工作電腦通常具有受限制的軟體安裝策略。未經 IT 批准，您無法下載 Adobe Acrobat Pro，無法執行安裝程序，也無法新增瀏覽器擴充功能。您仍然需要將受密碼保護的 PDF 發送給外部客戶或合作夥伴。問題是是否存在任何不需要安裝軟體或向 IT 部門請求例外的通往PDF 安全的路徑。
答案是肯定的，透過兩個主要管道：基於瀏覽器的線上 PDF 保護工具，完全在網路上運行，無需本地安裝，以及內建作業系統功能，可以透過列印到 PDF 對話方塊產生受密碼保護的 PDF。這兩種方法都不需要管理員權限或軟體安裝，並且都可以產生受任何現代 PDF 閱讀器都遵循的標準 AES 加密保護的 PDF。
WukongPDF 的保護 PDF 工具直接在瀏覽器中為 PDF 新增密碼保護。上傳文件，設定密碼，然後下載受保護的版本，而無需在工作電腦上安裝任何內容。
PDF 密碼保護如何在沒有本地軟體的情況下工作
PDF 密碼保護依賴 PDF 規範本身內建的加密演算法。當您在 PDF 上設定開啟密碼時，內容將使用 AES 加密，密碼將成為解密金鑰。在使用者輸入正確的密碼後，開啟檔案的 PDF 閱讀器會透明地處理解密。加密和密碼設定步驟可以在任何地方進行。在裝有 Acrobat Pro 的本機電腦上、透過線上工具或透過內建作業系統功能在 Web 伺服器上。無論在何處執行加密，產生的受保護 PDF 都是相同的。
實際上，基於瀏覽器的工具的關鍵安全考慮因素是未加密的 PDF 必須上傳到遠端伺服器進行處理。對於包含敏感資訊的文檔，此上傳步驟會帶來資料外洩風險，而本地安裝的軟體則不存在這種風險。信譽良好的線上 PDF 服務在隱私權政策中聲明了其資料處理實踐，並在處理後刪除上傳的文件。在將敏感工作文件上傳到任何線上服務之前，請先驗證該服務的資料保留和刪除策略是否符合您組織的資訊安全要求。
方法 1：基於瀏覽器的線上 PDF 保護工具
開啟 Web 瀏覽器並導航至線上 PDF 保護服務。透過將 PDF 拖曳到瀏覽器視窗或使用文件選擇器來上傳 PDF。在提供的欄位中輸入密碼。大多數服務還提供單獨的權限密碼，獨立於開啟密碼限制編輯、列印或複製。為了簡單保護，僅設定開啟密碼。點擊“保護”或“加密”，服務將處理該檔案。立即下載受保護的 PDF。
透過在 PDF 閱讀器中開啟受保護的 PDF 來測試它。讀者在顯示任何內容之前應提示輸入密碼。輸入您設定的密碼並確認文件正確開啟。如果沒有密碼，閱讀器應該顯示空白頁或密碼提示，具體取決於閱讀器。許多線上工具對免費處理的檔案大小設定了限制，通常為 25 到 100 MB。對於較大的文件，請先使用拆分工具拆分 PDF，單獨保護每個部分，或使用下面描述的列印到 PDF 方法。
方法 2：使用內建作業系統功能列印為 PDF
Windows 和 macOS 在任何應用程式的列印對話方塊中都包含 Microsoft 列印為 PDF 或另存為 PDF 選項。預設情況下，產生的 PDF 不受密碼保護，但列印路徑可以與其他內建工具結合使用以產生保護。在 Windows 上，Microsoft Print to PDF 印表機本身不支援密碼保護。解決方法是使用已安裝的 Microsoft Word（通常安裝在工作電腦上）。在 Word 中開啟 PDF，將其轉換為可編輯文檔，然後前往“文件”、“另存為”，選擇“PDF”，按一下“選項”，然後選取“使用密碼加密文檔”。
在 macOS 上，內建預覽應用程式可以匯出加密的 PDF。在“預覽”中開啟 PDF，前往“文件”，然後前往“匯出”。在匯出對話框中，選取加密複選框，輸入密碼並儲存。預覽版應用 128 位元 AES 加密。此功能可在每台 Mac 上使用，無需安裝任何其他軟體。對於沒有 Word 的 Windows 用戶，基於瀏覽器的方法是最可靠的免安裝選項。
方法 3：工作電話上的行動 PDF 掃描器應用程式
如果在工作電腦上安裝軟體受到限制，但工作手機允許安裝應用程序，則行動 PDF 掃描器或編輯器應用程式可以為 PDF 新增密碼保護。透過電子郵件或雲端儲存應用程式將 PDF 傳輸到手機。在支援密碼保護的 PDF 應用程式中開啟它，例如適用於行動裝置的 Adobe Acrobat Reader 或 Microsoft 365。應用密碼並保存受保護的副本。透過電子郵件或雲端儲存將受保護的 PDF 傳回工作電腦。
