PDF 附件會出現在您的收件匣中，需要您的簽名才能將其發回。當整個交易發生在接收電子郵件的同一裝置上時，下載文件、將其列印在紙上、用筆簽名、掃描簽名頁以及透過電子郵件發回的傳統工作流程感覺慢得離譜。直接在電子郵件應用程式中簽署 PDF 會跳過每個實體步驟，並在同一線程中返回已簽名的文檔，通常在一分鐘之內。現在，桌面和行動裝置上的大多數電子郵件應用程式都包含內建標記工具，無需安裝單獨的Sign PDF應用程式即可實現此目的。
在桌面版 Gmail 簽署 PDF
當您在桌面瀏覽器上開啟 Gmail 中的 PDF 附件時，Google 會在頂部顯示文件預覽和工具列。點擊筆或編輯圖標，這會在 Google 內建註釋模式中開啟文件。從這裡，點擊圖像圖示或簽名工具以插入簽名。如果您以前從未使用過此功能，系統會提示您繪製或上傳簽名。使用滑鼠或觸控板繪製一次，Gmail 就會儲存它以供將來在同一帳戶上使用。
透過點擊文件應出現的位置來放置簽名區塊，然後拖曳角落以調整其大小。放置簽名後，您還可以新增文字註釋，例如簽名日期或簽名下方的列印姓名行。點擊“完成”，Gmail 將返回電子郵件撰寫窗口，並附有註釋的 PDF 作為回應。收到的電子郵件中的原始附件保持不變。簽名副本是僅存在於您的回覆執行緒中的新版本。此方法適用於任何需要在桌面瀏覽器上快速、免安裝簽署的PDF工具工作流程。
在 iPhone 和 iPad 上的 Apple Mail App 簽署 PDF
iOS 和 iPadOS 上的 Apple Mail 應用程式包含一個標記系統，無需離開電子郵件介面即可處理 PDF 簽名。開啟帶有 PDF 附件的電子郵件，然後點擊附件以開啟預覽。點擊預覽畫面右上角的標記圖標，它看起來像一個圓圈內的筆尖。標記工具列出現在螢幕底部。點擊加號圖示並從選單中選擇簽名。如果您之前儲存過簽名，它會顯示為選項。如果沒有，請使用手指或 iPad 上的 Apple Pencil 在簽名擷取畫面上繪製新簽名。
選擇或繪製簽名後，它會在 PDF 頁面上顯示為可移動、可調整大小的物件。將其拖曳至簽名行並捏合以調整其大小以適合空間。正確放置簽名後，點選「完成」。郵件應用程式會自動將簽署的 PDF 附加到新的回覆電子郵件中。在您手中已有的裝置上，從開啟附件到發送簽名回覆的整個過程通常需要不到 30 秒的時間。
在 Android 上的 Gmail 應用程式中籤署 PDF
在 Android 上，Gmail 應用程式透過類似的標記流程處理 PDF 簽章。開啟電子郵件，點擊 PDF 附件，然後尋找編輯或鋼筆圖示。如果 Gmail 未顯示直接編輯選項，請點選附件進行下載，然後點選共用圖示並從共用表格中選擇支援標記的應用程式。 Google Drive PDF 檢視器在大多數 Android 裝置上都包含註釋工具。點擊筆圖標，然後選擇繪圖工具，直接用手指或手寫筆在螢幕上簽名。
與 iOS 相比，Android 生態系統在裝置製造商之間的差異更大，因此三星手機、Google Pixel 和 OnePlus 裝置之間的確切選單標籤和圖示位置可能略有不同。如果您的特定電子郵件應用程式中沒有內建標記工具，則從 Play 商店安裝的 Google 雲端硬碟可在所有 Android 裝置上提供一致的註釋體驗。在雲端硬碟中開啟 PDF，點擊浮動操作按鈕，然後選擇「註釋」或「註釋」以存取繪圖和文字工具。
在桌面版和行動版 Outlook 中籤署 PDF
桌面版 Microsoft Outlook 在預設的 Windows PDF 檢視器中開啟 PDF 附件，該檢視器不包含註解工具。要在不離開 Outlook 的情況下進行簽名，您需要透過相容的應用程式進行路由。按一下附件，選擇“開啟”，當 PDF 在 Edge 中開啟時，透過點擊工具列中的“新增註解”按鈕來使用瀏覽器的內建註解工具。使用滑鼠或手寫筆直接在頁面上繪製簽名。儲存後，可以將附註解的 PDF 從「下載」資料夾拖曳到 Outlook 回覆視窗中，將其附加到回覆中。
