為何合併多個 PDF 是常見的 Mac 工作流程
Mac 使用者經常需要將多個 PDF 合併到一個文件中。求職者將履歷、求職信和作品集作為三個單獨的 PDF 發送，招聘經理希望將其作為一個文件進行審查。承包商每月以單獨的 PDF 形式提交發票，會計部門將其合併為季度報告。一名學生下載了一篇研究論文的多篇期刊文章，並希望將它們作為單一註釋的文檔進行閱讀。
設定 Automator 快速操作一次可以節省您以後執行的每次合併操作的時間。
快速縮圖滾動瀏覽合併的輸出可以發現最常見的排序和方向錯誤。
合併 PDF操作將兩個或多個單獨的 PDF 文件合併為一個文檔，其中所有來源文件的所有頁面均按您指定的順序排列。結果是一個可以作為一個文件而不是作為單獨文檔的集合來共享、列印、存檔或進一步編輯的單一 PDF。對於 Mac 用戶，此操作透過 Preview 和 Finder 內建於作業系統中，無需購買或安裝額外的軟體。
除了簡單的串聯之外，Mac 用戶通常還需要對合併過程進行更多控制。您可能需要將一個 PDF 中的頁面插入到另一個 PDF 的中間，而不是將它們附加到最後。您可能需要合併多個來源文件中的特定頁面範圍，而不是合併每個文件中的每個頁面。您可能需要合併的輸出來保留每個來源文件中的書籤、連結和表單欄位。不同的 Mac 工具支援不同層級的合併複雜程度，為作業選擇正確的工具決定了合併是一鍵操作還是多步驟手動流程。
使用預覽合併PDF：無需額外軟體內建的Mac方法
Preview 是每台 Mac 隨附的預設 PDF 和影像檢視器，可透過簡單的拖放操作合併 PDF。在「預覽」中開啟第一個 PDF，然後從「檢視」功能表中開啟「縮圖」側邊欄以查看垂直的頁面縮圖條。將第二個 PDF 從 Finder 拖曳到縮圖側欄中您希望其頁面顯示的位置。拖曳文件中的頁面會插入到放置位置，預覽會使用組合頁面集更新文件。儲存產生的文檔，合併完成。
這種拖放方法適用於任意數量的 PDF。您可以將十個檔案拖曳到縮圖側欄中，並透過在側欄中向上或向下拖曳各個縮圖來排列它們的頁面。安排的靈活性使預覽適合大多數日常合併任務，合併收據，合併掃描的頁面，從多個章節文件組裝報告，而無需打開任何其他應用程式。
預覽對於某些工作流程有重要的限制。它會合併每個拖曳的 PDF 中的所有頁面，並且在合併期間不提供頁面範圍選擇選項。如果您只需要包含 20 頁 PDF 中的第 3 頁到第 7 頁，則必須先將這些頁面提取到單獨的文件中，或合併整個 PDF，然後從合併結果中刪除不需要的頁面。預覽也不保留來源 PDF 中的書籤、內部連結或表單欄位。對於這些元素必須保留到合併輸出中的合併任務，需要更強大的工具。
Mac PDF生態系統免費提供此內建功能，讓每個 Mac 使用者都可以使用基本的 PDF 合併功能，而無需搜尋第三方軟體。對於大多數個人和小型企業的PDF合併需求，Preview的功能已經足夠，並且節省了購買專用PDF軟體的時間和費用。
在 Mac 上使用 Automator 和第三方工具進行高級 PDF 合併
Mac Automator 是另一個內建工具，可建立只需單擊一次即可運行的合併工作流程。建立新的 Automator 工作流程，新增「合併 PDF 頁面」操作，配置頁面順序和輸出設置，並將工作流程儲存為 Finder 快速操作。儲存後，您可以在 Finder 中右鍵單擊任意選擇的 PDF 文件，從“服務”選單中選擇“快速操作”，Automator 會按照選取的順序將它們合併為單一 PDF。對於頻繁的合併操作，此方法比預覽更快，因為它消除了打開預覽、排列縮圖和保存的步驟。
對於必須處理複雜場景的合併，包括插入每個來源的特定頁面範圍、保留書籤和鏈接，或合併頁面大小和方向衝突的 PDF，第三方PDF 工具 提供的功能超出了內建 Mac 工具的功能。 PDF Expert、PDFpen 和 Adobe Acrobat for Mac 皆支援選擇性頁面範圍合併並保留來源文件中的互動元素。這些工具之間的選擇取決於您已經可以存取哪一個以及您的工作流程需要哪些特定合併功能。
