答案取決於文件是什麼以及您需要客戶用它做什麼。客戶需要審查和批准的提案與他們需要簽署的合約有不同的要求，而合約與他們正在歸檔的可交付成果有不同的要求。做到這一點意味著更少的關於文件問題的來回電子郵件和更專業的印象。
對於提案和報告：可讀、壓縮、受保護
供閱讀的面向客戶的文件——提案、報告、簡報、案例研究——應該快速打開，看起來與設計完全一致，而且不要太大。優先事項是：嵌入所有字體，以便佈局正確呈現，文件大小壓縮到足以輕鬆打開和通過電子郵件發送，以及可選的編輯限制設置，以便客戶端不會意外修改內容。
對於這些文檔，正確的格式是帶有嵌入字體的標準 PDF，並使用 PDF Compression 壓縮到 5MB 以下。除非有特定原因，否則不要對這些內容進行密碼保護——讓客戶輸入密碼來打開提案，甚至在他們閱讀第一行之前就會產生摩擦。
對於合約和協議：乾淨、可簽名、簽名後鎖定
合約必須是清晰的文件，對於同意的版本不得含糊不清。以標準 PDF 形式發送合約 — 無需密碼即可打開，但最好具有編輯限制，以便客戶無法更改條款。確保文件具有真實的、可選擇的文字（不是掃描件），以便客戶可以輕鬆閱讀，並保持長期可用。
一旦雙方簽署，應發送完整執行的版本並套用編輯限制，或在電子郵件中簡單地註明這是最終簽名的版本。一些企業對簽名版本應用密碼以防止任何進一步的修改；其他人則依靠約定和電子郵件時間戳作為記錄。
對於發票：簡單、一致、易於歸檔
發票由客戶的應付帳款團隊歸檔，並且需要易於搜尋。一個小的、名稱明確的 PDF 以及可選擇的文本使他們的歸檔更加容易，並減少了因為有人找不到或處理您的發票而導致付款延遲的可能性。將發票控制在 500KB 以下，使用一致的命名格式，並確保文字是真實的（不是掃描或圖像）。
有些客戶的會計系統需要特定的 PDF 設定 - 無密碼保護，無列印限制，文字必須可選。如果客戶提到發票處理問題，這些是首先要檢查的事情。
對於可交付成果及最終工作產品：檔案品質
交付給客戶的工作產品（最終報告、匯出為 PDF 的設計文件、完整的文件）應採用適合內容的最高品質格式。對於客戶將長期保留或內部共享的文檔，PDF/A 值得考慮：它是獨立的，保證在沒有外部依賴的情況下保持可讀性，並且被大多數歸檔系統所接受。
對於視覺品質很重要的設計密集型交付物，不要過度壓縮。客戶為工作產品付費——以完整的品質交付它，如果他們需要用於特定目的的較小版本，則讓他們壓縮。
通用最佳實踐，無論文件類型如何
- 嵌入所有字體，以便無論客戶端安裝了什麼字體，文件都能正確呈現
- 使用真實文本，而不是掃描圖像 - 客戶應該能夠在您發送的任何文件中搜尋和選擇文本
- 專業命名檔案：ClientName_DocumentType_Date.pdf
- 透過電子郵件發送的文件的文件大小保持在 10MB 以下；對於更大的文件使用文件共享鏈接
- 發送前測試開啟檔案 - 驗證它看起來正確並且沒有丟失任何內容
一個可以乾淨地打開、看起來完全符合預期且易於歸檔的 PDF 是一個小而一致的專業品質訊號。這是一種當正確時客戶不會注意到的事情，但當錯誤時客戶肯定會注意到。