iOS 和 Android 版 Outlook 與每個平台上的本機共用和標記系統整合。在 iPhone 上，當您預覽 PDF 附件時，共享表提供標記作為選項。在 Android 上，共享表列出了已安裝的 PDF 註釋應用程式。如果組織使用具有條件存取策略的 Microsoft 365，則該策略限制哪些應用程式可以開啟電子郵件附件，請在依賴第三方註釋應用程式簽署工作文件之前先諮詢 IT 人員。內建的平台工具通常可以滿足安全策略要求和簽章需求。
打造乾淨標誌性外觀的技巧
用手指或觸控板繪製的簽名很少看起來像筆在紙上的簽名那樣精美，但一些技術可以改善結果。將簽名繪製得比需要的大，然後將其縮小到最終尺寸。較大的繪圖可以消除手指或觸控板輸入的自然抖動，而尺寸的減少則可以隱藏小的不規則之處。如果有手寫筆，請使用手寫筆，即使是便宜的電容式手寫筆也能比指尖在觸控螢幕上繪製出更平滑的線條。
建立簽名的乾淨數位版本一次，並將其另存為圖像文件，您可以將其插入任何 PDF 中。用深色筆在空白白紙上簽下您的名字，在光線均勻且沒有陰影的情況下拍照，然後將其剪裁到簽名處。大多數電子郵件標記工具可讓您插入照片庫或相機膠卷中的影像。這種預先製作的簽名圖像每次都能產生一致、專業的結果，並且只需幾秒鐘即可完成。 WukongPDF等工具還支援從已儲存的影像插入簽名，對於每天簽署多個文件的使用者來說，這比重新繪製要快。
在電子郵件應用程式中簽署 PDF 時的安全注意事項
直接在電子郵件應用程式中簽署 PDF 很方便，但了解此方法與其他簽名類型之間的法律和安全差異也很重要。在電子郵件標記工具中以圖像形式繪製或插入的簽名是電子簽名，而不是數位簽名。電子簽名是您簽名意圖的直覺表示。數位簽章使用加密技術來驗證您的身分並偵測簽章後對文件所做的任何變更。
對於大多數日常文件（例如許可單、內部批准和非正式協議），透過電子郵件標記工具應用的電子簽名在法律上是足夠的並且實際上是適當的。對於涉及重大財務義務、監管合規性或潛在法律糾紛的合同，由受信任的證書頒發機構提供的證書支持的數位簽名可提供更強的法律地位和技術完整性驗證。
基於電子郵件的簽名也引發了隱私的考慮。帶註釋的 PDF 作為附件透過電子郵件系統傳輸。如果文件包含敏感的個人訊息，請考慮電子郵件系統是否在傳輸過程中提供足夠的加密。大多數現代電子郵件服務都使用 TLS 加密，可在附件在伺服器之間移動時保護附件。對於需要更強隱私保護的文檔，請使用專用的安全文檔簽署平台，而不是標準的電子郵件標記工具。
對於需要定期簽署的重複文件類型，可以透過在電子郵件標記工具中建立簽名範本來節省時間。在 iOS 上，標記簽名會以裝置儲存，並顯示在每個文件的簽名選單中。在 Gmail 上，簽名是按帳戶儲存的。乾淨的、預先儲存的簽名將整個過程減少到三個步驟：打開附件、放置簽名、發送回應。
如果文件需要來自不同各方的多個簽名，則基於電子郵件的方法可以擴展為簡單的工作流程。簽署您的部分，使用已簽署的 PDF 回覆所有部分，並要求下一個簽署者執行相同操作。每個回應都會在鏈中新增一個簽名。這種順序電子郵件工作流程適用於與兩個或三個簽署者達成的簡單協議，除了現有的電子郵件標記工具之外，不需要任何特殊軟體。
如果您經常使用手寫筆在平板電腦上簽署 PDF，請在標記工具設定中校準手寫筆壓力靈敏度（如果有）。啟用壓力敏感度的手寫筆可產生具有自然線寬變化的簽名，看起來更接近紙上的筆。在 iPad 上，Apple Pencil 壓力敏感度會在標記工具中自動可用。在 Android 平板電腦上，檢查系統首選項中的手寫筆設置，以確認繪圖和註釋應用程式已啟用壓力敏感度。
當文件設計在簽名區域周圍留有足夠的空白時，用於 PDF 簽名的電子郵件標記方法效果最佳。如果簽名行緊靠其他文字或頁面邊緣，則放置的簽名圖像可能會與周圍內容重疊或被頁邊距剪裁。在發送文件以供簽名之前，請將其打開並確認簽名欄各邊至少有半英寸的空白空間。