對於 PDF 應該有多長，沒有通用的答案，但有針對文件類型的有用指南，以及一些適用於所有文件類型的原則。簡短版本：PDF 的長度應該與實現其目的所需的長度完全相同，而不是多一頁。更難的問題是「需要」是什麼？實際上意味著每種類型的文檔。
答案背後的原理
PDF 的長度本身並沒有好壞之分。如果用讀者已有的上下文來填入二十頁的報告，那麼兩頁的執行摘要可以比二十頁的報告做更多的工作。如果一份四十頁的技術規範涵蓋了四十頁獨特的、必要的信息，那麼它的長度就是合適的——如果它遺漏了關鍵細節，那麼它就嚴重不足了。
問題不是“這應該持續多長時間”，而是“這應該持續多久”。但是「讀完本文後讀者需要能夠做什麼？」長度服從功能。提案需要向某人提供足夠的資訊來做出決定。合約需要定義所有可能重要的條款和條件。單尋呼機需要清楚傳達一個想法。從目的開始，而不是從頁數開始。
文件類型公用指南
商業提案
對於大多數業務環境，提案的長度往往在 5 到 15 頁之間。當關係和上下文已經建立時，一頁提案就有效。超過 20 頁的提案很少會被完整閱讀——高階主管和採購團隊會略讀，尋找關鍵資訊。如果你的內容很長，請詢問附錄是否可以是一個單獨的附件，以及每個部分是否真正承重或只是為了看起來完整。
報告與分析
報告具有最大的自由度，因為它們的目的差異很大。內部每週更新可能只有一頁。每季的業務審查可能是十五次。一份對外發布的產業研究報告可能有六十份。相關基準並非絕對頁數，而是詳細程度是否符合受眾的需求。為高階主管編寫的報告應該比為分析師編寫的分析更短、更注重摘要。
合約和法律文件
合約的長度應涵蓋所有相關條款，不多也不少。已知各方之間的簡單服務協議可能長達兩到三頁。複雜的多方商業協議通常長達五十頁或更多。這裡的長度不是填充；而是填充。這是精度。合約的正確問題不是「我們可以縮短這個時間嗎？」但是「我們已經定義了所有需要定義的東西了嗎？」也就是說，使用密集的法律術語來填充簡單概念的合約是一種真實的現象，值得抵制。
發票和財務文件
幾乎總是一頁。長達兩頁的發票通常是格式問題——可能會壓縮的行項目，或浪費空間的佈局。財務摘要、報表和收據遵循相同的邏輯：僅包含讀者需要了解的收費內容、付款內容以及條款。其他任何事情都是噪音。
簡報匯出為 PDF
簡報 PDF 是一個不同的類別，因為「長度」是不同的。實際上是幻燈片計數，而不是傳統意義上的頁數計數。會議結束後作為 PDF 後續內容共享的幻燈片應該獨立存在，沒有演示者的旁白 - 這通常意味著添加比實時演示中使用的更多的文本幻燈片。一般來說，10 到 20 張幻燈片涵蓋了大多數商業簡報。超過 40 張投影片的投影片通常表示範圍不夠集中。
使用說明書和技術文件
技術文件沒有合理的頁數限制——它應該涵蓋它所涵蓋的內容。快速入門指南可能有四頁。完整的產品手冊可能有兩百篇。這裡有用的問題是文件的組織是否足夠好，以便讀者無需閱讀整個文件即可找到他們需要的內容。具有良好結構和清晰目錄的長文件比沒有結構的較短文件更有用。
簽署 PDF 太長
- 存在的部分是為了表明您做了研究而不是為了告知讀者
- 多個部分以略有不同的方式重複訊息
- 比主文件長的附錄
- 僅在尚未出現的邊緣情況下才重要的內容
- 觀眾已經知道的介紹性上下文頁面
當文件確實需要很長時
有些文件很長，因為它們需要如此。對這些人來說，工作不是削減——而是使長度能夠通航。清晰的目錄、一致的標題結構和標籤明確的部分讓讀者無需閱讀所有內容即可找到所需內容。考慮是否可以將文件分為摘要版本和完整版本，將摘要發送給大多數收件人，並根據請求提供完整版本。
長 PDF 也往往是大 PDF。在共享內容超過 10 頁的內容之前，請透過 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 PDF Compression 工具執行它 — 帶圖表的 60 頁報告不需要 80MB。中等壓縮使大多數大型文件達到可管理的大小，而沒有任何明顯的品質變化。