紙本表格在企業和政府中隨處可見。醫療登記表、工作申請、登記表、問捲和報稅表都是紙本文件，必須由專人手動填寫。將這些掃描的紙本表格轉換為可填寫的可填寫的 PDF 數位版本，可以消除手動資料輸入，減少轉錄錯誤，並透過自動資料收集實現電子提交。轉換過程包括以適當的解析度掃描紙本表格，將透明的可填寫欄位放置在掃描影像的頂部，以及配置這些欄位以接受正確的輸入類型。
結果是一個混合文檔。掃描的紙本表格提供視覺背景，包括表格標題、問題文字、徽標、說明文字和裝飾元素。透明的可填寫欄位涵蓋答案區域，顯示為互動式矩形，恰好位於受訪者在紙本版本上手寫的位置。數位受訪者鍵入而不是寫入，並且表單資料以結構化格式以電子方式捕獲，準備匯出到電子表格和資料庫。
WukongPDF 的影像到 PDF 和表單建置工具可從掃描的紙本文件建立可填寫的數位表單，並具有可直接在瀏覽器中使用的欄位放置和設定選項。
步驟 1：正確掃描紙本表格
掃描品質直接決定產生的可填寫數位表格的可用性。以 300 DPI 掃描將在螢幕上填寫的表格。此解析度擷取的文字足夠清晰，可以在標準縮放等級下閱讀，而不會產生不必要的大檔案。對於法律揭露、精細字體列印的術語或密集說明等部分文字非常小的表單，請將掃描解析度提高到 400 DPI 以提高易讀性。
以灰階掃描而不是純黑白掃描。灰階保留了微妙的陰影和背景色調，有助於區分不同的表單部分。指示必填欄位的淺陰影區域、表格部分中的交替行陰影以及灰色說明文字都受益於灰階擷取。黑白掃描會產生較小的文件，但會失去使用者賴以進行導航的視覺提示。彩色掃描會顯著增加檔案大小，但不會增加功能價值，除非原始表單將顏色用於功能目的（例如必填欄位的紅色突出顯示）。
如果您的掃描器產生單獨的影像檔案（例如 TIFF 或 JPEG）而不是合併的 PDF，請使用 Acrobat Pro 的合併文件功能、免費的線上影像到 PDF 轉換器或 Windows 和 macOS 中的內建影像到 PDF 工具將掃描的頁面合併到單一 PDF 文件中。驗證頁面順序是否正確，掃描過程中沒有跳過或重複頁面，以及在進行現場放置之前每個頁面的方向都是正面朝上。
步驟 2：準備用於現場放置的掃描 PDF
在 Acrobat Pro 中開啟掃描的 PDF 並檢查每個頁面的方向是否正確。掃描的頁面可能會旋轉 90 或 180 度，具體取決於紙張進入掃描器的物理方式。使用組織頁面工具單獨或批次旋轉任何方向不正確的頁面。表單欄位將與頁面方向對齊，因此在此階段修正旋轉可以防止稍後需要重新定位的未對齊欄位。
如果掃描的頁面在紙張周圍的掃描器床邊緣有過多的黑色邊框，請使用裁切工具將其裁切掉。乾淨的頁面邊緣使可填寫的表格看起來更專業，並消除視覺幹擾。如果由於紙張在掃描過程中輕微移動而導致掃描文字出現不均勻或傾斜，請使用增強掃描文件工具消除歪斜並拉直每個頁面，從而提高視覺品質和 OCR 準確性。
對掃描的 PDF 執行 OCR，在掃描影像後面新增不可見的文字圖層。雖然此文字圖層不直接用於表單欄位放置，但它使掃描的內容可搜索，並使準備表單工具能夠偵測文字標籤，從而幫助識別應放置欄位的位置。 OCR 步驟還可建立螢幕閱讀器可以使用的文字圖層，從而提高最終可填寫表單的可存取性。
步驟 3：在掃描影像上新增可填寫的表單欄位
準備好掃描的 PDF 並進行 OCR 處理後，請前往「工具」、「準備表單」。 Acrobat 掃描每個頁面並嘗試根據空白行、複選框方塊和簽名區塊等視覺模式偵測表單欄位位置。由於掃描表單缺乏數位表單所包含的內部結構標記，因此 Acrobat 的自動偵測可能不完整或可能完全錯過欄位。使用「準備表單」工具列中的手動欄位放置工具新增未偵測到的任何欄位。