WukongPDF 的基於瀏覽器的合併工具可透過 Safari、Chrome 或任何其他瀏覽器在 Mac 上運作。依照您希望合併的順序上傳 PDF，可以選擇透過拖放重新排序來調整頁面順序，然後下載合併的結果。該工具可正確處理混合頁面大小和方向，並保留來源文件中的內部連結和書籤，從而解決預覽版的主要限制，而無需安裝軟體。
處理常見的 Mac PDF 合併問題
當來源 PDF 具有不同的頁面大小時，Mac 上常見的合併問題就會發生。將信紙大小的文件與 A4 文件合併，或在同一合併中混合縱向和橫向頁面，會導致某些頁面相對於其他頁面顯得太大或太小。預覽透過將每個頁面保持其原始大小來處理混合頁面大小，這意味著當查看者在不同尺寸的頁面之間移動時，合併的 PDF 滾動不一致。如果合併的文件需要所有頁面採用統一尺寸，請使用在合併過程中提供頁面尺寸標準化的工具，而不是與預覽合併，然後嘗試修復不一致的頁面尺寸。
另一個問題涉及受密碼保護的來源 PDF。在開啟受密碼保護的 PDF 並輸入密碼之前，「預覽」無法合併該 PDF，即使輸入密碼後，「預覽」也可能不允許將受保護文件中的頁面拖曳到另一個 PDF 中。在嘗試合併來源檔案之前，請刪除來源檔案的密碼保護，或使用支援合併受密碼保護的 PDF 的合併工具，方法是在合併作業期間提示輸入密碼。
對於涉及數十個原始檔案（總共數百頁）的大型合併操作，預覽的效能可能會顯著降低。必須先渲染每個頁面縮圖，然後才能排列頁面，最後的儲存操作會將整個合併文件一次寫入磁碟。在這些情況下，專用合併工具或命令列方法（例如使用 Mac 上的內建 Python 腳本功能）可以更快地處理合併，並且記憶體壓力更小。
對於經常合併 PDF 作為重複工作流程一部分的使用者來說，投入時間設定 Automator 快速操作或儲存的工作流程會獲得數倍的回報。一次性設定 10 分鐘可節省此後每次合併操作 30 秒的時間。如果您每週合併 PDF 五次，則設定將在一個月內收回成本，並繼續無限期地節省時間。 Automator 方法特別有價值，因為它直接整合到 Finder 右鍵選單中，讓您可以從瀏覽文件的任何位置進行合併操作。
合併將作為單一文件提交給需要特定頁面順序的收件者的 PDF 時，請新增封面頁作為合併輸出的第一頁。包含文件標題、日期、來源文件清單和總頁數的封面為收件者提供有關合併文件包含的內容及其組合方式的即時上下文。在任何文字編輯器中建立一個簡單的封面頁都需要兩分鐘，並增加了收件者註意到和欣賞的專業風格。
合併後，執行快速品質檢查，只需不到一分鐘的時間。以縮圖大小從頭到尾捲動合併的 PDF，尋找遺失、重複、順序混亂或方向不正確的頁面。此視覺掃描可擷取當來源檔案具有意外頁面計數、拖放重新排序出錯或來源檔案的頁面方向與您預期不同時發生的最常見合併錯誤。捕獲這些錯誤的時間是在合併之後、與任何人共用文件之前。
在合併之前組織原始檔案可以減少出錯的可能性。將所有要合併的 PDF 放在一個資料夾中。使用指示所需合併順序的數字前綴重命名它們：01-Cover.pdf、02-Report.pdf、03-Appendix.pdf。當您選擇所有檔案並合併時，數字前綴可確保正確的排序，而不管原始檔案名稱的字母順序為何。當合併許多文件或可能對各個來源文件的更新版本重複合併操作時，此準備步驟尤其有價值。
對於最苛刻的合併場景，例如將數百個 PDF 合併到一個存檔文件中，命令列提供了圖形工具的快速替代方案。 Mac 包含一個可以執行 PDF 操作腳本的 Python 安裝，並且可透過 Homebrew 安裝的免費 poppler-utils 軟體包提供了 pdfunite 命令，該命令可使用單一終端命令合併 PDF。雖然命令列對於偶爾使用的使用者來說不是正確的方法，但處理大規模 PDF 合併操作的 Mac 用戶經常會從學習這種方法中受益，這種方法可以在幾秒鐘內處理一個 PDF 資料夾，而不是圖形工具處理同一任務所需的幾分鐘。