什么是 PDF/A 以及为什么创建它
PDF/A 是专门为长期文档保存而设计的 PDF 格式版本。 A 代表存档。 PDF/A 文件是独立的。所有字体均已嵌入。所有颜色均在与设备无关的颜色空间中定义。不存在外部参考。该文档是一个完整的、独立的包，不依赖于任何外部资源来正确呈现。
PDF/A 消除了外部依赖性，以确保文档在创建几十年后仍然可读。
PDF/A 的独立性既是其最大的优势，也是其文件大小较大的原因。
制定用于归档的PDF标准是因为组织积累了数百万个PDF，但无法保证这些文档在未来几十年内仍然可读。今天创建的 PDF 可能依赖于创建者计算机上安装的字体、特定打印机特定的颜色配置文件或从 Web 链接的外部内容。这些依赖关系可能在 20 或 50 年内就不存在了。 PDF/A 消除了所有外部依赖性。
PDF 格式 归档规范强制要求使文档独立于其创建环境。禁止加密，因为加密文档需要可能丢失的密钥。禁止引用外部内容，因为引用的内容可能会消失。 JavaScript 和可执行内容被禁止，因为未来的查看者可能不支持它们。这些禁令确保了该文件的独立性。
政府、法院、图书馆和受监管行业已采用 PDF/A 作为文件提交和存档的所需格式。美国国家档案馆收藏电子记录时，需要 PDF/A。当欧洲法院接受电子申请时，他们指定 PDF/A。该格式已成为必须跨技术世代生存的文档的全球标准。
标准 PDF 和 PDF/A 之间的主要区别§
标准 PDF 可以引用创建者计算机上安装但未嵌入文件中的外部字体。 PDF/A 必须嵌入文档中使用的所有字体。此嵌入要求可确保无论安装什么字体，文本都将在任何未来的系统上正确呈现。
标准 PDF 可以包含 JavaScript、计算值的表单字段、多媒体内容和交互元素。 PDF/A 禁止可执行内容。不允许使用 JavaScript。不允许使用多媒体。该文档必须是静态的且独立的。这一禁令确保未来的查看者不需要支持未来存档中可能不存在的脚本或多媒体功能。
标准 PDF 可以引用外部图像、链接内容和在线资源。 PDF/A 必须包含文件中的所有内容。不允许外部引用。每个图像、图形和内容都必须嵌入。这种独立性确保文档不依赖于任何外部资源的持续可用性。
标准 PDF 可以使用加密和密码保护。 PDF/A 禁止加密。没有密钥或密码就无法打开加密文档，随着时间的推移，密钥或密码可能会丢失。未加密的文档始终可以打开，从而为后代保留对内容的访问权限。
标准 PDF 可以使用依赖于特定打印机或显示器特性的设备相关色彩空间。 PDF/A 需要与设备无关的颜色规范。颜色的定义方式必须不依赖于任何特定的输出设备。这种颜色独立性可确保在不同显示器和打印机上呈现一致的渲染效果。
何时使用 PDF/A 以及何时标准 PDF 就足够了
对于必须在多年或几十年内保持可读性的文档，请使用 PDF/A。法律文件、政府记录、科学研究数据、公司档案和历史文件都受益于 PDF/A 格式。在创建过程中转换为 PDF/A 的少量额外工作可以保证长期可读性。
对于不需要长期保存的文档，使用标准 PDF。今天分发供审查并于下周废弃的报告草稿不需要 PDF/A。
为即将举行的会议共享的演示文稿不需要 PDF/A。标准 PDF 格式足以满足生命周期较短的文档。
对于法规或合同要求您以存档格式提交的任何文档，请使用 PDF/A。检查接收组织的提交要求。如果他们指定 PDF/A，请以 PDF/A 形式提交。当需要 PDF/A 时以标准 PDF 形式提交将导致拒绝。
当文档包含 PDF/A 禁止的功能并且这些功能对于文档用途至关重要时，请使用标准 PDF。收件人必须填写的交互式表单不能是 PDF/A。嵌入视频的多媒体演示文稿不能是 PDF/A。如果需要交互功能，请使用标准 PDF 并接受该文档未针对长期保存进行优化。
如何将标准 PDF 转换为 PDF/A
Adobe Acrobat Pro 包含 PDF/A 转换功能。打开 PDF，从“印刷制作”或“标准”面板中选择 PDF/A 工具，然后选择您需要的 PDF/A 版本。 Acrobat 分析文档的合规性问题，报告任何问题，并在所有问题解决后转换文档。
