使用預設設置，跨 20 列和 500 行的 Excel 電子表格無法乾淨地列印為 Excel 到 PDF 格式。輸出跨越多個頁面，列在任意頁面邊界處被切斷，並且列印的佈局與螢幕上可見的精心組織的資料幾乎沒有相似之處。將特定行和列範圍匯出到 PDF 需要在執行匯出操作之前配置列印區域、縮放選項和頁面佈局設定。
控制 PDF 輸出中顯示的行和列就是向每個受眾呈現正確的資料子集。需要追蹤每筆交易的金融分析師需要可搜尋 PDF 中的所有 500 行。審查季度業績的董事會成員只需要在一個乾淨的頁面上顯示總計行和總計。當為每個發行版適當配置輸出範圍時，同一個電子表格可以有效地為兩個受眾提供服務。
WukongPDF 的PDF 匯出 工具接受 Excel 檔案並產生具有可設定列印範圍和佈局設定的輸出，從而精確控制最終文件中顯示的資料。
設定列印區域以定義輸出範圍
Excel 中的列印區域設定準確地定義了列印工作表或匯出為 PDF 時包含哪些儲存格。透過點選並拖曳所需區域來選擇要包含的儲存格範圍，例如 A1 到 G45。前往功能區上的頁面佈局標籤，按一下列印區域，然後選擇設定列印區域。 Excel 在選取的儲存格周圍繪製虛線邊框。將工作表匯出為 PDF 時，無論同一工作表上存在多少其他數據，只有該邊框內的儲存格出現在輸出中。
實際上，列印區域與工作簿保持一致。儲存並重新開啟檔案後，列印區域仍保持定義狀態並處於活動狀態。這種持久性意味著您可以為多張工作表設定列印區域，保存工作簿，並在幾週或幾個月後導出相同的範圍，而無需重新定義它們。對於每個週期導出相同資料範圍的循環報告，列印區域是一次性配置，可以無限期使用。
對於資料範圍隨每個新周期發生可預測變化的電子表格（例如每天新增行的交易日誌），請使用動態列印區域。 Excel 可以根據命名範圍定義列印區域，該區域會隨著資料的增加而自動擴展。使用 OFFSET 函數結合 COUNTA 來定義命名範圍以對非空白行進行計數，然後將列印區域設定為引用該命名範圍而不是固定單元格位址。
縮放輸出以適合目標頁數
「頁面佈局」下的 Excel 縮放選項可控制如何調整內容大小以適合 PDF 輸出頁面。 「縮放以適合」群組包括寬度和高度設置，用於確定輸出跨越多少頁。將寬度設為 1 頁，以強制所有欄位都在單一頁面寬度上，無論列印區域中存在多少欄位。將高度設為 1 頁以強制所有行都在單頁長度上。 1 頁寬度和設定為自動的高度的組合會產生恰好一頁寬和資料所需的頁高的輸出。
縮放以適合概覽報告很方便，但當列印區域包含許多列時，可能會使文字變得小得難以辨認。具有十五列的縮放範圍以適合單頁寬度，可以在六點或七點處顯示文本，縮放時在屏幕上清晰可見，但在紙張上打印時幾乎難以辨認。對於資料密集的工作表，將列印區域限制在最基本的列，而不是縮放過大的範圍。最重要欄位的八列子集以可讀尺寸列印，比以微觀尺寸列印的所有十五列更有效地進行交流。
實際上，隨著寬度和高度設定的調整，「縮放」欄位中顯示的縮放百分比會自動更新。手動縮放也可用，並且通常比自動選項產生更好的結果。手動設定 70% 會將所有內容縮小到原始大小的 70%，這可能足以在每個頁面上容納一個附加列，而不會使文字難以閱讀。
控制輸出中的分頁符
Excel 會根據紙張尺寸、邊距設定和縮放百分比自動插入分頁符號。這些自動分隔符號可以將一行資料拆分為兩頁，或將列標題行放置在一頁的底部，而其對應的資料則從下一頁開始。使用「檢視」標籤下的分頁符號預覽可以準確查看自動分頁符號將發生的位置，並將它們拖曳到更符合邏輯的位置，以將相關資料保持在一起。
