電子郵件通訊是為螢幕設計的。他們使用適應電子郵件用戶端視窗寬度的流暢佈局、在背光顯示器上發光的 RGB 顏色以及針對透過蜂窩連接快速加載而優化的低解析度圖像。將其轉換為可用於實體分發的PDF 列印 格式意味著將這些螢幕原生設計決策轉換為相應的列印版本。結果應該看起來是有意為之的，而不是像一個笨拙地擠在紙上的網頁。
轉換涉及四項主要調整：將頁面尺寸固定為標準紙張尺寸，將圖像解析度提高到適合列印的水平，如果列印商店需要，將顏色從 RGB 轉換為 CMYK，並將超連結和動畫 GIF 等互動元素替換為靜態列印元素。每次調整都很簡單。他們共同將螢幕新聞通訊轉變為可以在紙上自然閱讀的文檔。
WukongPDF 的PDF Export 工具可從網頁內容產生可列印的輸出。對於電子郵件行銷平台中內建的新聞通訊，下面描述的匯出工作流程以列印品質捕獲新聞通訊內容。
捕獲新聞通訊內容進行轉換
大多數電子郵件行銷平台都提供每個新聞通訊的網站託管版本，通常透過電子郵件頂部的「在瀏覽器中查看」或網頁版本連結進行連結。在桌面瀏覽器中開啟此連結。瀏覽器託管版本通常以全寬顯示新聞通訊，而不受電子郵件用戶端預覽窗格的限制。這是要轉換的版本。如果新聞通訊沒有網站寄存版本，請使用電子郵件用戶端網頁介面上的瀏覽器列印功能直接擷取內容。
在轉換之前，滾動瀏覽整個網站託管的新聞通訊以觸發任何延遲加載的圖像。如果在轉換之前未觸發僅在捲動至檢視時載入的影像，它們將在 PDF 中顯示為空白。滾動瀏覽完整的新聞通訊後，等待幾秒鐘，讓所有圖像完成加載，然後繼續進行轉換步驟。
方法 1：透過調整瀏覽器列印為 PDF
最快的轉換路徑使用瀏覽器的內建列印到 PDF 功能以及自訂設定。在 Chrome 或 Edge 中，按 Ctrl+P 或前往「檔案」、「列印」。在列印對話方塊中，將目標設定為另存為 PDF。在佈局下，選擇縱向。在「更多設定」下，根據您所在的地區將紙張尺寸設定為 Letter 或 A4。檢查背景圖形選項以包含時事通訊設計中的任何背景顏色或圖案。
在“縮放”下，嘗試縮放百分比。為寬桌面螢幕設計的時事通訊可能需要縮小到 70% 到 85%，以適應標準紙張邊距，而無需水平裁剪。儲存之前在列印對話方塊中預覽輸出。如果文字在縮放百分比下顯得太小，請考慮將新聞通訊切換到行動響應式視圖，該視圖通常使用更窄的佈局，適合 100% 比例的信紙。許多電子郵件行銷平台在桌面網站寄存版本旁提供行動視圖 URL。
方法2：從電子郵件行銷平台匯出
一些電子郵件行銷平台包含 PDF 匯出功能。在 Mailchimp 中，開啟活動報告並尋找「匯出為 PDF」選項。在「持續聯絡」中，可以從活動的概述頁面下載 PDF 檔案。平台產生的 PDF 通常會針對螢幕檢視進行最佳化，而不是針對列印進行最佳化。影像保持網路分辨率，顏色保持 RGB。使用平台導出作為起點，然後使用下一節中描述的調整來增強它以進行列印。
如果平台不提供 PDF 匯出，則可以使用瀏覽器列印到 PDF 方法。它捕捉瀏覽器中可見的任何內容，準確地代表新聞通訊對讀者的外觀。
調整 PDF 的列印品質
產生初始 PDF 後，在 Adobe Acrobat Pro 或PDF 列印最佳化器中將其開啟。使用輸出預覽工具檢查影像解析度。在列印尺寸下有效解析度低於 150 DPI 的影像在紙張上會顯得柔和或像素化。如果新聞通訊包含重要照片或產品圖像，請考慮透過在 Acrobat Pro 中編輯 PDF 並透過編輯 PDF 工具交換圖像，將低解析度 Web 版本替換為高解析度原件。
對於顏色關鍵的列印，例如為貿易展覽或客戶郵件而專業印刷的新聞通訊，請將 PDF 的色彩空間從 RGB 轉換為 CMYK。在 Acrobat Pro 中，前往「工具」、「印刷製作」、「轉換顏色」。將輸出意圖設定為適合印表機的 CMYK 設定文件，例如適用於北美商業印刷的 U.S. Web Coated (SWOP) v2。轉換會稍微改變顏色，特別是無法在 CMYK 中準確重現的亮藍色和綠色。檢查轉換後的 PDF 並調整顏色偏移不可接受的所有元素。
