Word 文件中的註解記錄了形成最終文字的討論、回饋和決策。當該文件匯出為 PDF 時，這些註釋應該隨之移動，以便讀者不僅可以看到所寫的內容，還可以看到辯論、質疑和解決的內容。預設情況下，標準Word 到 PDF 匯出確實包含 Microsoft Word 最新版本中的註釋，但具體行為取決於匯出設定、Word 版本以及註釋是否已解決或仍然有效。了解匯出前要檢查哪些設定可確保註解完全按照預期顯示在 PDF 中。
Word 如何在 PDF 匯出過程中處理註釋
Microsoft Word 365 和 Word 2021 包含 PDF 匯出中註解可見度的專用設定。當您前往「檔案」、「匯出」並選擇「建立 PDF」時，「選項」對話方塊會在「包含非列印資訊」部分下包含一個標記為「文件顯示標記」的核取方塊。選取此方塊會告訴 Word 在 PDF 輸出中包含註解、追蹤的變更和任何其他標記。註釋出現在 PDF 頁邊距中，其位置與它們在 Word 文件中的顯示方式類似，並且註釋文字和作者姓名可見。
PDF 匯出期間已解決註釋的行為與活動註釋不同。 Word 中已解決的註解是已標記為已解決但未刪除的註解線程。預設情況下，Word 不會在 PDF 中包含已解決的註釋，因為它們被視為已關閉且不再與文件內容相關。如果您需要在 PDF 中顯示已解決的註釋，則必須在匯出之前在 Word 中重新開啟它們。點擊評論，選擇“重新開啟”，話題將恢復到活動狀態。重新開啟要包含的所有註釋後，執行 PDF 匯出並啟用「文件顯示標記」選項。
Mac 與 Windows 上的註解匯出
Word for Mac 處理註解匯出的方式與 Word for Windows 略有不同。在 Mac 上，PDF 匯出對話框提供了類似的「顯示標記」複選框，但生成的 PDF 中註釋的呈現有時會將它們放置在文件末尾的單獨頁面上，而不是相關文字旁邊的頁邊距中。發生這種情況是因為 Mac PDF 渲染管道使用 Apple Quartz PDF 引擎，該引擎對註釋定位的解釋與基於 Windows GDI 的 PDF 渲染器不同。
若要避免在 Mac 上呈現單獨頁面註釋，請使用「另存為」命令而不是「匯出」。選擇“文件”、“另存為”，然後從格式下拉清單中選擇 PDF。在儲存對話方塊中，按一下選項按鈕並確認選取顯示標記的文件。 「另存為」路徑通常會在 Mac 上產生更忠實的註解定位，因為它使用與「匯出」命令不同的渲染程式碼路徑。如果在嘗試「匯出」和「另存為」後註釋仍然呈現在單獨的頁面上，請在PDF註釋工具中開啟生成的 PDF，並使用註釋或註釋功能將它們手動重新放置在相關文字區塊旁邊。
保留評論格式和作者信息
Word 中的註釋附有應出現在 PDF 中的元資料：作者姓名、建立註釋的日期和時間以及註釋線程中的任何回應。如果在匯出對話方塊中也啟用了文件屬性和文件結構標籤選項，則在 PDF 匯出期間會保留此元資料。 PDF 中顯示的作者姓名來自 Word 中的使用者名稱設置，而不是來自文件作者元資料。如果文件中的註釋顯示通用名稱，例如“作者”或“Windows 使用者”，則 PDF 將顯示這些相同的名稱。
若要在匯出前標準化作者姓名，請在 Word 中變更使用者名稱。在 Windows 上，轉到“檔案”、“選項”，然後在“常規”部分下更新“使用者名稱”欄位。在 Mac 上，前往 Word、首選項，然後在個人設定下更新使用者名稱。此變更會影響今後建立的評論。現有評論保留創建時有效的作者姓名。要更新現有評論的作者姓名，您需要單獨編輯每個評論或使用循環遍歷所有評論並更新作者屬性的巨集。
在 PDF 中包含註釋，避免標記混亂
