PDF 密文的意思及其在 Windows 上的重要性
PDF 編輯 是從 PDF 文件中永久刪除敏感資訊。它與在文字上繪製黑框不同。作為註釋繪製的黑框在視覺上位於文字頂部，但不會將其從文件中刪除。
任何人都可以選擇框後面的文本，複製並閱讀。真正的密文會完全刪除 PDF 中的敏感內容。編輯後，刪除的資訊無法從檔案中復原、搜尋或提取。
真正的密文會永久刪除 PDF 文件中的內容，這與僅在視覺上隱藏內容的註釋不同。
在應用修訂之前的最終審查是防止修訂失敗的最後一道防線。
註釋和編輯之間的PDF安全性差異已經造成了真正的危害。政府機構已經發布了帶有基於註釋的編輯的文件，讀者可以透過複製和貼上文字來繞過這些編輯。律師事務所已向法庭文件提交了黑盒子註釋，對方律師立即提取了這些註釋。對於在 Windows 上處理敏感 PDF 的任何人來說，了解隱藏文字和刪除文字之間的差異至關重要。
法律、醫療、金融和政府環境中的PDF隱私要求真正的編輯，而不是表面覆蓋。包括針對醫療記錄的 HIPAA、針對個人資料的 GDPR 以及針對歸檔文件的法院規則等法規都要求在披露之前永久刪除敏感資訊。為了滿足這些要求，在 Windows 上使用適當的編輯工具並不是可選的。
Windows 用戶可以使用多種編輯工具，從具有全面編輯功能的專業應用程式到適合偶爾使用的免費工具。選擇正確的工具取決於您編輯文件的頻率以及所需的安全保證等級。
如何在 Windows 上使用 Adobe Acrobat Pro 正確編輯 PDF
Adobe Acrobat Pro 包含 Windows 上最完整的修訂工具集。開啟 PDF 並從「工具」功能表中選擇「密文」工具。將出現密文工具欄，其中包含用於標記文字和圖像以進行密文以及在標記後應用密文的選項。
標記您要編輯的文字。您可以使用遊標選擇文本，在頁面區域上繪製矩形，或搜尋特定單字或模式並標記所有出現的情況。標記的區域顯示為紅色輪廓。檢查每個標記的區域，以確認它涵蓋了預期的內容，僅此而已。
檢查完所有標記後，按一下「套用」以執行密文。 Acrobat 會從 PDF 永久刪除標記的內容，並以黑色或您選擇的顏色填滿這些區域。將編輯後的文件儲存在新文件名下。確保原始未編輯文件的安全性並僅分發經過編輯的副本。
Acrobat 還包括清理文件功能，可從 PDF 中刪除隱藏資料。在套用修訂以清理元資料、註解、文件附件和其他可能包含敏感資訊的隱藏內容後執行此命令。完全清理的 PDF 不包含頁面上可見內容之外的可恢復資料。
WukongPDF 的PDF 密文 工具提供基於瀏覽器的密文，可永久刪除 PDF 中的內容。上傳文檔，標記要編輯的區域，然後下載安全編輯的文件。基於瀏覽器的方法對於偶爾的編輯任務很方便，並且適用於任何 Windows 版本。
在 Windows 上使用免費的 PDF 編輯替代方案
PDF-XChange Editor 提供具有編輯功能的免費版本。開啟 PDF，從「保護」標籤中選擇「標記為密文」工具，然後標記要密文的文字或區域。應用密文永久刪除標記的內容。免費版本可處理最常見的編輯場景。
LibreOffice Draw 是免費 LibreOffice 套件的一部分，可開啟 PDF 並編輯內容。選擇並刪除敏感文本，將其替換為作為頁面永久部分繪製的黑色矩形。此方法真正從 PDF 中刪除文本，而不是覆蓋註釋。將編輯後的文件匯出為 PDF 以建立編輯版本。
對於跨大型文件的文字可搜尋密文，一些免費工具提供基於模式的搜尋和密文。
指定社會安全號碼、信用卡號碼、電話號碼或電子郵件地址的模式，該工具會尋找並標記所有符合的實例以進行密文。這種自動化方法比手動搜尋每個事件更快、更徹底。
使用任何密文工具後，透過嘗試選擇密文區域中的文字來驗證密文是否有效。應該沒有什麼可以選擇的。複製文件中的所有文字並將其貼上到記事本或其他文字編輯器中。貼上的文字不應包含任何經過編輯的資訊。在文件中搜尋應已編輯的關鍵字。搜尋應該找不到結果。
