經理要求您代表他們簽署合約。他們正在出差、無法聯絡或已將簽名權委託給您。你有文件。你有授權。但簽名行要求的是他們的名字，而不是你的名字。在 PDF 上簽署他人的名字，即使得到他們的許可，也會引發法律問題，具體取決於簽名類型、管轄範圍以及您收到的特定授權。答案不是簡單的是或否。這取決於您是應用電子簽名還是數位簽名，是代表他們以您自己的名義簽名還是直接簽署他們的名字，以及有哪些文件可以證明授權。
本指南涵蓋了代表他人簽署的法律框架、正確簽署的實用方法以及保護您和您所代表的人的文件。
根據大多數司法管轄區的代理法，被授權代表他人行事的人（稱為代理人）可以以該身分簽署文件。簽名約束的是委託人，不是代理人。權威必須存在。簽名必須註明代理關係。
代理原則：以代理人身分而非冒充者身分簽署
當您代表他人簽名時，您是以他們的代理人身份簽名，而不是冒充他們。簽字應明確代理關係。代理人簽署的正確格式是主體名稱，後面跟著代理人名稱和代理身分。例如，「Acme Corporation，Jane Smith，授權代表」可以是「Acme Corporation，Jane Smith，授權代表」。或「約翰·多伊，簡·史密斯，授權書」。此格式告訴收件人，簽名是由具有適當權限的代理使用WukongPDFPDF Legal具有適當權限的簽名工具應用的。
機構簽署的Sign PDF方法應使用您自己的簽名，而不是主要簽名的副本。即使獲得許可，直接簽署委託人姓名也會創建一份看似由委託人親自簽署的錯誤文件。這在法律上是有問題的，即使得到口頭許可，在某些司法管轄區也可能構成偽造。
記錄授權
在代表他人簽字之前，請先獲得書面授權。委託人發出的一封表明您有權簽署特定文件的電子郵件足以滿足大多數商業目的。對於風險較高的文件，例如超過一定價值的合約或法律文件，可能需要正式授權書或授權您簽署的公司決議。該文件應標識該文件，聲明您有權簽署該文件，並註明簽署時的日期。
將授權與簽署的文件一起儲存。機構簽署的 PDF 安全審核追蹤包括已簽署的文件以及授權您對其進行簽署的授權。如果沒有授權，對簽名有效性的質疑會讓您無法證明自己的權威。
機構簽名的電子簽名與數位簽名
代理人可以依照上述代理格式套用在簽章欄位中繪製或鍵入的電子簽章。由憑證支援的數位簽章會使情況變得複雜。該證書頒發給個人。數位簽名會將您（代理人）識別為簽名者。這在技術上是正確的，因為您確實簽署了該文件。然而，接收者可能期望簽名上有主體身份。在隨附的信件中澄清該文件是由授權代理人簽署的。
PDF 法律 機構數位簽名的最佳實踐是使用您自己的證書進行簽名，並在簽名外觀中包含機構能力。簽名面板顯示您經過驗證的身份。簽名文字顯示您作為代理人簽署。兩者都是準確且可驗證的。
何時不應代表他人簽名
如果您没有明确的书面授权，请勿代表他人签字。如果文件需要公证并且您没有作为授权代理人出现在公证人面前，请勿签署。如果文件明确要求委托人个人签名且不允许代理签名，则不要签名。這些情況都需要校長親自簽名。您的签名，即使经过授权，也不能满足要求。
在正確授權和正確格式的情況下，簽署 PDF 機構工作流程具有法律效力。如果未經授權或使用模糊代理關係的簽名格式進行簽名，則存在法律風險。
公司簽署權和授權政策
大多數組織都有管理誰可以簽署什麼的政策。 CEO可以簽署任何事。部門負責人可以簽署部門內的文件。經理可以簽署日常營運文件。該政策應記錄在案並且易於存取。當您代表他人簽字時，您的權力源自於本政策。如果受到質疑，您可以參考授權您的保單。
如果您的組織缺乏簽名權限策略，請要求建立一個。公司簽署的PDF法律架構建立在授權之上。該政策記錄了授權。
按文檔類型劃分的電子簽名與濕墨簽名要求
無論電子簽名法如何，某些文件在法律上都要求濕墨水簽名。許多司法管轄區的房地產契約。遺囑和信託。某些家庭法文件。這些文件不能由代理人或委託人以電子方式簽署。在使用電子簽名之前，請檢查您的特定文件類型和司法管轄區的要求。
Sign PDF工作流程並不是實體簽章的通用替代品。在應用電子簽名之前了解哪些文件需要墨水。
授權和批准之間的區別
授權是您簽署之前給予的許可。批准是您簽字後給予的批准。如果您未經事先授權而簽署，但委託人後來批准了您的簽名，則該簽名可能具有追溯力。然而，並不能保證獲得批准。委託人可能會選擇不批准，使您個人面臨未經授權簽署的風險。
簽字前獲得授權。不要依賴事後批准。 PDF Legal 代理簽署架構建立在事先授權的基礎上。批准是緊急情況下的安全網，而不是標準工作流程。
代表組織簽名與個人簽名
為公司簽名與為個人簽名不同。本公司透過其授權代表行事。如果您擔任適當的職位或已被授予簽名權，您的簽名對公司具有約束力。為個人簽名需要該個人的特定授權，通常是透過授權書。公司代理的法律標準一般比個人代理更為靈活。
驗證您是代表組織還是個人簽名。兩者的Sign PDF權限要求不同。公司簽章受組織政策管轄。個人簽名受個人授權管轄。