大多数文字处理程序和办公应用程序都可以直接导出为 PDF/A。在 Microsoft Word 中，“另存为 PDF”选项包括一个符合 PDF/A 的复选框。在 LibreOffice 中，PDF 导出对话框包含 PDF/A 选项。从源应用程序直接导出为 PDF/A 是最可靠的方法，因为应用程序从一开始就可以确保合规性。
WukongPDF的转换工具可以通过任何浏览器将标准PDF转换为PDF/A格式。
上传 PDF，选择 PDF/A 转换选项，然后下载合规文档。基于浏览器的方法使得无需购买专业软件即可进行 PDF/A 转换。
转换为 PDF/A 后，验证转换是否成功。大多数 PDF 查看器都会在文档属性中显示 PDF/A 合规性状态。打开转换后的 PDF 并检查其是否符合 PDF/A 标准。验证所有内容（包括图像和字体）是否正确呈现。转换不应改变文档的视觉外观。
PDF/A 标准已经发展了多个版本。 PDF/A-1 基于 PDF 1.4，是最广泛支持的归档格式。 PDF/A-2 基于 PDF 1.7 并添加了对 JPEG 2000 压缩和透明效果的支持。 PDF/A-3 基于 PDF 1.7，允许将其他格式的嵌入文件（例如原始源文档）包含在存档包中。
对于将提交给法院或政府机构的文件，请在转换前检查所需的特定 PDF/A 版本。当接收系统期望 PDF/A-1 时提交 PDF/A-3 将导致拒绝。大多数系统接受 PDF/A-1 或 PDF/A-2。 PDF/A-3 不太常用，只有在有特别要求时才应使用。
如果原始 PDF 使用 PDF/A 禁止的功能，则转换为 PDF/A 可能会影响文档的视觉外观。透明度效果可能会变平。色彩空间可以被转换。无法嵌入的字体可以被替换。转换后，仔细检查 PDF/A 输出以确保视觉变化是可以接受的。
PDF/A 验证工具可以检查 PDF 是否满足 PDF/A 合规性要求。这些工具报告特定的合规性问题，例如未嵌入的字体或不受支持的颜色空间。在提交 PDF/A 文档之前运行验证可以发现可能导致拒绝的合规性问题。
PDF/A 的长期价值体现在几十年前创建的文档至今仍然可读。 2010 年创建的 PDF/A 文档可以在任何现代 PDF 查看器中正确打开。来自同一时代的标准 PDF 可能会也可能不会正确打开，具体取决于它的创建方式以及它使用的功能。
对于规划大型文档数字化项目的组织来说，PDF/A 应该是输出格式。将纸质文档扫描为 PDF/A 可确保数字版本在所需的整个保留期内保持可访问性，对于许多政府和法律文件而言，该保留期长达数十年。
对于将标准 PDF 页面与 PDF/A 要求混合在一起的文档，请考虑整个文档是否需要为 PDF/A。归档标准可以应用于特定页面或部分，同时将其他页面保留为标准 PDF 格式，尽管这种混合方法并不常见。
PDF/A 转换过程可能会增加文件大小，因为必须嵌入所有字体和颜色配置文件。引用系统字体的标准 PDF 比转换为完全嵌入所有字体的 PDF/A 的同一文档要小。文件大小的增加是自我遏制的成本。
混合处理标准 PDF 和存档 PDF 的组织应制定明确的命名约定来区分这两种格式。包含 PDF/A 指示符的文件名告诉未来的用户该文档已准备好存档并应进行相应处理。
对于构建文档管理策略的组织来说，了解 PDF 和 PDF/A 之间的差异有助于决定在从创建到归档的整个文档生命周期中对哪些文档类型使用哪种格式。
PDF/A 格式是几种专门的 PDF 标准之一，其他标准包括用于打印的 PDF/X 和用于工程的 PDF/E。每个标准都满足一组特定的要求。了解哪个标准适用于您的文档类型可确保您使用正确的工具实现正确的目的。
应在创建文档时做出选择 PDF 还是 PDF/A 的决定，而不是数年后需要从档案中检索文档并发现文档无法读取时做出。在创建时选择正确的格式可以为未来保留选择。
了解标准 PDF 和 PDF/A 之间的权衡有助于您为创建或存档的每个文档做出明智的格式决策，确保每个文档都采用正确的格式来实现其预期目的和预期寿命。