| 通訊元素 | 螢幕版本 | 印刷版 |
|---|---|---|
| 色彩模式 | RGB，全色域 | 用於專業列印的 CMYK 轉換，或用於辦公室印表機的 RGB 轉換 |
| 影像解析度 | 72-96 DPI，針對快速載入進行了最佳化 | 200-300 DPI，針對清晰再現進行了最佳化 |
| 超連結 | 可點擊的帶下劃線的文本 | 在連結文字後的括號中顯示完整的 URL |
| 頁面尺寸 | 可變的，通常是流體寬度 | 固定字母或 A4，定義邊距 |
添加特定於印刷的元素
紙質新聞通訊受益於螢幕上不必要的元素。在第一頁之後的每一頁上新增頁碼。在每頁的頁首或頁尾中新增新聞稿標題和發布日期，以便鬆散的列印頁面在分開時可以重新組合。如果新聞通訊包含網絡鏈接，請在每個鏈接的文本短語後面的括號中添加完整的 URL，以便印刷版讀者可以在瀏覽器中輸入該地址。這些小補充將 PDF 從列印在紙上的螢幕文件轉變為專為紙本閱讀而設計的文件。
在文件工作流程中，為了進行最終品質檢查，請在目標印表機或紙張類型上列印一份副本。在螢幕上看起來不錯的顏色可能會列印得更深或在紙張上呈現不同的色偏。在螢幕上以縮小比例清晰顯示的文字可能太小，無法在紙上舒適地閱讀。測試列印揭示了螢幕預覽無法捕捉到的問題，而且只花費一張紙。根據測試列印進行調整，然後列印或分發最終版本。
將電子郵件通訊轉換為可列印的 PDF 縮小了數位分發和實體存在之間的差距。轉換後的 PDF 可以列印以在店內展示、包含在活動材料中，或與傳統設計的列印文件一起歸檔在列印組合中。
最佳化影像以進行列印複製
電子郵件通訊影像幾乎總是針對 72 DPI 的螢幕進行最佳化。列印時，這些影像看起來柔和且像素化，因為在相同的實體尺寸下，印表機可以比螢幕解析更多的細節。在 600 像素寬的電子郵件欄中看起來清晰的 600 像素寬的圖像在 300 DPI 下變成了 2 英寸寬的打印圖像，這比預期要小，而且實際分辨率仍然只有每英寸 300 像素。
要修復列印影像質量，請找到任何重要新聞通訊影像的原始高解析度版本。產品照片、團隊頭像和活動橫幅從解析度升級中獲益最多。使用 Acrobat Pro 的編輯 PDF 工具將 PDF 中的低解析度 Web 版本替換為高解析度原件。對於無法取得原件的新聞稿影像，請在列印前使用 AI 放大工具提高解析度。升級增加了合成細節，雖然不如原始細節，但明顯優於以全頁寬度列印 72 DPI 網頁圖片。
分發可列印的 PDF
將新聞通訊轉換為列印優化的 PDF 後，分發管道對於品質保持至關重要。電子郵件附件通過垃圾郵件過濾器和掃描儀，可能會重新壓縮 PDF。對於列印分發，請將 PDF 上傳到共享驅動器並共享下載鏈接，而不是附加文件。下載連結完全保留上傳的文件，無需中間處理。
對於實體分發，請在印刷文件中新增頁腳，指示在哪裡可以找到數位版本。 example.com/newsletter 上的一行閱讀數位版彌合了印刷版和數位版參與之間的差距。印刷版本帶動了數位版本的流量，數位版本包含無法在紙上複製的互動元素。
轉換為印刷版的電子郵件通訊成為佔據收件者環境空間的實體製品。候診室的桌子上或貿易展覽展示上的印刷精美的時事通訊會傳達給那些永遠不會打開電子郵件版本的人。這裡描述的轉換工作流程將純數位通訊轉變為雙通路出版物，將每期新聞通訊的覆蓋範圍擴展到收件匣之外。
印刷版時事通訊佔據的實體空間是電子郵件時事通訊無法做到的。它們坐在候診室的桌子上，被釘在佈告欄上，並在活動中從一個人傳到另一個人。將數位新聞通訊轉換為印刷優化格式的努力是合理的，因為實體版本所涵蓋的範圍和受眾範圍更廣。
轉換為印刷版的電子郵件通訊將每期的影響範圍擴展到收件匣之外。實體副本佔據了候診室、櫃檯或活動桌上的空間，在那裡它到達了永遠不會打開數位版本的受眾。轉換工作流程將單通路出版品轉變為雙通路通訊資產。