基於行動裝置的保護非常適合偶爾用於單一文件。它無法擴展到批量處理許多文件。行動應用程式方法還避免了將敏感文件上傳到線上服務的資料暴露問題，因為處理發生在手機而不是遠端伺服器上。對於鎖定的工作電腦上的高度機密文檔，行動電話解決方法提供了實用的保護路徑。
| 方法 | 需要安裝？ | 加密強度 |
|---|---|---|
| 線上PDF保護工具 | 否，在瀏覽器中運行 | 128 位元或 256 位元 AES，視服務 |
| 內建作業系統PDF印表機 | 否，已經安裝 | 各不相同，通常為 128 位元 AES |
| 行動 PDF 掃描器應用程式 | 應用程式安裝，無需管理員權限 | 128 位元 AES 典型值 |
受保護 PDF 的密碼最佳實踐
加密的強度取決於密碼。使用密碼 1234 的 256 位元 AES 加密 PDF 基本上不提供任何保護。使用至少 12 個字元混合大寫、小寫、數字和符號的密碼。透過與 PDF 本身不同的管道將密碼傳達給收件者。如果您透過電子郵件傳送受保護的 PDF，請透過簡訊、電話或具有不同主旨行的單獨電子郵件傳送密碼。這種分離確保攔截電子郵件的攻擊者不會同時擁有文件和金鑰。
請勿將密碼儲存在 PDF 檔案名稱或同一電子郵件的正文中。這些做法違背了密碼保護的目的。將密碼記錄在密碼管理器中，以便稍後與收件者共用並在需要時復原。透過基於瀏覽器的工具或內建作業系統功能，在鎖定的工作電腦上對 PDF 進行密碼保護只需幾分鐘。它提供的保護是真實的，工作流程正常運作不會觸發 IT 策略違規。
如果線上工具阻止您的 PDF 該怎麼辦
某些線上 PDF 保護工具會拒絕超過大小限制、包含可偵測的敏感內容模式或源自某些 IP 範圍的檔案。如果您的 PDF 被拒絕，請嘗試其他服務。底層加密技術是標準化的，因此任何信譽良好的服務的輸出在功能上都是相同的。如果多個服務拒絕該文件，則問題可能出在文件大小。使用免費的線上分割工具將 PDF 分割成更小的部分，單獨保護每個部分，並向收件者發送一組受保護的文件以及解鎖後合併這些文件的說明。雖然這增加了收件人的步驟，但它保留了在不安裝軟體的情況下對大型文件進行密碼保護的能力。
為了滿足鎖定電腦上的重複保護需求，請在瀏覽器中為可靠的線上 PDF 保護服務添加書籤。與具有最少文件的全新服務相比，已經運行多年並顯示明確的隱私權政策和明確的資料刪除時間表的服務是更安全的選擇。一項聲明上傳文件在處理後一小時內刪除的服務為大多數商業文件提供了合理的資料暴露視窗。
在 Chromebook 或公用電腦上加密 PDF
在大多數工具中，鎖定場景延伸至 Chromebook 和公共存取計算機，其中軟體安裝受到更多限制。在 Chromebook 上，基於瀏覽器的線上保護工具是主要選項。 ChromeOS 透過 Chrome 支援與任何作業系統相同的網路工具。將 PDF 上傳到線上服務，設定密碼，然後將受保護的版本下載到本機儲存或 Google Drive。
公共圖書館電腦增加了基於會話的帳戶的複雜性，其中桌面文件在註銷時被擦除。在線上保護 PDF 後，將輸出儲存到 USB 隨身碟或透過電子郵件發送給自己。不要在可能有鍵盤記錄器的公共電腦上輸入敏感密碼。將公共電腦 PDF 保護限制為沒有高度敏感內容的文件，因為環境會帶來任何線上工具都無法完全緩解的風險。基於瀏覽器的 PDF 保護工作流程為需要鎖定裝置上的文件安全性的使用者填補了特定空白，對於此用例，它提供了一個實用的解決方案，替代方案是發送不受保護的文件。
基於瀏覽器的 PDF 保護的便利性伴隨著選擇具有透明資料實踐的服務的責任。在上傳工作文件（即使是非敏感文件）之前，請檢查服務隱私政策的三個具體要點：上傳的文件保留多長時間、是否出於處理以外的任何目的訪問文件內容以及連接是否使用 HTTPS 加密。一小時內刪除檔案、不存取超出處理範圍的內容並使用 HTTPS 進行所有傳輸的服務符合鎖定電腦上商業文件保護的最低標準。