為什麼在 Windows 上合併 PDF 是日常需要
合併PDF任務是辦公室工作中最常見的文件操作之一。工作申請需要將履歷、求職信和作品集合併到一個文件中。月報需要將各部門提交的內容合併到一個文件中。合約包需要將協議、附件和簽名頁結合。 Windows 使用者每天都要處理這些合併任務，了解每種情況的最快方法可以節省時間並減少挫折感。
Microsoft Print to PDF 提供內建合併路徑，無需在任何 Windows 電腦上安裝任何其他軟體。
與內建列印方法相比，專用合併工具可以更好地控制頁面順序和輸出設定。
Windows 提供了多種 PDF 合併途徑，從無需安裝的內建工具到提供進階功能的第三方應用程式。正確的選擇取決於合併 PDF 的頻率、通常合併的文件數量以及是否需要控制頁面順序和輸出設定。工具包中包含所有可用方法意味著您可以為每個合併場景選擇最有效的方法。
來自不同來源文件的PDF頁面通常具有不同的大小、方向和格式。
良好的合併操作可以優雅地處理這些差異，保留每個來源文件的原始格式，同時創建統一的輸出。進階合併工具提供了用於標準化頁面大小、保留書籤和連結以及控制最終文件結構的選項。
使用 Microsoft Print to PDF 進行基本合併操作
Windows 包含 Microsoft Print to PDF，這是一種虛擬印表機，無需額外軟體即可將多個文件合併為單一 PDF。此方法適用於任何可以列印的應用程式。在其本機應用程式中開啟第一個文檔，例如開啟文檔的 Word 或開啟影像的相片檢視器。選擇“列印”，選擇“Microsoft Print to PDF”作為印表機，然後列印文件。對於每個後續文檔，打開它，選擇“列印”，選擇“Microsoft 列印到 PDF”，然後在出現儲存對話框時，選擇附加到先前建立的 PDF。
列印到 PDF 方法在每台 Windows 電腦上普遍可用，並處理可列印的任何文件類型。限制在於，透過列印對話方塊附加到現有 PDF，而不是在專用工具中合併 PDF，可能無法保留書籤、內部連結或原始檔案中的原始 PDF 元資料。
此方法最適合涉及目前在其本機應用程式中開啟的文件的偶爾合併任務。依序將每個文件列印到同一個 PDF 檔案會產生包含所有內容的組合 PDF。對於頻繁的合併任務或涉及多個文件的合併，專用的 PDF 合併工具更快、更可靠。
適用於 Windows 高級使用者的專用 PDF 合併工具
PDFsam Basic 是一款適用於 Windows 的免費開源 PDF 合併工具，提供具有頁面順序控制的拖放合併功能。下載並安裝 PDFsam，啟動合併模組，將 PDF 檔案拖曳到合併清單中，透過向上或向下拖曳行按所需順序排列它們，然後按一下執行以產生合併的 PDF。 PDFsam 保留每個原始檔案的原始品質和頁面尺寸。
Adobe Acrobat，無論是免費的 Reader 版或是付費的 Pro 版，都可以透過合併文件工具合併 PDF。在 Acrobat 中，按一下“工具”，選擇“合併文件”，新增要合併的 PDF，透過拖曳文件圖塊排列頁面順序，然後按一下“合併”。 Acrobat Pro 在合併過程中提供了用於檔案大小最佳化和頁面大小標準化的附加選項。
WukongPDF 的瀏覽器為基礎的 PDF 工具包括可在 Windows 上透過任何瀏覽器執行的 PDF 合併功能。依所需順序上傳 PDF，根據需要透過拖放重新排列頁面，然後下載合併結果。基於瀏覽器的方法意味著無需安裝軟體，並且在每個 Windows 版本上的工作方式都相同。該工具保留每個來源 PDF 的原始格式、書籤和內部連結。
Windows 上專業合併結果的提示
使用數字前綴命名來源檔案以控制合併順序。按字母順序排序時，名為 01-Cover.pdf、02-Report.pdf 和 03-Appendix.pdf 的檔案以正確的順序顯示。大多數合併工具按字母順序處理文件，因此一致的命名可以防止排序錯誤。
根據來源文件的頁數總和檢查合併的 PDF 的頁數。不符表示文件未完全合併、引入了重複頁面或合併工具新增或刪除了空白頁面。此快速檢查可在共用文件之前擷取最常見的合併錯誤。
