PDF 上的自訂核准印章表示該文件已通過特定的審核階段。與混入頁邊噪音的打字註釋不同，印章在視覺上很突出。通常在讀者處理任何其他註釋之前，它首先被看到。 PDF 印章工具包括內建印章（如批准和草案），但根據組織的審核工作流程自訂的自訂印章具有正確的文字、品牌和動態字段，比預設值更有效地傳達批准狀態。
自訂印章將視覺設計與元資料結合起來，元資料擷取誰批准了文件以及何時批准。動態圖章在套用時會自動插入審查者的姓名、日期和時間，因此無需手動輸入資料即可建立審核追蹤。該印章既是一種視覺信號，也是一種輕量級的批准記錄。
WukongPDF 的PDF 工作流程 工具支援協作審批流程的文件審查蓋章。
建立自訂靜態文本圖章
在 Acrobat Pro 中，前往「工具」、「圖章」、「自訂圖章」、「建立」。按一下「瀏覽」並選擇在單頁上包含印章設計的 PDF 檔案。所選頁面成為印記圖像。為圖章命名並將其指派給類別，例如批准。現在可以從「圖章」選單中使用該圖章。要設計圖章，請在任何應用程式中使用所需的文字、字體、顏色和佈局來建立單頁 PDF。儲存並將其匯入為自訂圖章。
對於更簡單的方法，請使用內建文字圖章作為起點。將內建圖章套用到空白 PDF，在圖章工具中編輯其屬性，並自訂文字、字體和顏色。將自訂圖章另存為新的自訂圖章。這種方法不需要外部設計工具，並且可以產生與組織的視覺識別相符的印記。
建立具有自動填充欄位的動態圖章
動態圖章在套用時會自動填入欄位。 Acrobat JavaScript API 提供目前日期、時間、使用者名稱和檔案名稱的預先定義變數。若要建立動態圖章，請將圖章佈局設計為 PDF 頁面，並將表單欄位放置在您希望動態資料顯示的位置。使用 Acrobat 識別的 JavaScript 變數命名字段，例如日期、時間和使用者。
透過圖章工具的建立自訂圖章對話方塊將設計的 PDF 作為自訂圖章匯入。將圖章套用到文件後，Acrobat 會使用目前值填入表單欄位。審閱者會看到他們的姓名和當前日期會自動出現在圖章中。動態印章減少了單擊一次即可應用批准印章的時間，同時捕獲了基本的審核資訊。
在審核工作流程中放置圖章
從實際角度來看，在多階段審核工作流程中，每個階段都會獲得不同的印記。最初的作者評審草稿。已審核進入同儕審查階段。已批准最終簽字。這些圖章與文字註釋和評論一起貫穿整個文件。每個印章都帶有日期印記和使用者屬性，建立文件審閱過程的可視時間表。
將郵票放在封面頁或首頁的頁邊空白處。避免在正文上蓋印。當文件開啟時，印記應該一目了然，而不是隱藏在內部頁面上。在第一頁上帶有顯眼的“批准”印章的文檔可以立即傳達其狀態。第 43 頁上有核准印章的文件表示核准過程雜亂無章。
| 印章類型 | 使用 | 示例 |
|---|---|---|
| 靜態文字印章 | 固定文本，始終相同 | 核准、機密、草案 |
| 動態印章 | 自動填寫日期、時間、使用者名 | 由[姓名]於[日期]審核 |
| 圖像印章 | 公司標誌或簽名圖片 | 公司印章、手寫縮寫 |
管理跨團隊的圖章庫
在文件工作流程方面，為了在整個團隊中進行一致的文件審閱，請將自訂印章分發給所有審閱者。從 Acrobat Pro 匯出圖章，方法是前往工具、圖章、自訂圖章、管理圖章，選擇圖章，然後按一下匯出。與團隊成員共用匯出的圖章文件，團隊成員透過相同「管理圖章」對話方塊匯入該文件。每位審閱者都會套用相同的印章，無論由誰進行審閱，都會產生一致的文件標記。