在應出現節邊界的位置插入手動分頁符號。選擇新頁面應開始的行，前往頁面佈局、分隔符，然後選擇插入分頁符號。對於多節報告，請在每個節邊界處放置分頁符，以便每個節都從新頁面的頂部開始。手動分頁符號會覆寫這些位置的自動分頁符，從而精確控制分頁。
從實際角度來看，在文件工作流程中，對於標題行應在每個列印頁面頂部重複的電子表格，請使用頁面佈局下的列印標題設定。將“行在頂部重複”設定為包含列標題的行。指定的標題行列印在 PDF 輸出中每頁的頂部，確保第七頁上的資料與第一頁上的資料一樣清晰地標記。
使用配置的設定匯出為 PDF
配置列印區域、縮放、分頁符號和重複標題行後，匯出為 PDF。前往文件、匯出、建立 PDF/XPS 文件。在匯出對話方塊中，按一下「選項」按鈕以在產生輸出之前檢查所有設定。確認已選擇匯出活動工作表、尊重列印區域，並根據需要設定文件屬性和 PDF/A 合規性選項。
點擊“發布”並選擇 PDF 的檔案名稱和儲存位置。 Excel 使用所有配置的列印設定產生輸出。建立後立即開啟 PDF 並驗證三件事：輸出中出現正確的行和列、在將相關資料保持在一起的邏輯位置處出現分頁符號以及縮放產生的文字在正常檢視尺寸下仍然可讀。如果其中任何一項檢查失敗，請調整 Excel 中的對應設定並重新匯出。
將特定行和列範圍從 Excel 匯出為 PDF，可將龐大的多用途電子表格轉換為重點突出、適合受眾的文件。列印區域定義了所包含內容的範圍。縮放設定控制視覺呈現。其結果是 PDF 能夠以正確的詳細程度向每個收件人傳達正確的數據。
為 PDF 輸出新增頁首、頁尾和時間戳記
導出的 PDF 受益於為其包含的資料提供上下文的頁級資訊。透過「頁面佈局」標籤以及「頁首和頁尾」對話方塊在 Excel 中設定頁首和頁尾。將報告標題新增至頁眉，以便 PDF 的每一頁都標識其所屬的文件。以第 1 頁（共 N 頁）的格式將頁碼新增至頁腳，以便收件者可以確認他們已收到完整的文件。新增顯示匯出日期和時間的時間戳，以便收件人準確知道資料快照的拍攝時間。
從廣義上看，在文件工作流程中，對於按定期計劃分發的報告，時間戳尤為重要。週一早上匯出的 PDF 包含週五的收盤數據。時間戳將該資料貨幣傳達給接收者，而無需單獨的電子郵件或附註來解釋資料的提取時間。標準化所有定期報告的頁首和頁尾格式，以便收件人了解在哪裡可以找到他們收到的每個 PDF 上的文件標題、頁碼和時間戳記。
在 Excel 中配置的頁首和頁尾包含在 PDF 匯出中，並顯示在輸出的每一頁上。他們對原始資料轉儲進行了專業潤色，並提供收件人自信地使用文件所需的元資料。
處理超出實際 PDF 頁數的大型資料集
具有 5 萬行的電子表格，即使格式有效，也可能會產生數百個 PDF 頁面。在這種規模下，PDF 無法用於審閱。考慮收件人是否真正需要 PDF 而不是原始 Excel 文件。當出於合規性、法律或簡報原因必須以固定的、不可編輯的格式呈現資料時，PDF 是合適的選擇。當收件者需要過濾、排序或分析資料時，Excel 檔案是更好的格式。
對於必須以 PDF 形式交付的非常大的資料集，請將匯出拆分為多個邏輯部分。將摘要和總計匯出為一份 PDF。將每個部門或類別匯出為單獨的 PDF 文件，並命名以標識其內容。一組五個重點突出的二十頁 PDF 比一個讓收件人不知所措的一百頁 PDF 更有用。每個 PDF 都包含一個封面頁，解釋其中包含的資料子集以及如何取得 Excel 格式的完整資料集（如果需要）。