為什麼在透過電子郵件發送 PDF 之前添加密碼是明智的預防措施
電子郵件不是安全的通訊管道。電子郵件在寄件者和收件者之間經過多個伺服器，在每一跳，郵件內容（包括任何附加的 PDF 檔案）都會被暫時存儲，並且伺服器管理員可能可以存取。在將 PDF 附加到電子郵件之前為其添加密碼可確保即使電子郵件被預期收件人以外的其他人攔截或訪問，文檔內容仍然受到保護。
透過電子郵件以外的其他管道傳達密碼是最重要的安全實踐。
PDF 工具使用的加密標準直接決定了文件對未經授權存取的抵抗力。
密碼保護對於包含個人資訊、財務資料、法律通訊或商業敏感內容的文件尤其重要。發送給會計師的報稅表、發送給客戶的合約或發送給醫生的醫療記錄都受益於密碼保護提供的附加安全層。密碼應透過與包含受保護 PDF 的電子郵件不同的管道傳達給收件人，例如透過電話、簡訊或發送到不同地址的單獨電子郵件。
透過密碼保護實現的PDF安全並非牢不可破，但它提供了強大的實際屏障，防止隨意的未經授權的存取。假設使用合理長度的強密碼，使用 AES-256 加密（現代 PDF 工具使用的標準）加密的受密碼保護的 PDF，使用當前的計算技術需要數十億年的時間才能破解。受密碼保護的 PDF 的實際安全性並非受加密強度的限制，而是受所選密碼的強度以及用於共享密碼的單獨通道的安全性的限制。
逐步：在發送電子郵件之前向 PDF 添加密碼
在大多數 PDF 工具中，在透過電子郵件發送 PDF 之前向 PDF 添加密碼保護大約需要 30 秒。在您首選的PDF密碼保護工具中開啟PDF。找到安全性或保護功能，該功能通常位於「檔案」、「工具」或「保護」功能表選項下。選擇新增密碼保護的選項，這將開啟一個對話框，您可以在其中輸入要使用的密碼。
大多數密碼保護工具提供兩個單獨的密碼：開放密碼和權限密碼。需要開啟密碼才能查看文件。權限密碼控制收件者在開啟文件後可以對文件執行哪些操作，例如是否可以列印文件、從中複製文字或編輯文件。對於電子郵件附件，開啟密碼可防止未經授權的存取。權限密碼提供了對授權收件者在開啟文件後可以對文件執行哪些操作的額外控制。
選擇收件人可以記住或從您將用於共享的單獨管道輕鬆檢索的密碼。類似於帶有數字的短語（例如收件人的郵遞區號與與文件主題相關的單字的組合）的密碼是實用的。避免使用收件人的姓名、出生日期或其他容易猜測的資訊作為唯一的密碼組成部分。輸入並確認密碼後，儲存受保護的 PDF。透過關閉並重新開啟檔案來驗證保護是否有效，該檔案應在顯示任何內容之前提示輸入密碼。
驗證保護後，將受保護的 PDF 附加到您的電子郵件中並發送。然後透過您選擇的單獨管道將密碼傳達給收件者。請勿將密碼包含在與受保護的 PDF 相同的電子郵件中，因為這完全違反了密碼保護的目的。單獨的通訊管道可確保有權存取電子郵件的人仍無法開啟附件。
選擇在不同裝置上對 PDF 進行密碼保護的工具
在 Windows 電腦上，Adobe Acrobat Reader 可以為 PDF 新增密碼保護，就像 Microsoft Print to PDF 與目標 PDF 編輯器結合使用時一樣。大多數適用於 Windows 的第三方 PDF 工具也包含密碼保護功能。內建選項因 Windows 版本而異，因此在安裝其他軟體之前請檢查您的特定版本支援哪些內容。
在 Mac 上，內建預覽應用程式不支援新增密碼保護，但 ColorSync Utility 和一些免費的第三方 Mac PDF 工具支援。 PDF Expert 和 PDFpen 的功能均提供密碼保護。對於偶爾使用的情況，可在本機處理 PDF 的基於瀏覽器的工具無需安裝任何軟體。
在 iPhone 和 Android 上，可透過 PDF 編輯應用程式提供密碼保護。 Apple 的內建工具不包括 PDF 密碼保護，因此需要第三方應用程式或基於瀏覽器的工具。在行動平台上的流程類似：在應用程式中開啟 PDF，選擇保護或安全選項，輸入並確認密碼，然後儲存受保護的版本。