如果來源文件結束和開始的位置不合適，請在合併的文件之間新增空白頁。在頁中結束的報告和在頁中開始的附錄得益於空白分隔頁，可以在視覺上區分這兩個部分。大多數合併工具支援在合併序列中的任何位置插入空白頁。
如果要列印合併的 PDF，請驗證頁面方向是否一致。將一個來源文件中的橫向頁面插入到另一來源文件中的縱向文件中可以正確列印，但在螢幕上可能會出現旋轉。在合併的 PDF 中設定頁面顯示屬性以尊重每個頁面的方向，確保在所有檢視應用程式中顯示一致。
合併操作中的文件順序決定了輸出 PDF 中的頁面順序。大多數合併工具會依照文件在合併介面中列出的順序處理文件，這通常是您新增文件的順序或其字母順序。在執行合併之前，請檢查合併清單中的文件順序並根據需要重新排列。快速捲動清單驗證 Cover.pdf 是第一個且 Appendix.pdf 是最後一個需要幾秒鐘的時間，並且可以防止最常見的合併排序錯誤。
合併具有不同頁面大小的 PDF 時，預設合併的輸出會保留每個頁面的原始大小。這意味著第 5 頁可能是 letter 尺寸，而第 6 頁可能是 legal 尺寸。對於大多數用途，這種混合大小的輸出就可以了。如果需要統一的頁面大小，大多數合併工具都會提供頁面大小標準化選項，將所有頁面縮放到單一目標大小。當合併的 PDF 將列印在特定紙張尺寸上或需要一致的頁面尺寸時，請使用此選項。
合併包含表單欄位的 PDF 需要特別注意。合併操作可以保留每個來源文件中的表單字段，但如果兩個來源文件使用相同的字段名稱，則字段名稱可能會發生衝突。
這種衝突可能會導致一種表單中的資料出現在另一種表單的欄位中。如果合併的 PDF 包含收件人需要填寫的表單，請在合併後測試表單字段，以確認它們能夠正確且獨立地運行。
對於企業文件管理，合併的 PDF 應包含記錄合併作業的合併日誌或封面頁。一個簡單的封面頁列出了來源檔案名稱、合併日期、總頁數以及執行合併的操作員，創建了支援文件追蹤和版本控制的審核追蹤。
對於 Windows 上的命令列用戶，PowerShell 可以使用內建 .NET 程式庫或呼叫外部工具來合併 PDF。自動執行合併操作的 PowerShell 腳本對於需要按計劃合併相同組文件的重複任務（例如每日報告合併）非常有價值。該腳本可以配置為透過 Windows 任務排程器自動執行。
對於 Windows 上的命令列用戶，PowerShell 和 PDFtk Server 等免費工具可以透過自動執行的腳本合併 PDF。監視資料夾中是否有新 PDF 並將其合併到每日報告中的 PowerShell 腳本可以在無需任何手動幹預的情況下處理文件。設定腳本，配置 Windows 任務計劃程式以在每天的特定時間運行它，然後合併操作會自動發生。這種方法可以擴展以處理任何數量的 PDF 合併，而無需操作員每次打開 PDF 工具並配置合併。
當合併的 PDF 將儲存在文件管理系統中時，請包含標識合併的元資料。將合併日期、來源檔案名稱清單和操作員名稱等文件屬性新增至合併的 PDF 中。當幾個月或幾年後從系統檢索文件並且有人需要了解文件是如何組裝時，此元資料提供了可追溯性。
合併操作還應考慮來源 PDF 是否包含數位簽章。將數位簽署的 PDF 與其他文件合併會使簽章無效，因為合併操作會修改已簽署的內容。如果必須保留簽名有效性，請將簽名文件分開並從合併文件中引用它，而不是將其包含在合併中。
對於許多用戶來說，透過右鍵單擊上下文功能表進行 Windows 資源管理器整合是最方便的合併方法。某些 PDF 工具會將「合併」或「組合」選項新增至在檔案總管中選擇多個 PDF 檔案時出現的右鍵選單中。選擇文件，右鍵單擊，然後選擇合併選項即可立即合併它們，而無需打開單獨的應用程式。這種整合消除了開啟工具、導航到文件以及將它們添加到合併清單的步驟。
當出於存檔目的合併 PDF 時，請考慮將合併的輸出轉換為 PDF/A 格式，該格式專為長期保存而設計。 PDF/A 強制執行結構要求，使文件獨立且獨立於外部資源，確保合併的文件在創建幾十年後仍然可讀，無論軟體和作業系統如何變化。