為什麼在 iPhone 上簽署 PDF 而不列印它很重要
傳統的文件簽名工作流程既浪費又緩慢。有人透過電子郵件向您發送 PDF。您下載它，將其列印在紙上，用筆在列印的頁面上簽名，將簽署的頁面掃描回數位文件，然後透過電子郵件發回。這個過程會消耗紙張、墨水，而本應 30 秒的數位操作至少需要 15 分鐘的時間。直接在 iPhone 上簽署 PDF 消除了工作流程中的每個實體步驟。該文件從接收到返回始終保持數位化，並且簽名過程只需不到一分鐘。
您在 iPhone 上建立的簽名會透過 iCloud 自動同步到您的 iPad 和 Mac。
手寫筆在玻璃螢幕上產生的簽名線比指尖更自然。
除了節省時間和資源之外，iPhone 上的數位簽章還提供了更清晰、更專業的結果。掃描回 PDF 的紙筆簽名通常帶有掃描器偽影，頁面上的光線不均勻，並且簽名周圍有空白紙張背景。 iPhone 上的Sign PDF工具可將乾淨的簽名影像直接放置在具有透明背景的文件頁面上，產生的結果看起來是專業執行的，而不是倉促即興創作的。
近年來，數位應用程式簽名的法律有效性顯著提高。根據美國的 ESIGN 法案和歐盟的 eIDAS 等法律，電子簽名在大多數司法管轄區對大多數文件類型具有法律約束力。對於絕大多數個人和商業文檔，透過 iPhone 簽名工具應用的簽名與紙筆簽名具有相同的法律效力。
使用 iPhone 標記工具簽署 PDF，無需任何額外的應用程式
iPhone 的標記功能包含內建簽名工具，可從「文件」應用程式、「郵件」應用程式以及開啟 PDF 後出現標記介面的任何位置進行存取。若要在「文件」應用程式中籤署 PDF，請開啟文檔，點擊螢幕頂部的「標記」圖標，點擊加號按鈕，然後選擇「簽名」。如果您之前已儲存過簽名，它會顯示為插入選項。如果您尚未儲存簽名，請點擊“新增或刪除簽名”，然後用手指在螢幕上繪製簽名。 iPhone 會保存簽名以供將來使用，因此您只需建立一次。
插入簽名後，您可以將其拖曳到文件上的正確位置，透過捏合調整其大小，並調整顏色。簽名顯示為半透明覆蓋層，您可以將其精確定位在簽名線上。點選「完成」儲存簽名的 PDF。預設情況下，簽章版本會覆寫「檔案」應用程式中的原始版本。若要保留未簽署的原件，請在套用簽章之前使用共用表儲存副本。
這種內建方法不需要安裝應用程序，不需要建立帳戶，也不需要網路連線。它在設備上完全離線工作。簽名影像儲存在裝置的安全區域中，並且不會上傳到任何雲端服務，除非您選擇透過 iCloud 同步。對於隱私敏感文檔，iOS 內建的PDF 工具 提供簽章功能，可將簽章資料保留在裝置上。
標記方法的限制在於，它將您的簽名影像放置在頁面上，而不是建立可加密驗證的數位簽章。對於大多數個人和商業文檔，圖像簽名就足夠了。對於需要對簽署者身分進行加密驗證或篡改檢測的文檔，需要支援基於憑證的簽章的專用數位簽章工具。
具有更高級簽名功能的第三方 iPhone 應用程式
多個適用於 iPhone 的第三方 PDF 應用程式提供的簽名功能超出了內建標記工具所提供的功能。適用於 iPhone 的 Adobe Acrobat Reader 支援基於影像的簽章和基於憑證的數位簽章。它還可以透過向其他人發送連結來請求簽名，追蹤未完成的簽名請求的狀態，並將簽名的文件儲存在可搜尋的存檔中。這些附加功能對於定期而不是偶爾處理簽名文件的使用者來說很重要。
Readdle 的 PDF Expert 在 iPhone 上提供了特別流暢的簽名工作流程。該應用程式會偵測 PDF 表單中的簽名字段，並自動將簽名固定到位，從而消除手動定位步驟。它還支援多個已儲存的簽名，這對於以不同身分（例如個人身分和專業身分）簽署文件的人非常有用，每種身分都有不同的簽名樣式。
