大多數人認為 PDF 安全性是可選的 - 如果文件特別敏感，則需要添加一些內容，但不是預設。對於沒有敏感內容的面向公眾的文檔，這種假設效果很好。對於其他任何事情，保持 PDF 解鎖會產生真正的曝光。以下是未鎖定的 PDF 可能使您的資料面臨風險的五種方式，以及您可以對每種方式採取的措施。
1。任何獲得該文件的人都可以將其轉發給其他人
一旦您發送了解鎖的 PDF，您就失去了對它的控制。收件者可以有意或無意地將其轉發給同事、在群組聊天中共享、發佈到共享雲端硬碟或發送給競爭對手。電子郵件轉發給錯誤的人是敏感文件落入壞人之手的最常見原因之一，而未鎖定的 PDF 中沒有任何東西可以減緩這種情況。
密碼保護並不能阻止所有轉發，但它增加了一個有意義的屏障。收件人需要將密碼與文件一起共享，這會創建一個故意的額外步驟並留下更清晰的意圖線索。對於包含定價、策略或個人資訊的文檔，摩擦很重要。
2。內容無需歸屬即可複製和使用
解鎖的 PDF 允許任何人選擇並複製其中的文字。對於大多數文件來說這沒問題，但對於您製作的專有報告、原創研究、提案或創意作品來說，這意味著您的內容可以輕鬆地在其他地方使用。有人可以複製您的分析，刪除您的名字，然後將其作為自己的分析結果呈現，而無需觸摸鍵盤（除了 Ctrl+C 和 Ctrl+V 之外）。
權限受限的 PDF 會停用文字複製，而無需收件者輸入密碼即可開啟它。他們可以正常閱讀文件 - 他們只是無法選擇和提取文字。這是一個輕量級的限制，可以保護您的內容，而不會對合法讀者造成摩擦。 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 Protect PDF 工具可讓您在新增密碼保護時設定這些權限。
3。敏感元資料隨文件一起傳送
PDF 文件包含大多數人從不查看的元數據，但任何人都可以輕鬆存取。這可能包括作者姓名、用於建立文件的軟體、建立和上次修改的日期、軟體許可證中的公司名稱，有時還包括原始電腦的完整文件路徑——這可能會洩露使用者名稱、內部資料夾結構或伺服器名稱。
對於外部共享的內部文檔，此元資料可以揭示比預期更多的資訊。例如，如果提案顯示其是在發送前三個小時創建的，則可能會破壞徹底性的印象。包含競爭對手名稱或內部專案代號的檔案路徑屬於意外洩漏。在共享之前剝離元資料——或使用在匯出時清理元資料的 PDF 工具——可以消除這種暴露。
4。該文件可以修改和重新分發
解鎖的 PDF 可以在任何 PDF 編輯器中開啟、變更並另存為看起來與原始版本相同的新版本。報價單上的價格可以更改。合約中的條款可以修改。報告中的名稱和數字可以更改。如果文件沒有任何保護，就沒有任何跡象表明某人正在閱讀的版本已被篡改。
這不是理論上的風險——經過修改的 PDF 文件已被用於發票詐欺、合約糾紛和投標操縱。這種修改通常是肉眼無法察覺的。
透過 PDF Tools 安全工具套用編輯限制並不會使修改變得不可能，但它可以防止隨意更改並發出文件受控制的訊號。對於完整性很重要的文件（合約、發票、官方報告），這種保護值得作為預設添加。
5。任何有權存取該儲存的人都可以存取儲存的檔案
儲存在共用磁碟機、電子郵件伺服器、雲端儲存或備份系統上的 PDF 可供擁有該儲存權限的每個人存取 - 這通常是比您預期的更廣泛的群體。 IT 管理員、系統管理員以及任何對儲存基礎架構擁有較高存取權限的人都可以讀取未受保護的檔案。
如果儲存系統遭到破壞（雲端服務外洩、共享磁碟機遭到勒索軟體攻擊、筆記型電腦被竊），則解鎖的 PDF 可供任何獲得存取權限的人立即讀取。相比之下，受密码保护的 PDF 需要密码才能打开，无论它是如何获得的。
對於將長期儲存的文件（合約、人力資源文件、財務記錄），在歸檔之前應用密碼保護會增加一層安全性，無論儲存系統發生什麼情況，該安全性都將持續存在。
安全性不必太複雜
大多數這些風險可以透過一項簡單的操作來解決：在共用或儲存敏感 PDF 之前新增密碼。只需不到一分鐘的時間，無論文件走到哪裡，保護都會隨之而來。
WukongPDF 位於 www.wukongpdf.com 的 Protect PDF 工具可讓您一步新增密碼保護和設定權限 — 上傳檔案、設定密碼、下載安全版本。使其成為任何包含值得保護的資訊的文件的標準工作流程的一部分。