為 PDF 建立數位簽章是一個一次性設定過程。在數十或數百個後續 PDF 中使用相同的簽名，而無需每次重新建立它，這使得數位簽名對於業務工作流程變得實用。簽名，無論是基於憑證的數位簽名還是儲存的手寫簽名影像，都會儲存為您從清單中選擇的可重複使用標識，而不是為每個文件從頭開始重建。
重複使用簽名的方法取決於您是使用提供加密完整性保證的基於憑證的數位簽名，還是使用提供不帶加密綁定的可視標記的電子簽名影像。兩者都可以儲存和重複使用，但兩種類型的儲存機制和可移植性有所不同。
WukongPDF 的簽署 PDF 工具支援儲存的簽名，您可以在單一會話中將其應用於多個文件。上傳簽名一次後，只需單擊即可將其套用到每個後續文件。
在 Adobe Acrobat Pro 中儲存並重複使用簽章
Acrobat Pro 將數位 ID 儲存在系統級憑證儲存或加密檔案中。若要建立可重複使用的數位身分證，請開啟 Acrobat Pro，依序前往“編輯”、“首選項”，然後選擇“簽章”。在「身分和可信任證書」下，按一下「更多」。在「數位身分證設定」對話方塊中，按一下「新增 ID」並選擇「我現在要建立的新數位身分證」。按照提示輸入您的姓名和聯絡資訊。如果您希望其他 Windows 應用程式存取 ID，請選擇將 ID 儲存在 Windows 憑證儲存中；如果您打算匯出 ID 在其他電腦上使用，請選擇 PKCS#12 檔案。
建立數位身分證後，每次您簽署 PDF 時，它都會出現在「簽名」對話方塊中。從「簽名」下拉清單中選擇 ID，輸入密碼，然後按一下「簽名」。使用儲存的憑證應用程式簽署。第一次創建數位身分證大約需要兩分鐘。隨後的每次簽名都需要不到 30 秒的時間。匯出的 PKCS#12 檔案（副檔名為 .pfx 或 .p12）可以匯入到另一台電腦上的 Acrobat Pro 或相容的第三方 PDF 簽章工具中。
對於沒有憑證的電子簽名，Acrobat Pro 會將手寫簽名圖片或鍵入的簽名樣式儲存為「填寫並簽名」工具的一部分。繪製或上傳簽名圖像一次後，Acrobat 會記住它，並在您每次打開「填寫並簽名」工具時將其作為可重複使用的選項提供。這種儲存的簽章產生的電子標記沒有基於憑證的數位簽章的加密保證，但足以滿足大多數業務簽章需求。
使用雲端簽章服務進行跨裝置重複使用
基於雲端的PDF工作流程簽章服務將您的簽章設定檔儲存在其伺服器上，以便您可以從任何登入裝置存取。 DocuSign、Adobe Acrobat Sign 和 Dropbox Sign 等服務會維護一份簽名配置文件，其中包括您鍵入的姓名、手寫簽名圖像和數位憑證（如果您已上傳）。當您透過本服務簽署文件時，系統會自動套用您儲存的簽名。
在實踐中，雲端儲存方法解決了可移植性問題。無論您是在辦公室桌上型電腦、家用筆記型電腦或手機前，您的簽名都可用。權衡是簽名設定檔（包括任何數位憑證私鑰）儲存在服務的伺服器上。信譽良好的服務會使用只有您知道的密碼來加密私鑰，這意味著如果沒有您的密碼，該服務將無法以您的身分簽署文件。對於每天需要多個簽署者簽署數百份文件的組織來說，雲端簽名設定檔是標準方法，因為它們集中了身分管理並消除了每台電腦的簽名設定。
匯出和匯入數位憑證
如果您需要在多台電腦上使用相同的基於憑證的簽署 PDF 身份或與代表您簽署的同事共用該身份，請將數位身分證匯出為 PKCS#12 檔案。在 Acrobat Pro 中，前往“編輯”、“首選項”、“簽名”，點擊“更多身分”，選擇您的數位身分證，然後選擇“匯出”。使用強密碼儲存檔案。將檔案傳輸到目標計算機，打開 Acrobat Pro，轉到同一對話框，選擇“新增 ID”，然後選擇包含我的數字 ID 的檔案。導入 .pfx 檔案並輸入密碼。
對於從多個工作站進行簽名的專業人士（例如在辦公室和家裡工作的律師，或從桌上型電腦和筆記型電腦進行簽名的高階主管）來說，證書可移植性至關重要。匯出的證書文件應被視為敏感憑證。將其儲存在密碼管理器或加密 USB 磁碟機中，而不是儲存在未加密的電子郵件附件或雲端資料夾中。任何有權存取 .pfx 檔案及其密碼的人都可以將您的數位簽章套用至任何 PDF。