WukongPDF 的基於瀏覽器的Sign PDF 工具可透過 Safari 在 iPhone 上運行，無需安裝應用程式即可提供簽名放置、調整大小和定位。該工具在記憶體中處理文檔，並且不會將您的簽名儲存在其伺服器上，因此適合在您控制的裝置上簽署敏感文檔。
確保您的 iPhone 應用程式簽名看起來專業
第一次嘗試時，在玻璃螢幕上用手指繪製的簽名很少看起來像筆在紙上簽名那麼自然。多種技術可以改善結果。使用觸控筆而不是指尖繪圖可以產生更平滑、更受控制的線條，因為觸控筆筆尖更小且更精確。與 iPhone 螢幕相容的廉價電容式手寫筆隨處可見，並且在簽名品質上產生了顯著差異。
如果您可以使用 Mac，則可以使用 Mac 的觸控板或相機建立簽名，並透過 iCloud 將其同步到您的 iPhone。在 Mac 上，開啟“預覽”，前往“標記”工具欄，然後選擇“管理簽名”。您可以用手指在觸控板上簽名，或者在一張白紙上簽名並將其舉到 Mac 的相機上。任何一種方法都會捕獲高品質簽名，該簽名會同步到您的 iPhone 並顯示在您所有裝置上的標記簽名清單中。
為了獲得最佳效果，請使用 Mac 相機方法建立一次簽名，該方法可捕獲具有自然線寬變化的真實筆在紙上簽名。然後，該簽名可透過 iCloud 同步在您的 iPhone 上使用，並產生與實體簽名文件沒有區別的結果。一次性設定只需兩分鐘，從那時起，您在 iPhone 上簽署的每份文件的外觀都會得到改善。
您的數位簽章的安全性應與您簽署的文件的敏感度相符。對於許可單、內部批准和非正式協議等常規文檔，您在 iPhone 標記工具中建立的簽名完全足夠。對於合約、契約和監管備案等具有法律意義的文件，請考慮基於證書的數位簽章是否提供文件重要性所保證的額外驗證和防篡改功能。
當您在 iPhone 上簽署 PDF 並將其發送回請求者時，您保留作為記錄的簽名 PDF 就是您簽署內容的證明。在發送之前，將簽署的 PDF 副本儲存到文件應用程式或雲端儲存中的專用簽章文件資料夾中。此做法會建立您簽署的文件的存檔，如果對您簽署的內容和時間出現疑問，您可以稍後參考該存檔。簽署文件的一致命名約定（包括文件名稱、簽名日期和您的姓名縮寫）使得可以透過任何這些條件搜尋存檔。
對於涉及多方按順序簽署相同文件的簽名工作流程，簽名順序對於法律有效性和文件完整性都很重要。第一個簽名者應簽署 PDF 並將其轉發給第二個簽名者，第二個簽名者簽名並轉發給第三個簽名者，依此類推。每個簽署者都應保存簽名時存在的文件副本。這種順序工作流程在每個步驟都有單獨的記錄保存，創建了一個清晰的簽名證據鏈，任何一方都可以在需要時重建。
如果您為簽名啟用了 iCloud 同步，那麼您在 iPhone 上建立的簽名也可以在您的 iPad 和 Mac 上使用。這種跨裝置可用性意味著您只需使用 Mac 觸控板或相機方法即可建立高品質簽名，並可在需要時隨時在 iPhone 上對 PDF 進行簽名。簽章會自動同步，並顯示在登入相同 Apple ID 的所有裝置上的標記簽名選擇器中。
對於除了完整簽名之外還需要姓名縮寫的文檔，例如需要在每頁上姓名縮寫並在最後一頁上簽名的合同，您可以在標記工具中為姓名縮寫創建單獨的簽名。建立完整簽名作為您儲存的主要簽名，然後建立僅包含您姓名縮寫的第二個簽名。兩者都顯示在簽名選擇器中，您可以為文件中的每個簽名位置插入適當的簽名選擇器。
數位簽章的環境效益不僅限於節省紙張。每個數位簽章的文件都消除了列印的碳足跡，其中包括紙張生產、墨水或碳粉消耗、印表機使用的電力，以及將簽名紙張轉換回數位形式的掃描能量。對於每年處理數百份簽名文件的組織來說，數位簽章所帶來的累積環境節約是可衡量且有意義的。
對簽名工作流程的這些小調整將 iPhone 從可以在技術上對 PDF 進行簽名的設備轉變為可以生成您自豪地發送的簽名 PDF 的設備，並且簽名在任何文件上看起來都真實而專業。