahinter. Der Kunde, der ein Angebot prüft, muss das prognostizierte Wachstumsdiagramm sehen, nicht die Tabelle mit den zugrunde liegenden Annahmen. Durch das Entfernen der Daten aus dem freigegebenen Dokument wird die Aufmerksamkeit auf die visuelle Zusammenfassung gelenkt, die der Zweck eines Diagramms ist.
Diagramm-plus-Daten-PDFs eignen sich zur Überprüfung und Prüfung. Der Analyst, der die Zahlen überprüft, muss sowohl das Diagramm als auch die Daten sehen, die es erstellt haben. Die Aufsichtsbehörde, die eine Einreichung prüft, muss sicherstellen, dass das Diagramm die Quelldaten korrekt wiedergibt. Exportieren Sie in diesen Fällen das Arbeitsblatt mit der Datentabelle und dem Diagramm, deutlich beschriftet, damit die Beziehung zwischen ihnen offensichtlich ist.
Automatisieren regelmäßiger Diagramm-PDF-Exporte
Wenn Sie denselben Diagrammsatz nach einem wiederkehrenden Zeitplan exportieren, automatisieren Sie den Vorgang. Excel unterstützt VBA-Makros, mit denen Sie mit einem einzigen Klick bestimmte Diagrammblätter auswählen, die Seiteneinrichtung konfigurieren und als PDF exportieren können. Zeichnen Sie einmal ein Makro der Exportschritte auf und führen Sie das Makro dann für jeden weiteren Export aus. Die Zeitersparnis erhöht sich mit jedem Berichtszyklus.
Beim Exportieren von Diagrammen in eine PDF-Datei entspricht die auf dem Bildschirm angezeigte Diagrammformatierung genau der Formatierung, die auch in der PDF-Datei angezeigt wird. Überprüfen Sie vor dem Exportieren jedes Diagramm mit 100-Prozent-Zoom und achten Sie auf abgeschnittene Achsenbeschriftungen, überlappende Datenbeschriftungen oder Legendeneinträge, die über den Diagrammbereich hinausragen. Diese Formatierungsprobleme sind in der Tabellenansicht leicht zu übersehen, werden aber in der PDF-Ausgabe deutlich.
Excel-Diagrammvorlagen können das Erscheinungsbild mehrerer Diagramme vor dem PDF-Export standardisieren. Erstellen Sie eine Diagrammvorlage mit Ihren bevorzugten Farben, Schriftarten und Layouts. Wenden Sie die Vorlage vor dem Exportieren auf jedes Diagramm an. Das resultierende PDF weist in allen Diagrammen einen einheitlichen visuellen Stil auf, der professioneller aussieht als Diagramme mit unterschiedlicher Formatierung, die ohne Standardisierung exportiert wurden.
Bei Diagrammen, die in andere Dokumente eingefügt werden, sollten Sie erwägen, jedes Diagramm als einzelne PDF-Datei zu exportieren und die PDFs dann in das Zieldokument einzufügen. In Word oder PowerPoint eingefügte PDF-Diagramme behalten ihre Vektorqualität und lassen sich sauber auf jede Größe skalieren. Dieser Ansatz führt zu besseren Ergebnissen als das direkte Kopieren und Einfügen von Diagrammen zwischen Office-Anwendungen.
Die Seitengröße der exportierten PDF-Datei wird durch die Seiteneinrichtung des Diagrammblatts oder Arbeitsblatts bestimmt. Wenn das Diagramm auf der PDF-Seite zu klein erscheint, erhöhen Sie die Seitenränder auf ihre Mindestwerte und stellen Sie das Diagramm so ein, dass es den druckbaren Bereich ausfüllt. Bei Diagrammblättern wird das Diagramm automatisch so skaliert, dass es die Seite ausfüllt. Bei Diagrammen, die in normale Arbeitsblätter eingebettet sind, müssen Sie die Größe des Diagramms möglicherweise vor dem Exportieren manuell ändern.