每個評論和追蹤的變更都可見的 PDF 可能會在視覺上變得難以承受，尤其是對於經過多個審閱週期的文件。當受眾需要查看評論但不需要混亂的完整追蹤更改時，請在匯出之前接受所有追蹤更改並僅保留可見的評論。在 Word 中，按一下「審查」選項卡，開啟「接受」下拉列表，然後選擇「接受所有變更並停止追蹤」。文件文字現已乾淨且最終。然後匯出為 PDF，並啟用文件顯示標記，並且輸出中僅顯示註釋，而不顯示追蹤的變更。
這種選擇性方法會產生更清晰的PDF匯出，將讀者的注意力集中在評論上，而不會出現刪除線文字、插入下劃線和格式更改指示器等視覺噪音。它特別適合決策討論仍然相關但文本演變的編輯機制不相關的最終交付成果。
當 Word 匯出選項不足時使用 PDF 工具
當Word內建註解匯出不能產生期望的結果時，專用的PDF工具可以在事後加入註解功能。將 Word 文件匯出為不含註釋的 PDF，以建立乾淨的基礎文件。然後使用支援註釋和註釋工具的 PDF 編輯器將討論點直接新增到 PDF 中。這種方法使您可以精確控制註釋的位置、格式和可見性，但需要手動將註釋從 Word 轉錄為 PDF。
對於註釋廣泛的文檔，這種手動方法很快就變得不切實際。 WukongPDF 等工具在單一平台中提供PDF 匯出 和註解功能，讓您可以將 Word 文件轉換為 PDF，然後直接在瀏覽器中新增、編輯和定位註解。首先匯出乾淨的 PDF，然後選擇性地添加註釋的兩步驟工作流程會產生比希望 Word 匯出設定產生完全正確的註釋呈現更加精美的結果。
分發前先驗證 PDF 中的註釋
將 Word 文件匯出為啟用註釋的 PDF 後，至少在兩個不同的檢視器中開啟 PDF。 Adobe Acrobat Reader 在視窗右側的專用註解窗格中顯示註解。基於瀏覽器的 PDF 檢視器可能以不同方式顯示註釋，有時顯示為小氣泡圖標，必須按一下才能顯示文字。行動 PDF 應用程式有自己的註釋顯示約定。驗證評論是否可見、可讀，並與收件者可能使用的每個檢視環境中的相關文字正確關聯。
滾動瀏覽每一頁並確認所有預期的評論都存在。一個常見的匯出問題是，某個部分最後一頁上的註釋或文字方塊和浮動物件內的內容上的註釋不會在 PDF 中呈現。專門抽查這些位置。如果註解遺失，請返回 Word 並驗證註解是否處於活動狀態、未解決，以及是否為匯出啟用了顯示標記的文件選項。
處理具有追蹤變更的協作文件中的評論
經過多輪審核的文件通常同時包含評論和追蹤變更。紅色刪除線文字、藍色插入底線和頁邊空白中的註釋氣球的視覺密度可能會讓試圖了解文件當前狀態的讀者不知所措。在匯出至具有可見註釋的 PDF 之前，請考慮接受所有僅格式化的追蹤更改，同時保持實質內容變更和註釋處於活動狀態。
「審閱」標籤中的單字過濾器選項可讓您顯示或隱藏特定類型的標記。按一下「顯示標記」並取消選取「格式」以隱藏字體、間距和樣式變更指示器。取消選取插入和刪除以僅關注註釋。當啟用顯示標記的文件時，這些篩選器適用於 PDF 匯出，因此您可以控制輸出的視覺密度，而無需手動接受和拒絕個別變更。
當匯出包含多個審閱者註解的文件時，Word 中用於區分審閱者的註解顏色編碼可能不會保留到 PDF 中。檢查 PDF 輸出，透過評論中顯示的作者姓名或透過一致的配色方案，確認每則評論都明確歸屬於其作者。如果顏色編碼遺失，請考慮在匯出之前將審查者姓名首字母新增至每個評論的開頭。
對於具有大量評論線索的文檔的最後提示：以兩個版本匯出 PDF。一個版本包含內部審核團隊的所有評論。另一個版本是乾淨的匯出，沒有外部分發的註解。這種雙重匯出方法使需要的人可以存取討論歷史記錄，同時向外部讀者呈現乾淨、專業的文件。
當文件是包含多個 PDF 的較大報告包的一部分時，請在匯出後使用 PDF 合併工具合併註釋的版本和乾淨的版本，而不是嘗試在合併過程本身中管理註釋可見性。