為什麼簡單地在敏感文本上繪製黑框不起作用
PDF 編輯中最常見和最危險的錯誤是在敏感文字上繪製黑色矩形並假設文字已隱藏。作為註釋繪製的黑框在視覺上位於文字頂部，但不會從 PDF 檔案中刪除文字。
任何收到 PDF 的人都可以選擇黑框後面的文本，複製它，將其貼到文本編輯器中，然後閱讀每一個被認為是經過編輯的單字。黑盒子提供了安全的假象，沒有任何實際的保護。
真正的密文會永久刪除文件中的內容，而註釋只是將其隱藏在彩色框後面。
當組織選擇錯誤的方法時，這兩種方法之間的差異會導致真正的資料外洩。
真正的PDF 密文 可永久刪除 PDF 文件中的敏感內容。密文工具從文件內容流中刪除文字字元並用實心填充替換它們。編輯後，敏感文字不存在於文件中的任何位置。它無法被選擇、複製、搜尋或恢復。視覺結果可能看起來類似黑盒註釋，但底層文件根本不同。
註釋和編輯之間的PDF安全性差異已經造成了真正的危害。政府機構不小心發布了帶有黑盒註釋而不是適當編輯的文件，從而暴露了機密資訊、個人資料和調查細節。新聞機構已經發布了帶有基於註釋的編輯的法庭文件，讀者很快就學會了透過複製和貼上文字來繞過這些編輯。對於處理敏感文件的任何人來說，了解隱藏文字和刪除文字之間的技術差異至關重要。
如何使用專業工具正確編輯 PDF
Adobe Acrobat Pro 包含一個專用的密文工具，可以永久刪除選取的內容。開啟 PDF 並從「工具」功能表中選擇「密文」工具。標記您要密文的文字或區域。標記區域帶有彩色輪廓。檢查所有標記的區域，以確認它們涵蓋了預期的內容，僅此而已。當您滿意後，按一下「應用」以執行密文。該工具會刪除標記的內容，用黑色或您選擇的顏色填滿該區域，然後儲存編輯的 PDF。
Acrobat 中的編輯過程還可以搜尋並編輯整個文件中的特定單字或模式。無需手動標記每次出現的姓名、電話號碼或帳號，而是使用查找和密文功能來查找所有實例並在一次操作中將它們標記為密文。這種基於搜尋的方法比手動標記更徹底，並且不太可能錯過您沒有仔細檢查的頁面上出現的內容。
套用密文後，Acrobat 會提示您以新檔案名稱儲存密文文件。切勿用編輯版本覆寫原始未編輯文件。保留原件作為記錄，並妥善保管，並僅共享經過編輯的副本。將原始版本和經過編輯的版本分開是法律、醫療和政府文件處理的標準做法。
WukongPDF 的PDF 隱私 工具包含一項編輯功能，可永久刪除 PDF 中的內容。上傳文檔，選擇要編輯的文字或區域，然後下載安全編輯的文件。基於瀏覽器的工具處理記憶體中的文件並應用真正的編輯，從文件中刪除內容，而不是基於註釋的隱藏，使內容可恢復。
編輯特定類型的敏感資訊
不同類型的敏感資訊需要不同的編輯方法。姓名和個人識別碼無論出現在何處都應進行編輯，包括頁首、頁尾、頁碼和嵌入的元資料。社會安全號碼、帳號和電話號碼遵循可預測的模式，基於搜尋的編輯可以自動找到這些模式。電子郵件地址和實體地址需要進行模式搜索，以考慮這些地址可以採用的各種格式。
PDF 中的財務資訊帶來了獨特的編輯挑戰。表中的數字可能需要編輯，同時保持表結構完整且其餘數字清晰可辨。財務報表中的銀行帳號、信用卡號碼和交易金額是常見的編輯目標。密文應覆蓋確切的數字，而不模糊為剩餘資料提供上下文的列標題或行標籤。
PDF 中的圖像也可能包含需要編輯的敏感資訊。一個人的照片可能需要遮擋臉部。掃描文件的頁邊空白處可能有需要刪除的手寫註解。圖像密文需要選擇要密文的圖像區域並將其替換為實心填充，就像文字密文一樣。已編輯的影像區域在檔案中永久變更且無法復原。
