經過編輯的文字上的黑框是隱藏訊息的通用符號。它告訴讀者有些東西被刪除了。有時這是正確的訊息。其他時候，黑盒子會令人困惑或令人震驚。帶有隨機黑色矩形的財務報表暗示著醜聞。一份帶有黑色部分的法律文件會讓人懷疑所隱藏的內容。向公眾發布的帶有黑盒子的表格看起來就像是經過審查的政府文件。
用自訂標籤而不是黑框替換經過編輯的文本，將訊息從“此處隱藏了某些東西”更改為“此處隱藏了某些內容”。到「此資訊因特定原因而被刪除。」標籤傳達了編輯訊息的類別，這通常正是讀者需要知道的。
為什麼自訂密文標籤很重要
自訂密文標籤有三個用途。它們告訴讀者哪種資訊被刪除，例如「[社會安全號碼]」。或「[帳號]」。他們解釋了原因，例如「[出於隱私原因編輯]」或「[機密 - 律師工作產品]」。它們提供了一致的視覺處理，看起來是故意的而不是可疑的。每個修訂都標記為「[個人資訊]」的文件表明該修訂是為了隱私合規而係統地進行的，而不是選擇性地隱藏破壞性事實。
客製化標籤對於根據資訊自由法發布或在訴訟期間在發現過程中共享的文件尤其重要。接收者需要知道哪些類別的資訊被隱瞞，而不僅僅是隱瞞了某些資訊。標記為「[律師-委託人特權]」的修訂傳達預扣稅款的法律依據。黑盒子不傳達任何訊息，只是生產者不希望您閱讀下面的內容。
如何應用自訂密文標籤
WukongPDF 的編輯工具包含一個設定自訂覆蓋文字的選項。不要選擇黑框作為密文標記，而是選擇自訂文字。鍵入您想要顯示的標籤，例如「[已編輯]」或「[SSN]」。此工具會永久刪除底層內容，並將標籤文字放置在編輯區域上方的方塊中。
選擇在整個文件中保持一致的標籤格式。選擇文字顏色和背景顏色組合。淺灰色背景上的黑色文字可讀而不刺眼。黑底白字雖然傳統，但卻很鮮明。白色背景上的深紅色文字帶有細邊框，表示經過合法編輯。無論您選擇什麼組合，請始終如一地使用它。單一文件中的混合編輯風格看起來很草率，並且破壞了系統、仔細的資訊處理的資訊。
設計有效的密文標籤
標籤應足夠短，以適合密文框而不被切斷。類似「[根據隱私權政策編輯的個人識別資訊]」的標籤不適合單一名稱的狹窄編輯框。使用縮寫或短代碼進行狹窄的密文，使用較長的標籤進行更廣泛的密文。文件開頭的標準縮寫代碼清單可幫助讀者解碼標籤：SSN 等於社會安全號，ACN 等於帳號，DOB 等於出生日期。
標籤文字的字體大小應足夠小以適應但又足夠大以便閱讀。六到八點文本適用於狹窄的密文。九到十點適用於更廣泛的編輯。標籤應位於密文框的中央。當密文框寬度不同時，左對齊標籤看起來不對齊。 PDF Redaction工具應自動處理居中，但在最終確定之前驗證結果。
驗證自訂密文
應用自訂標籤修訂後，驗證原始內容是否確實消失。標籤應出現在原始文字的位置。選擇並複製密文周圍的區域。將其貼到文字編輯器中。貼上的文字應包含密文標籤，而不是原始隱藏文字。如果原始文字出現在複製的輸出中，則表示未正確套用密文。該標籤是作為註釋放置的，而不是作為永久內容替換。
在文件中搜尋經過編輯的術語。搜尋社會安全號碼不應傳回任何結果。如果搜尋找到經過編輯的文本，則表示編輯錯過了該實例。當文字以意外格式出現時，通常會發生這種情況，例如帶有與搜尋模式不同的破折號或空格。系統化的 PDF 安全驗證通過，逐一搜尋每個經過編輯的術語，在文件脫離您的控制之前發現這些疏忽。
針對定期公開發布文件的組織的實用密文標籤系統：建立標準密文代碼。政府機構使用 (b)(4) 等代碼來保護商業機密，使用 (b)(6) 來保護個人隱私。採用類似的程式碼系統展示了透明度，因為讀者知道相同的程式碼在整個文件和多個版本中具有相同的含義。
當編輯類似電子表格的資料時，其中一列包含多行中的相同類型的信息，諸如“[帳號]”之類的單一列寬標籤可以被編輯。比單獨標記每個細胞更乾淨。繪製一個覆蓋整個列的寬編輯矩形，應用一次標籤，讀者就會看到一個乾淨的統一標記，而不是四十個難以閱讀且看起來混亂的微小擁擠標籤。
對於將為不同受眾多次編輯的文件的實用工作流程：將原始未編輯文件保留為主文件，並從中建立特定於受眾的編輯版本。董事會收到一個版本，其中財務詳細資訊可見，但個人資訊已被編輯。公眾收到的版本包含經過編輯的財務資訊和個人資訊。內部稽核團隊收到完全未經編輯的原件。每個版本都是透過將一組不同的密文標記應用於主文件，然後保存副本來產生的。主文件保持乾淨。特定於受眾的版本可追溯到單一權威來源。這種方法是上市公司準備收益發布的標準做法，其中不同的利害關係人擁有不同的資訊存取權。
自訂密文標籤還具有重要的輔助功能。遇到黑盒子的螢幕閱讀器會宣布「圖形」。或者什麼也不說，讓使用者不知道資訊已被刪除。標記的密文大聲讀作「已密文：社會安全號碼」。或「已刪除：個人資訊」；為螢幕閱讀器使用者提供與視力正常的讀者閱讀標籤時相同的上下文。這是一個將基本合規性與真正包容性的文件準備分開的細節。建立經過編輯的文件以供公開分發時，請使用螢幕閱讀器驗證標籤以確認它們正確朗讀。
在法律和監管環境中編輯標籤的最後一個考慮因素是：標籤本身可能會受到挑戰。訴訟中的對方當事人可能會辯稱「律師-委託人特權」之類的標籤不符合法律規定。誇大了保護並要求法官審查基礎文件。在應用特權標籤之前，請與律師確認經過編輯的資料確實符合所聲稱的保護資格。錯誤標記的密文可能比沒有標籤更糟糕，因為它對隱藏內容進行了表示，而這些內容後來可能被證明是錯誤的。如有疑問，請使用「已編輯」等中性標籤。或「保留資訊」沒有說明內容被刪除的原因。