WukongPDF 的PDF 安全 工具可在任何裝置上的任何瀏覽器中運行，無需安裝軟體即可為 PDF 添加 AES-256 密碼保護。上傳 PDF，輸入密碼，然後下載受保護的檔案。該工具在記憶體中處理文件，操作完成後不會將原始版本或受保護版本儲存在其伺服器上。
什麼是好的 PDF 密碼以及如何安全地分享
好的 PDF 密碼可以平衡安全性和實用性。由字母、數字和符號組成的 16 個字元的隨機字串非常安全，但對於通訊和接收者來說不切實際。由幾個不相關的單字和數字組成的密碼（例如顏色、動物和收件人知道的三位數的組合）更容易透過電話進行通訊並在第一次嘗試時正確輸入，同時仍為大多數文件保護方案提供足夠的安全性。
您用於共用密碼的方法應與包含受保護 PDF 的電子郵件分開。電話是理想的選擇，因為它可以透過語音辨識來確認接收者的身分。向收件人的已知電話號碼發送簡訊既方便又相當安全。具有端對端加密功能的訊息應用程式（例如 Signal 或 WhatsApp）也適合。避免透過發送受保護 PDF 的相同電子郵件帳戶、透過未加密的聊天應用程式或透過任何可能在密碼與其保護的文件一起被截獲的管道共享密碼。
多年來，PDF 密碼加密的強度已顯著提高，了解您的工具使用的加密等級有助於您做出明智的安全決策。支援 AES-256 加密的現代 PDF 工具提供符合目前加密標準的保護。僅支援 RC4 加密（一種較舊且較弱的演算法）的較舊工具或基本轉換器，對頑固的攻擊者提供的保護明顯較少。檢查 PDF 工具的文檔或安全性設置，以確認它所應用的加密標準。如果 AES-256 可用，請使用它。
收件者確認接收並開啟受保護的 PDF 後，如果文件在傳輸過程中不再需要受到保護，請考慮變更密碼或取消保護。收件者電子郵件收件匣或下載資料夾中受密碼保護的 PDF 可以防止隨意訪問，但每次收件者需要開啟文件時，密碼仍然是一個摩擦點。成功交付後取消保護可以恢復方便的訪問，同時文件在其旅程中最危險的階段（透過電子郵件伺服器在寄件者和收件者之間傳輸）受到保護。
對於與同一收件人的定期文件交換，例如向客戶提供的每週報告或向會計師提供的每月報表，請建立一致使用的共享密碼協議。收件人知道密碼，不需要每次都單獨通信，但密碼仍然可以在傳輸過程中保護每個單獨的文件。每季更改一次的共享密碼透過定期密碼輪換提供了安全性和便利性（不需要每次文件交換都需要單獨的密碼通訊）之間的平衡。
擁有正式資訊安全策略的組織應驗證其 PDF 密碼保護實務是否符合這些策略。某些策略需要特定的加密標準、最低密碼複雜性規則或核准的應用保護工具。使用個人 PDF 工具對包含業務敏感資訊的文件進行密碼保護可能會滿足保護文件的實際目標，但違反了使用經批准的企業工具的策略要求。在對商業文件的特定 PDF 保護方法進行標準化之前，請檢查您組織的策略。
當您從其他人收到受密碼保護的 PDF 時，確保密碼安全的責任就會轉移到您身上。將密碼儲存在密碼管理器中，而不是儲存在電子郵件收件匣中，因為它與受保護的 PDF 放在一起，並且違反了單獨通道通訊的目的。大多數密碼管理器允許您將註釋和文件附加到密碼條目，因此您可以將密碼條目連結到受保護的 PDF 文件以方便訪問，而不會影響文件與其密碼之間的安全隔離。
許多 PDF 工具還提供基於憑證的加密作為基於密碼的加密的替代方案。憑證加密使用數位憑證而不是密碼，這消除了密碼通訊問題，因為接收者已經擁有解密文件所需的憑證。基於憑證的安全性最初設定起來比較複雜，但可以為與相同收件者的重複文件交換提供更強的持續安全性。
在透過電子郵件發送敏感文件之前，多花幾分鐘時間來保護它們是一種習慣，一旦養成，就會像附加文件本身一樣自動，並且它提供的安心感與所涉及的微小努力不成比例。