元資料編輯是一個經常被忽略的步驟。 PDF 檔案可以包含文件屬性，例如作者姓名、公司名稱、編輯歷史記錄和建立日期，即使所有可見文字都已編輯，這些屬性也可能會洩露敏感資訊。在文字和影像編輯後執行元資料刪除或文件清理步驟以清理文件屬性。這最後一步可確保 PDF 檔案的任何部分都不包含可復原的敏感資訊。
在共享前驗證密文是否正確完成
套用密文後，請在文件離開您的控制之前對其進行驗證。開啟已編輯的 PDF 並嘗試選擇已編輯區域中的文字。應該沒有什麼可以選擇的。嘗試從文件中複製文字並將其貼上到文字編輯器中。貼上的文字不應包含任何經過編輯的資訊。在文件中搜尋應已編輯的關鍵字。搜尋應該找不到結果。
檢查文件屬性中是否有應刪除的元資料。在大多數 PDF 檢視器中，「文件屬性」或「文件資訊」面板顯示作者、標題、主題和建立日期。
確認這些欄位不包含敏感資訊。某些 PDF 檢視器也會顯示修訂歷史記錄或編輯日誌。驗證此日誌不包含應用密文之前的密文內容片段。
如果文件的敏感度允許，請將經過編輯的 PDF 傳送給同事進行第二次審查。新的眼睛經常會發現原始審查者錯過的編輯失敗，因為他們知道文本所說的內容並看到了他們期望看到的內容。第二位審閱者應像預期接收者一樣處理文檔，試圖找到任何剩餘的敏感資訊。
編輯失敗的後果不僅僅是尷尬。 2023 年，一家大型律師事務所意外向聯邦法院提交了一份未經編輯的文件，該文件暴露了機密的客戶和解金額。該公司使用基本的 PDF 註釋工具在數字上畫了黑框，認為這些數字是隱藏的。接收者只需選擇框後面的文字並複製它，就可以顯示每一個被認為經過編輯的數字。法院因披露資訊而對該公司進行了製裁。發生這種類型的失敗是因為應用密文的人不理解註釋和密文之間的區別。
對於受 GDPR、CCPA 或 HIPAA 等資料保護法規約束的組織，適當的編輯不是可選的。這些法規要求在向未經授權的各方披露個人資料之前，將其從文件中永久刪除。黑盒註釋不能滿足此要求，因為個人資料保留在文件中並且可以恢復。對不當編輯的監管處罰可能很嚴厲，證明使用了正確的編輯工具和程序是合規性文件的重要組成部分。
編輯工作流程應包括最終驗證步驟，由第二個人獨立審查編輯文件。審閱者不應該看到未經編輯的原件，而應該像預期的接收者一樣接近該文檔，試圖找到任何剩餘的敏感資訊。這項獨立審查發現了原始編輯者錯過的編輯失敗，因為他們知道文件包含什麼內容並看到了他們期望看到的內容，而不是文件中實際留下的內容。
編輯也適用於文件的嵌入元資料。 PDF 可能包含有關其創建時間、創建者、使用的軟體以及進行了哪些編輯的資訊。即使所有可見內容都已正確編輯，此元資料也可能會洩漏敏感細節。在文字和圖像編輯後運行文件清理過程會刪除此元數據，並確保 PDF 文件本身不會透過其屬性洩漏資訊。 WukongPDF 的修訂工具包括元資料清理作為修訂工作流程的一部分。
您使用的密文工具應產生密文憑證或日誌，記錄密文內容和密文時間。該證書作為合規和審計目的的編輯過程的記錄。它應包括文件名稱、編輯日期和時間、編輯資訊的類型以及使用的方法。對於受到監管監督的組織來說，維護這些密文證書與正確執行密文同樣重要。
許多組織現在將修訂培訓作為其標準文件處理程序的一部分，認識到一次修訂失敗可能會導致監管處罰、聲譽損害或法律責任，其成本遠遠超過培訓每位處理敏感文件的員工的成本。關於註釋和真實密文之間差異的 15 分鐘培訓課程可以防止最常見和最具破壞性的密文錯誤。
最可靠的密文驗證方法是開啟密文 PDF 並嘗試使用收件人可能嘗試的相同技術來恢復密文內容。選擇所有文字並將其複製到文字編輯器中。在文件中搜尋應已編輯的關鍵字。如果密文框是基於註釋而不是真正的密文，請嘗試移動或刪除它們。如果這些測試中的任何一個恢復了敏感內容，則表示未正確執行密文，必須使用適當的密文工具重做。