PDF/A 是 PDF 格式的子集，專為長期存檔而設計。 「A」是指代表存檔。 PDF/A 檔案是有效的 PDF，遵循附加規則，確保其無限期地保持可讀性和獨立性，而不依賴將來可能不存在的外部軟體、字體或顏色設定檔。
常規 PDF 可以包含 PDF/A 不能包含的內容
標準 PDF 可以引用字體而不嵌入它們，依靠檢視器在使用者係統上找到匹配的字體。它可以包含在文件開啟時運行的 JavaScript。它可以嵌入音訊和視訊。它可以連結到外部 URL 和外部文件。它可以使用加密。所有這些都會對查看 PDF 的環境產生依賴性 - 如果字體不再分發，或者 JavaScript 行為發生變化，或者外部資源移動，PDF 可能無法正確顯示。
PDF/A 禁止所有這些。字體必須完全嵌入。沒有 JavaScript，沒有音頻，沒有視頻，沒有外部鏈接，沒有加密。色彩空間必須使用嵌入的 ICC 配置檔案來定義。該文件必須是完全獨立的 - 正確呈現它所需的所有內容都位於文件本身內。這保證了五十年後打開的 PDF/A 文件，當它可能引用的一半字體不再存在時，它仍然看起來完全符合預期。
不同的PDF/A變體
PDF/A 已經發展了多個版本。 PDF/A-1（2005 年發布）是最嚴格的 — 無透明度、無 JPEG2000 壓縮、有限的色彩管理。 PDF/A-2 (2011) 增加了對透明度、JPEG2000 和更複雜的色彩管理的支持，使其與現代設計工作流程相容。 PDF/A-3 (2012) 擴展了 PDF/A-2，允許在 PDF 容器中嵌入任意文件格式 — 對於混合文件（例如將 XML 資料嵌入到人類可讀的 PDF 頁面旁的電子發票）非常有用。
每個版本還具有一致性等級：“b”和“b”。 (基本)確保視覺再現性，「a」表示(accessible) 增加用於可訪問性的標記結構，並且「u」表示可訪問性。 (Unicode) 確保文字是 Unicode 映射的，以實現可靠的提取。 PDF/A-2b 最廣泛用於一般文件歸檔 - 它比 PDF/A-1b 更靈活，同時仍符合大多數歸檔標準的要求。
當需要PDF/A時
政府機構、法院、醫療機構、金融監管機構和許多大公司為必須保留數年或數十年的記錄指定 PDF/A。在歐盟，許多政府入口網站要求正式提交文件使用 PDF/A。 ISO 32000（PDF 規範）和各種國家歸檔標準明確引用 PDF/A。如果法規、合約或機構指定提交 PDF/A，則通常表示 PDF/A-1b 或 PDF/A-2b — 檢查確切的要求，而不是假設任何版本都滿足它。
對於個人文件歸檔——保留租約、報稅表、文憑的乾淨副本——常規的 PDF 可以很好地滿足實際目的。 PDF/A 主要在明確要求遵守檔案標準的機構環境中發揮作用。
開啟並使用 PDF/A 檔案
PDF/A 檔案可在任何 PDF 檢視器中開啟 - 它們是有效的 PDF。 Adobe Reader 在 PDF/A 文件顶部显示一个蓝色条，指示该文件处于存档模式并建议您不要修改它。您可以从 PDF/A 中阅读、搜索、复制文本和打印，就像从常规 PDF 中一样。限制在于修改：以违反其存档约束的方式更改 PDF/A 文件会将其转换为不合格的 PDF，某些工具会警告您。
如果您需要對 PDF/A 文件進行大量編輯，典型的工作流程是將其轉換為常規 PDF（刪除 PDF/A 限制），進行編輯，然後在需要保留檔案名稱的情況下重新轉換為 PDF/A。 Adobe Acrobat Pro 可以處理這個問題； PDF 轉換器工具也可以剝離 PDF/A 元資料以允許編輯，但刪除存檔名稱意味著產生的檔案不再符合存檔標準。