Windows 上要避免的常見編輯錯誤
使用註釋繪圖工具而不是編輯工具是最常見和最危險的錯誤。使用註釋或繪圖工具繪製黑色矩形會在文字上放置視覺覆蓋物，但不會刪除。請務必使用專門標記為“Redact”或“Redaction”的工具。如果您不確定工具是否提供真正的密文，請將其套用至測試文件並嘗試還原密文內容。
僅編輯可見頁面內容而忽略文件元資料是另一個常見錯誤。 PDF 包含文件屬性，包括作者姓名、建立日期和編輯歷史記錄。此元資料可能包含可見內容被編輯後保留的敏感資訊。文字和影像編輯後運行元資料清理或清理步驟。
忘記編輯頁首、頁尾和頁邊距中的內容通常會導致敏感資訊暴露。出現在每頁頁首或頁腳的姓名、帳號和其他識別碼很容易被忽視，因為讀者的注意力集中在正文內容上。捲動瀏覽已編輯文件的每一頁，並特別檢查頁邊距、頁首和頁尾是否有未編輯的資訊。
在不先逐頁審查的情況下應用修訂可能會導致修訂過多或過少。標記整個文件中的所有修訂內容，然後在應用之前單獨查看每個頁面。這個兩階段的過程，即標記、審查、然後應用，可以發現標記錯誤，這些錯誤在應用後將是不可逆轉的。
編輯 PDF 後，在另一台電腦或不同的 PDF 檢視器中開啟編輯的文件，以驗證編輯是否已完成。如果密文是基於註釋而不是真正的內容刪除，則在建立它的電腦上正確開啟的密文 PDF 在其他系統上開啟時可能會顯示密文內容。跨裝置驗證捕獲了這種故障模式。
由專業修訂工具產生的修訂日誌或證書記錄了修訂內容、修訂時間和修訂者。此日誌用作合規性目的的審計追蹤。對於受監管的文件，請保留修訂證書和修訂文件，以證明修訂是由授權人員正確執行的。
應謹慎使用編輯工具。每次修訂都是永久性的。已套用的密文無法撤銷。在按一下「套用」之前，請檢查每個頁面上的每個標記區域。確認僅標記了預期的內容。確認所有敏感內容均已標記。申請前的最後審查是發現錯誤的最後機會。
對於需要定期進行修訂的文件（例如始終需要刪除同一列客戶名稱的每月報告），請建立修訂範本或腳本。記錄編輯步驟，包括使用的任何搜尋模式。下次相同的文檔類型需要編輯時，請遵循記錄的程序以獲得一致和完整的結果。
專業編輯是一項透過實踐而發展的技能。前幾個修訂項目需要更長的時間，因為您正在學習工具並開發驗證過程。隨著時間的推移，您將開發出能夠產生可靠結果的高效工作流程。學習正確的編輯技術的投資可以得到回報，因為您確信您的編輯文件確實安全。
正確編輯所需的時間與文件長度和編輯目標數量有關。一份包含幾個名字的五頁文件需要編輯，需要幾分鐘的時間。一份包含數十種不同資料類型（包括姓名、地址、帳號和電話號碼）的一百頁文件需要編輯，需要幾個小時的時間。預留足夠的時間進行編輯，切勿在申請前匆忙進行最終審核。
處理敏感文件的組織應該為處理這些文件的每位員工提供修訂訓練。 30 分鐘的訓練課程涵蓋註釋和密文之間的區別、密文工具的正確使用以及驗證過程，以防止最常見的密文失敗。與編輯失敗的成本相比，訓練成本可以忽略不計。
編輯專案完成後，進行專案後審查以確定任何工作流程改進。哪些步驟花費的時間最多。哪些驗證方法發現了錯誤。哪些錯誤進入了最終審核。記錄這些經驗教訓可以改進下一個修訂項目，並隨著時間的推移降低出錯的風險。
在 Windows 上學到的編輯技能可以轉移到其他平台。無論您使用的是 Windows 應用程式、Mac 應用程式還是基於瀏覽器的工具，標記內容進行密文、在應用程式之前檢查標記、驗證輸出和清理元資料的概念都相同。在 Windows 上學習一次密文可以讓您做好在任何平台上正確密文的準備。
要養成的最重要的修訂習慣是應用修訂之前的最終審查。無論您如何仔細地標記內容，最終的逐頁審查都會發現稍微偏離目標的標記、遺漏的敏感文字以及錯誤標記的非敏感文字。此審查是防止編輯失敗的最後一道防線，值得花費時間。