維護包含所有目前批准印章的主印章文件。當工作流程發生變化時，更新主文件並重新分發。透過從分散式庫中刪除舊郵票來淘汰舊郵票。審閱者不應在今年的文件上使用去年的批准印章。由文件控制協調員管理的集中式印章庫可確保整個組織內的印章一致性。
自訂核准印章將 PDF 審閱過程從單一註釋的集合轉變為具有可見階段標記的結構化工作流程。印章告訴讀者文件已達到哪個階段，而無需他們閱讀任何註釋。
將批准印章連結到數位簽名
批准印章是一個視覺指示器。數位簽章提供加密證明。兩者的結合為讀者提供了視覺回饋和法律保證。放置印章後應用數位簽章。簽名覆蓋整個文件（包括印章），保護審批狀態不被竄改。
就文檔工作流程而言，對於需要批准指示和不可否認性的文檔，蓋章和簽名工作流程提供了這兩層。郵票的狀態一目了然。簽名提供了誰批准以及何時批准的可驗證證據。
批准印章與文件狀態元資料相結合創建了一個全面的審查追蹤系統。印章提供視覺指示。元資料提供機器可讀的記錄。它們共同支援人工審查和自動化文件管理。
對於受監管的行業，批准印章應包括審核者全名、審核日期以及所用審核標準的參考。此細節將印章從簡單的標記轉變為已完成特定步驟的記錄證明。
數位文件上的標記僅在文件管理系統上下文中才應被視為具有權威性。從系統中提取的 PDF 上的印章可能無法反映當前的批准狀態，這就是系統整合優於獨立印章的原因。
精心設計的批准印章的視覺效果不容低估。醒目位置、專業設計的印章表明該文件已通過正式審查。設計應體現組織品牌和批准的嚴肅性。
跨文件的郵票放置一致性可以建立讀者的信任。當系列中的每個核准文件在同一位置顯示標記時，讀者可以了解在哪裡查看並有效處理核准狀態。
從實踐的角度來看，在實踐中，郵票創建工作流程應包括一個審核步驟，高級團隊成員在郵票設計進入共享庫之前批准該步驟。設計不良的郵票會破壞其標記的每份文件的專業外觀。
以自訂註解建立的圖章可以包含可在註解面板中搜尋的元資料欄位。搜尋特定審核者姓名會尋找整個文件庫中由該人蓋章的每個文件。
對於文件處理，對於自動化文件工作流程，可以透過 Acrobat JavaScript 以程式設計方式套用圖章。使用當前日期和使用者名稱標記資料夾中每個文件的腳本標準化了批准標記過程。
從實際情況來看，在實踐中，郵票顏色的選擇應兼顧視覺衝擊力和影印生存能力。深色在黑白影印機上可以很好地再現。影印時淺色可能會消失，從而遺失紙本副本上的核准記錄。
放置在頁邊空白處而不是內容上方的圖章在保持可見的同時保留了可讀性。郵票與正文重疊會造成視覺混亂。在不影響內容消費的情況下，可以看到頁邊空白處的印記。
批准印章的法律效力取決於上下文和司法管轄區。在正式的合約工作流程中，印章可能被視為批准的證據。在非正式審查中，它表示審查階段的完成。
維護圖章版本日誌有助於追蹤哪個圖章設計在哪個時間是最新的。當郵票設計更新時，舊版本將被淘汰，並記錄更改，以便可以根據郵票樣式確定舊文件的日期。
從實際角度來看，在大多數情況下，精心設計的審批工作流程將自動化處理與人工判斷結合。 PDF 圖章是此工作流程的可見輸出，捕捉合格審查者確定文件符合所需標準的時刻。印章不是批准本身，而是批准發生的記錄。
在大多數情況下，客製化批准印章是一項小型設計投資，可以傳達專業和流程成熟度。每一份帶有印章的文件都告訴讀者已完成並批准了定義的審查。戳記是在幕後可靠運作的文件工作流程的可見端點。