將每個欄位精確地放置在掃描表上對應的答案區域上。拖曳欄位邊界以與表單上列印的行、框或空白區域對齊。根據預期輸入選擇適當的欄位類型。使用文字欄位來輸入無法預測答案的姓名、地址、日期和自由文字回應。使用複選框來回答是或否問題和多項選擇問題，其中每個選項都是獨立的。對於只允許一個答案的多項選擇題，請使用單選按鈕。對於存在五個以上選項的預定義選項列表，請使用下拉式選單。
根據每個欄位回答的問題為每個欄位分配一個唯一的描述性名稱，而不是像 Field1 或 Text2 這樣的通用標籤。 PatientFirstName、EmploymentStartDate 和 InsuranceProviderName 等名稱可讓匯出的表單資料可以立即在電子表格和資料庫中使用，而無需手動重新命名列。收集和匯出表單回應時，欄位名稱將成為列標題。
調整掃描背景的場外觀
放置在掃描背景上的表單欄位需要與乾淨的白色數位頁面上的欄位不同的視覺設定。將欄位填滿色彩設為透明或白色，以便掃描的表單文字和下面的線條在整個欄位中保持完全可見。如果您的表單使用者將使用的目標 PDF 閱讀器不支援透明度，請將填滿設為白色並測試下面的掃描內容是否仍然清晰。
設定文字欄位的字體大小，以符合原始紙本表單設計容納的手寫文字的大小，正文文字通常為 10 到 12 磅，部分標題（如果可填寫）則稍大一些。選擇一種乾淨、通用的字體，例如 Arial 或 Helvetica，可以在所有 PDF 閱讀器和作業系統上一致地呈現。避免使用使用者係統上可能不可用的裝飾性或不尋常的字體。
在每個欄位中新增描述性工具提示。當使用者將遊標移到欄位上時，工具提示文字將顯示為懸停彈出窗口，並由螢幕閱讀器朗讀。掃描表格上視覺標記為「姓名」的欄位應有一個工具提示，例如「輸入政府簽發的身份證件上顯示的法定全名」。工具提示提供靜態掃描背景無法傳達的指導和上下文，特別是僅從表單標籤來看預期格式或內容可能不明顯的欄位。
測試已填寫的可填寫掃描表格
在將表格分發給使用者之前，請像測試受訪者一樣自行填寫。在每個文字欄位中鍵入文本，以驗證內容是否適合欄位邊界，並且不會溢出到相鄰的表單元素或下面的掃描文字。檢查每個複選框並確認其正確切換。選擇每個單選按鈕並驗證一次只能選擇每組中的一個選項。開啟每個下拉式選單並確認所有預期選項均存在且排序正確。
透過 Tab 鍵瀏覽表單中的每個字段，以確認 Tab 鍵順序遵循表單的邏輯閱讀順序：從上到下、從左到右、逐節。如果按 Tab 鍵跳到意外位置或跳過字段，請在 Acrobat Pro 中開啟「字段」面板並將字段名稱拖曳到正確的順序。邏輯選項卡序列對於基於鍵盤的高效資料輸入和可存取性合規性至關重要。
將經過測試和驗證的表單儲存為範本檔案。此範本包含位於正確位置的所有可填入欄位及其配置的屬性和工具提示。當您需要分發表單時，請將範本的副本傳送給收件者。保持原始模板不變，作為派生所有分發副本的主模板。如果表格需要更新，請修改範本並分發新副本。
將掃描的紙本表格轉換為可填寫的可填寫的 PDF 數位版本可延長現有紙本表格庫的使用壽命，同時增加電子資料收集的效率優勢。掃描的背景保留了使用者從紙本版本中識別出的熟悉的視覺佈局。數位領域能夠實現處理器所需的快速、準確的數據收集。擁有大量紙本表單的後台目錄的組織可以根據表單數量確定轉換的優先級，從流量最高的表單開始，以最大限度地提高轉換投資的回報。
初始轉換後，從表單使用者和處理提交表單的工作人員收集結構化回饋。使用者報告難以填寫的欄位、不清楚的工具提示以及意外跳轉的 Tab 鍵順序。處理器報告的資料格式不一致，或欄位經常留空。使用此回饋迭代地完善表單，調整欄位大小、類型、工具提示文字和選項卡順序，直到數位版本像紙本原始版本一樣流暢可靠，並具有結構化電子資料的額外優勢。