大多數 PDF 不需要密碼。一份時事通訊、一份產品手冊、一份公開報告——鎖定這些只會無緣無故地產生摩擦。但有些文件確實需要保護，了解哪些情況需要保護可以幫助您避免過度保護所有內容或讓敏感文件處於開放狀態。以下五次是使用密碼保護 PDF 的正確選擇。
1。該文件包含個人或財務資訊
報稅表、銀行對帳單、薪資資訊、醫療記錄、護照掃描件——任何包含可用於身分盜竊或財務詐欺的資料的 PDF 都應該有密碼，然後再發送到電子郵件附件或雲端儲存連結。
預設情況下，電子郵件並不安全。如果郵件被轉發給錯誤的人，或者收件匣被洩露，則不受保護的 PDF 可以立即讀取。 Protect PDF 密碼意味著如果沒有密鑰，文件將毫無用處 - 即使它最終出現在不應該出現的地方。
2。您正在共享合約或法律文件
合約、保密協議、協議和法律文件通常包含有關各方之間敏感的條款。在沒有任何保護的情況下發送它們意味著任何有權訪問電子郵件線程或文件存儲的人都可以閱讀完整的條款 - 包括非協議方的人。
在發送合約之前使用密碼保護合約也會向收件人發出信號，表明您認真對待文件安全——雖然是一件小事，但在專業環境中卻很重要。透過單獨的管道（簡訊而不是同一封電子郵件）共享密碼，以增加安全層。
3。文件將儲存在共享位置
共用磁碟機、團隊資料夾和雲端儲存很方便，但擁有該空間權限的每個人都可以存取它們，而該空間的範圍通常比預期的更廣泛。如果您將敏感文件放入共用資料夾中是因為這是最簡單的傳遞方式，那麼密碼會添加一層資料夾本身不提供的存取控制。
這通常會出現在人力資源文件、高階主管薪酬資料、與合併相關的文件以及組織內敏感但需要儲存在至少少數人可以存取的地方的任何其他文件中。
4。您想要阻止編輯或複製
PDF 密碼有兩種類型：控制誰可以查看該文件的開放密碼，以及控制他們可以使用該文件執行哪些操作的權限密碼。權限密碼可讓您限制列印、複製文字和編輯，而不會阻止某人開啟和閱讀文件。
這對於：
- 您不希望客戶編輯和重複使用的提案和報價
- 您正在分發但希望保持完整的報告或研究
- 應該填寫但結構不改變的模板
值得注意的是，權限限制並不是萬無一失的——有決心的用戶可以繞過它們——但它們可以阻止隨意濫用並讓你的意圖明確。
5。該文檔正在傳送給外部方
在團隊內部共享的文件具有一定的信任基礎——您知道誰可以存取以及他們大致會如何處理。發送到組織外部的文件則是另一回事。一旦文件離開您的電子郵件，您就無法控制它接下來會去哪裡。
預設情況下，發送給客戶、供應商、合作夥伴或外部聯絡人的任何敏感 PDF 都應受到密碼保護。這對收件人來說是一個小摩擦，但對您來說是一個有意義的保證。使用 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 Protect PDF 工具在發送前新增密碼 — 上傳檔案、設定密碼、下載安全版本。
簡單的決策規則
問問自己：如果這份文件最後落入壞人之手，會有什麼影響嗎？如果答案是肯定的，請加上密碼。如果它是面向公眾的文檔，沒有敏感內容，請跳過它。目標不是鎖定所有內容 - 而是保護真正需要它的檔案。