Dynamische Diagramme, die aufgrund sich ändernder Datenquellen aktualisiert werden, werden als statische Bilder des aktuellen Status exportiert. Das PDF erfasst einen Schnappschuss der Daten, wie sie zum Zeitpunkt des Exports vorliegen. Wenn sich die Quelldaten morgen ändern, bleibt das PDF-Diagramm im Exportstatus eingefroren. Bei regelmäßig aktualisierten Berichten sollte der Exportvorgang der letzte Schritt im Berichtsworkflow sein und erst durchgeführt werden, nachdem alle Daten überprüft und finalisiert wurden.
Aus Excel exportierte barrierefreie PDFs sollten alternativen Text für jedes Diagramm enthalten. Excel ermöglicht Ihnen das Hinzufügen von Alternativtext zu Diagrammen über das Dialogfeld „Diagrammbereich formatieren“ im Abschnitt „Alttext“. Beschreiben Sie den Zweck des Diagramms und den wichtigsten Trend oder Vergleich, den es veranschaulicht. Bildschirmleseprogramme kündigen diesen Alternativtext an, wenn sie im PDF auf das Diagramm stoßen, wodurch der Diagramminhalt für Benutzer zugänglich gemacht wird, die ihn nicht sehen können.
Excel für Microsoft 365 enthält eine Exportfunktion unter „Datei“, „Exportieren“, „PDF erstellen“, die mehr Kontrolle über die Ausgabe bietet als die grundlegende Option „Als PDF speichern“. Mit der Exportfunktion können Sie angeben, welche Teile der Arbeitsmappe einbezogen werden sollen, die Seitenausrichtung pro Blatt festlegen und auswählen, ob Dokumenteigenschaften und Barrierefreiheits-Tags in die endgültige PDF-Ausgabe einbezogen werden sollen.
Bei Diagrammen, die häufig aktualisiert und erneut exportiert werden müssen, sollten Sie den PDF-Export mit einem Makro oder einem Power Automate-Flow verknüpfen. Durch die Automatisierung des Exports wird die Konsistenz über alle Berichtszyklen hinweg sichergestellt und das Risiko manueller Exportfehler wie das Einfügen falscher Blätter, das Vergessen, ein Diagramm vor dem Exportieren zu aktualisieren oder die Anwendung inkonsistenter Seiteneinrichtungseinstellungen eliminiert.
Diagramme, die bedingte Formatierung oder dynamische Farbskalen basierend auf Zellwerten verwenden, werden im PDF möglicherweise anders angezeigt als in Excel. Das PDF erfasst das Erscheinungsbild des Diagramms zum Zeitpunkt des Exports, einschließlich des aktuellen Zustands der bedingten Formatierung. Wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern und die bedingte Formatierung angepasst wird, spiegelt das PDF-Diagramm diese Anpassungen nicht wider, es sei denn, es wird erneut exportiert.
Ein gut organisierter Diagramm-PDF-Exportprozess verwandelt stundenlanges manuelles Extrahieren von Diagrammen in einen wiederholbaren Arbeitsablauf, der in jedem Berichtszyklus eine konsistente, professionelle Ausgabe ohne das Risiko menschlicher Fehler liefert.
| Exportansatz | Ausgabe | Am besten für | Einschränkung |
|---|---|---|---|
| Verschieben Sie Diagramme in Diagrammblätter | Ein Diagramm pro PDF-Seite | Wiederkehrende Exporte; sauberste Ausgabe | Erfordert eine Änderung der Arbeitsmappe |
| Diagramme auswählen + Auswahl exportieren | Nur ausgewählte Diagramme | Einmalige Exporte | Diagramme müssen sich auf demselben Blatt befinden |
| Seite zur Kartensammlung | Alle Diagramme auf einer Seite | Schneller Überblick | Diagramme sind möglicherweise zu klein |
| VBA-Makroautomatisierung | Konsistentes mehrseitiges PDF | Geplante wiederkehrende Exporte | Erfordert Makro-Setup |
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