現在是星期四下午。一位客戶要求提供八個月前簽署的合約版本。你知道它存在。你記得簽名。但是您的「下載」資料夾中有 340 個文件，您的電子郵件搜尋返回了三個具有相似名稱的不同版本，十五分鐘後您仍在尋找。沒有人給這十五分鐘貼上價格標籤，但他們有一個——而且這種情況發生的頻率比大多數人願意承認的要高。
每個工作日的隱形稅
糟糕的文件管理並不讓人感覺像是一種成本，因為損害是以很小的增量分佈的。在這裡搜尋文件需要兩分鐘，重建本應正確保存在那裡的文件需要五分鐘，重新發送客戶從未收到的內容（因為附件太大而無法通過）需要十分鐘。孤立地看，這些都不重要。在一個由十人組成的團隊中，一年的時間加起來就達到了數千個小時。
還有一個難以量化的代價：它所創造的印象。他們注意到，客戶必須兩次請求同一份文檔，收到日期錯誤的版本，或收到從電子郵件伺服器退回的 45MB 附件。它本身並不會破壞關係，但它會作為一個訊號來表明操作的組織程度。
版本混亂比看起來更昂貴
當文件存在多個版本而沒有明確的系統來了解哪個版本是最新版本時，人們會根據錯誤的資訊做出決策。一份提案以上個月的定價發布。合約是根據兩次修訂前被取代的條款簽訂的。提交的報告中包含保存正在使用的版本後更新的資料。
這些不是假設的場景 - 它們是將文件命名為“Final”、“Final_v2”和“Final_ACTUAL”的可預測結果。並希望每個人都知道該使用哪一個。修復方法很簡單：有日期標記的檔案名稱、目前版本的單一事實來源，以及在分發之前轉換為 PDF 的習慣，這樣共享版本就不會在事後被意外編輯。
您找不到的文件是不存在的文件
從實際角度來看，無法在合理時間內找到的文件與從未建立的文件具有相同的效果。這項工作投入了製作過程。該資訊存在於某處。但如果您無法在需要時將其顯示出來，那麼它就無法發揮記錄的作用。
隨著時間的推移，這個問題變得更加複雜。團隊在沒有命名約定和資料夾結構的情況下工作的時間越長，不可搜尋的待辦事項就會成長得越大。从干净的系统开始很容易。沒有人願意承擔對多年累積的混亂進行改造的計畫。
掃描的文件使情況變得更糟。沒有 OCR 儲存的掃描 PDF 無法搜尋 - 只能透過檔案名稱找到。在歸檔之前透過 OCR 工具執行掃描，內容變得可搜索，將一堆影像檔案變成一個實際可用的記錄系統。
超大附件會產生真正的摩擦
由於超出附件限製而從電子郵件伺服器退回的 PDF 不僅會造成輕微的不便，而且會完全破壞工作流程。寄件者必須找到替代的交付方法，收件人會遇到延遲，並且通常需要進行後續交換才能確定文件從未收到。
在發送之前壓縮 PDF 是一個三十秒的習慣，可以防止這種情況發生。 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 PDF 編輯器和壓縮工具可在一處處理編輯和尺寸縮小。一份大小為 35MB 的報告通常會在中等壓縮情況下壓縮到 5MB 以下 — 沒有明顯的品質變化，也沒有交付問題。
好的文件管理其實是什麼樣的
它不需要昂貴的軟體或複雜的系統。產生最大差異的行為很簡單：
- 具有日期和描述性名稱的一致文件命名 — 不是“Document1”或“最終”
- 在外部分發任何完成的文件之前轉換為 PDF
- 在附加到電子郵件之前進行壓縮
- 掃描文件在存檔前先進行 OCR 處理
- 一種淺層、一致的資料夾結構，目前版本位於頂層，舊版位於存檔子資料夾中
這些都不花時間。他們預先花費的時間只是他們在接下來的幾週和幾個月中節省的時間的一小部分。回到那個星期四下午：透過正確的命名系統和壓縮的、可搜尋的檔案，找到八個月前的合約只需三十秒。這十五分鐘被重新分配到一些值得做的事情。