您的 Word 文件有一個目錄、圖形和章節的交叉引用、來回連結的腳註以及指向外部網站的超連結。您將其匯出為 PDF，開啟結果，然後按一下顯示「請參閱第 14 頁第 3.2 節」的交叉引用。什麼也沒發生。參考文獻是死文本。使 Word 文件易於導航的可點擊結構在轉換後未能存活。
交叉引用、超連結和目錄條目都可以在 Word 到 PDF 轉換後繼續存在，但前提是啟用了正確的匯出設定並且文件使用 Word 的內建功能而不是手動解決方法。每個引用都是有效連結的 PDF 與每個引用都是死文本的 PDF 之間的區別可以歸結為需要幾秒鐘檢查的少數設定。
核心原則：使用Word的內建功能，而不是手動格式化
Word 中在Word 到 PDF 轉換過程中建立可點擊連結的每項功能都取決於使用 Word 自動化工具而不是手動文字輸入的文件。使用“插入”建立的目錄將匯出為可按一下條目。手動輸入為純文字的目錄將匯出為死文字。透過插入插入交叉引用，交叉引用將匯出為可點擊連結。您手動輸入的文字「請參閱第 14 頁」將會匯出為死文本，因為 Word 無法知道它應該是參考。
這項原則延伸到每個導航元素。使用插入、超連結作為外部 URL，而不是鍵入「www.example.com」作為純文字並依靠 Word 的自動格式使其看起來像連結。使用「插入」、「書籤」建立內部導航的錨點。使用 Word 的內建標題樣式（標題 1、標題 2、標題 3），而不是手動將文字格式設定為粗體和字體大小變更的標題。每個內建功能都會在文件中產生結構化數據，PDF 匯出引擎可以將這些數據轉換為有效的 PDF 連結、書籤和交叉引用。
配置工作連結的 PDF 匯出設定
當您使用「文件」、「另存為」、PDF 或「文件」、「匯出」、「建立 PDF」從 Word 匯出為 PDF 時，預設設定並不總是保留互動元素。按一下「另存為 PDF」對話方塊中的「選項」按鈕以開啟匯出設定。在「包含非列印資訊」下，驗證「使用標題建立書籤」是否已啟用。已檢查。這會將您的標題樣式轉換為 PDF 書籤。驗證「文件屬性」是否已啟用如果您希望 PDF 元資料包含 Word 文件的標題和作者，請選取此選項。在 PDF 選項部分下，選取「符合 ISO 19005-1 (PDF/A)」。只有當您需要 PDF/A 歸檔合規性並了解此設定可能會停用某些互動功能時。
交叉引用的最關鍵設定根本不在「選項」對話方塊中。它位於 Word 的主要首選項中。前往“檔案”、“選項”、“進階”，然後捲動至“顯示文件內容”部分。驗證「顯示欄位代碼而不是其值」是否已選取未選取。如果顯示域代碼，PDF 匯出將匯出原始域代碼文本，例如“{ REF _Ref12345 \h }”而不是已解析的參考文本。匯出的 PDF 將顯示欄位程式碼而不是頁碼和章節標題，這比死連結糟糕得多。
如何驗證交叉引用在轉換中倖存下來
匯出 PDF 後，不要認為一切正常。打開 PDF 並有條不紊地測試一些連結。按一下目錄條目。它應該跳到相應的標題。按一下交叉引用，例如「請參閱第 7 頁的圖 3」。它應該跳到圖 3。點擊外部超連結。它應該在您的預設瀏覽器中開啟該 URL。如果其中任何一個失敗，則匯出設定需要調整，或者來源文件使用手動格式而不是內建功能。
腳註和尾註值得特別注意，因為它們涉及雙向連結。點選內文中的腳註參考編號。它應該跳到頁面底部的腳註。然後在腳註本身中查找返回鏈接，該鏈接跳回到正文中的參考點。如果文件使用插入、腳註而不是手動鍵入的上標數字，則 Word 會匯出向下和向上連結。手動註腳編號兩端都是死的。
匯出期間交叉引用中斷時該怎麼辦
如果匯出的 PDF 中的交叉引用被破壞，則修復將在來源 Word 文件中進行，而不是在 PDF 中進行。返回 Word 並檢查每個交叉引用是否是透過「插入」、「交叉引用」建立的，而不是手動鍵入的。按 Ctrl+A 選擇所有內容，然後按 F9 更新所有字段，即可更新所有字段。這會強制 Word 重新計算每個交叉引用、目錄條目和欄位程式碼。過時的欄位快取可能會導致引用指向不正確的頁面或顯示錯誤文字而不是預期的引用。更新後，重新匯出為 PDF 並再次驗證連結。
如果更新欄位無法解決問題，則文件可能包含損壞的欄位程式碼。按 Alt+F9 切換域代碼顯示。尋找顯示錯誤訊息（例如“錯誤！”）的交叉引用欄位。未找到參考來源。 「這些損壞的引用需要在 Word 中重新創建，然後文件才能產生乾淨的PDF 匯出。刪除損壞的交叉引用，導航到目標位置，插入書籤，返回到引用位置，然後插入指向該書籤的新交叉引用。這種手動修復過程很乏味，但它是修復損壞的交叉引用的唯一可靠方法。
使用 Google 文件和其他文字處理器進行轉換
Google 文件處理PDF 連結 和交叉引用的方式與 Word 不同。當您下載 PDF 格式的 Google 文件時，指向外部 URL 的超連結將被保留並保持可點擊狀態。使用 Google 文件內建標題樣式格式化的標題會自動成為 PDF 書籤。但是，Google 文件不支援像 Word 那樣交叉引用特定部分或頁碼。如果您的 Google 文件包含內部導航，請使用「插入」、「書籤」建立錨點，並使用「插入」、「連結」建立指向這些書籤的連結。這些書籤連結在 PDF 匯出後仍然存在，並在生成的 PDF 中產生功能性內部導航。
Apple Pages 處理 PDF 匯出的方式類似。外部超連結被保留。由 Pages 的插入、目錄功能產生的目錄匯出為可點選的項目。 Pages 本身並不支援章節之間的交叉引用，因此需要內部交叉引用的文檔最好在 Word 中編寫，Word 擁有主流文字處理程序中最成熟的交叉引用系統。 WukongPDF 的 Word 到 PDF 轉換工具處理交叉引用結構完整的文檔，對於在創建時錯過導出設置的文檔，PDF 編輯工具可以手動添加超鏈接來替換損壞的引用，儘管手動添加鏈接比第一次正確導出設置要慢得多。