| 儲存方法 | 便攜性 | 簽名速度 |
|---|---|---|
| Acrobat Pro 儲存的身份 | 綁定到一台計算機 | 設定後點擊兩次即可簽名 |
| 雲端簽章服務簡介 | 任何已登入的設備 | 上傳後一鍵簽名 |
| 數位憑證檔案 (.pfx) | 便攜式文件，任何相容軟體 | 導入證書，然後簽名 |
管理不同角色的多個簽名
以不同身分簽署文件的專業人員（例如親自簽署個人合約和代表公司簽署業務協議）需要兩個單獨的簽名身分。建立一個用於個人身分的數位 ID，另一個用於公司角色的數位 ID。為每個 ID 指定一個描述性名稱，以便您可以輕鬆地從「簽名」下拉清單中選擇正確的 ID。意外地使用公司簽名簽署個人文件（反之亦然）會造成混亂，並且在受監管的情況下還會產生潛在的法律問題。
雲端簽名服務透過帳戶切換或工作區設定檔處理多個角色。一個 DocuSign 使用者可以屬於多個帳戶，每個帳戶都有自己的簽名配置檔案和公司品牌。只需從帳戶選單中單擊即可在帳戶之間切換。這種分離是清晰的，可以防止跨角色簽章錯誤，當多個數位 ID 儲存在同一個本機憑證儲存中而沒有明確的標籤時，可能會出現跨角色簽章錯誤。
在多個 PDF 中重複使用數位簽章只需儲存一次簽章身分並從清單中選擇它以用於後續的每次簽章。設定儲存的數位 ID 或雲端簽名設定檔所需的五分鐘投資將在常規簽名的第一周內得到回報。對於每天簽署文件的專業人員來說，簽章重複使用將簽章從重複的設定任務轉變為一鍵確認步驟。
保護儲存的簽章身分免遭未經授權的使用
在大多數情況下，儲存的數位簽章（無論是在本機憑證儲存中還是在雲端設定檔中）都是必須受到保護的憑證。為數位身分證設定一個與您的電腦登入密碼和電子郵件密碼不同的強密碼。如果有人存取您未鎖定的計算機，則在不單獨輸入數字 ID 密碼的情況下，他們應該無法以您的身分簽署文件。在 Acrobat Pro 中，將數位 ID 配置為每次簽章工作階段都需要密碼，而不僅僅是初始建立。
當涉及文件工作流程時，對於基於雲端的簽章設定文件，請在服務帳戶上啟用多重身份驗證。儲存在服務伺服器上的簽章設定檔使用您的帳戶憑證進行加密，並且 MFA 新增了第二個驗證步驟，即使您的密碼遭到洩露，也可以防止簽章濫用。定期檢查登入您的雲端簽名帳戶的裝置列表，並撤銷您不再使用的任何裝置的存取權限。這些安全實踐保護儲存的簽名身份，就像保護任何其他合法簽名機構一樣。
跨批次文件自動簽章應用程式
對於重複傳送相同文件類型進行簽署的組織，Acrobat Pro 支援透過操作精靈進行批次數位簽章。建立一個操作，打開 PDF 資料夾，將指定的數位 ID 套用到每個 PDF，並將簽章副本儲存到輸出資料夾。該操作在無人值守的情況下運行，在手動簽署單一文件所需的時間內處理數百個文件。
雲端簽章服務提供用於自動簽章的 API 端點。腳本上傳 PDF、指定簽名者身分並接收傳回的簽名 PDF。該 API 整合到文件生成管道中，系統在其中產生 PDF、將其發送以供簽名，並在無需人工幹預的情況下歸檔簽名副本。對於自動發票產生或憑證授權等大批量場景，基於 API 的簽章是唯一實用的方法。自動化簽章應用程式將數位簽章從每個文件的手動步驟轉變為後台程序，從而實現手動處理無法處理的簽章量。
對於每週簽署多個 PDF 的任何人來說，可重複使用的數位簽章可以提高工作效率。設定需要五分鐘，隨後的每次簽名只需幾秒鐘，一年多來，累積節省的時間非常可觀。設定過程需要五分鐘。隨後的每個簽名都需要幾秒鐘。在一年多的定期簽章中，與為每個文件建立新簽章相比，節省的時間總計可恢復數小時的生產時間。儲存簽名方法是日常簽署文件的專業人員的標準做法。
儲存的數位簽章方法同樣適用於每週簽署一些客戶協議的獨立從業者，以及透過自動簽名管道處理數百份文件的企業團隊。五分鐘的初始設定投資將在簽名身分的整個生命週期內持續獲得回報。