掃描文件的頁邊空白處包含手寫註解。會議期間新增的評論、段落旁邊潦草的問題、連接相關點的箭頭。該文件正在準備分發，這些手寫筆記包含不應共享的內部討論。從掃描的 PDF 中編輯手寫筆記與編輯鍵入的文字根本不同。鍵入的文字會以字元儲存在 PDF 結構中。刪除它是一項數字操作。手寫筆記是頁面圖像的一部分。刪除它們是影像編輯操作。文字不作為數據存在。它僅以像素形式存在。
編輯手寫筆記需要在掃描影像上以數位方式繪製筆記，或對原始文件進行實體編輯並重新掃描。數位方法速度更快。物理方法更可靠，並且是產生適合法律或合規目的的可驗證編輯輸出的唯一方法。
手寫內容的PDF修訂是一項影像處理任務。這不是文字刪除任務。這些工具和技術與標準 PDF 編輯不同。
數位編輯：在手寫筆記上繪畫
在支援繪製不透明形狀的 PDF 編輯器中開啟掃描的 PDF。選擇矩形或自由形狀繪圖工具。將填滿色彩設定為黑色或與頁面背景相符的純色。畫出每張手寫筆記，將其完全覆蓋。該註釋現在隱藏在不透明形狀下方。此方法速度快，適用於任何手寫內容。但它有一個關鍵的限制：原始音符像素仍然存在於形狀下方的影像資料中。具有影像編輯技能的人可以透過刪除覆蓋層來恢復隱藏的內容。
PDF 安全 對數位繪畫的關注是它是視覺掩蓋，而不是真正的編輯。對於內部文件和低敏感內容是可以接受的。對於法律、合規性或高安全性文檔，這是不可接受的。對於這些，需要進行實體編輯，然後重新掃描。
實體編輯：可靠的方法
列印文件。使用黑色記號筆或不透明膠帶實體覆蓋列印頁面上的手寫筆記。確認註釋完全被遮蓋並且無法透過覆蓋物閱讀。將編輯過的頁面掃描回 PDF。產生的掃描僅顯示未編輯的內容，其中編輯的區域顯示為實心黑色區塊。沒有隱藏數據，因為原始筆記在編輯版本中從未被數位化。此方法產生真實的、可驗證的編輯。這是包含必須經過編輯的手寫註釋的法律和政府文件的標準。
PDF 編輯物理方法比數位繪畫慢，但產生的輸出可以被認證為正確編輯。對於編輯失敗會產生法律或合規後果的文檔，物理方法是正確的選擇。
驗證密文
編輯後，無論是數位方式或實體方式，都要驗證編輯內容。打開經過編輯的 PDF 並查看每一頁。確認所有手寫筆記都完全被遮擋。如果使用實體編輯，請將頁面靠近光源；如果使用數位編輯，則放大至高倍率。如果註釋的任何部分可見，則密文不完整。再次編輯並重新驗證。讓內容可讀的密文是失敗的密文。
手寫註釋的掃描 PDF 帶來了最困難的編輯挑戰。內容是頁面的實體部分。刪除它需要覆蓋它或對原件進行物理更改。選擇與內容的敏感度和分發環境的要求相符的方法。
建立用於審計目的的編輯日誌
出於法律或合規目的編輯手寫筆記時，請建立編輯日誌。日誌記錄每次修訂：頁碼、修訂內容的描述、原因和使用的方法。該日誌提供了審計跟踪，證明編輯是出於記錄的原因而故意執行的。
修訂日誌應與修訂文件一起儲存。如果日後對編輯內容提出質疑，日誌會提供理由。日誌條目可能為：第 3 頁，討論內部定價策略的手寫邊注，使用實體編輯和重新掃描將其編輯為機密業務資訊。 PDF 修訂 審核追蹤與修訂本身同樣重要。
數位編輯與實體編輯：選擇正確的方法
如果您保留原始內容，則數位編輯（用不透明形狀在筆記上繪畫）是快速且可逆的。適用於內部文件、草稿和低敏感度內容。實體編輯（覆蓋列印文件並重新掃描）速度較慢，但會產生可驗證的編輯輸出，沒有隱藏資料。法律備案、監管提交以及任何編輯失敗會產生嚴重後果的文件都需要它。
方法的選擇取決於兩個因素：編輯內容的敏感度和分發環境的要求。帶有經過編輯的內部評論的內部工作文件可以使用數位編輯。包含經過編輯的個人資訊的法庭文件必須使用實體編輯。應謹慎選擇PDF Redaction方法，而不是預設選擇。
掃描經過實體編輯的文件以獲得最佳結果
對列印文件進行實體編輯後，以 300 DPI 的灰階或黑白方式將其掃描回 PDF。編輯區域將顯示為實心黑色矩形。透過開啟掃描並檢查所有編輯區域是否全黑且沒有可見內容顯示來驗證掃描。將掃描的頁面放在光源下或放大至高倍率確認。
重新掃描品質會影響最終文件的可用性。對經過實體編輯的文件進行乾淨的 300 DPI 掃描，產生清晰、可讀且經過正確編輯的 PDF。實體編輯的掃描 PDF輸出是最終的編輯版本。將其與修訂日誌一起儲存以獲取完整的審計追蹤。