PDF/A 是 PDF 格式的子集，专为长期存档而设计。 “A”是指代表存档。 PDF/A 文件是有效的 PDF，遵循附加规则，确保其无限期地保持可读性和独立性，而不依赖于将来可能不存在的外部软件、字体或颜色配置文件。
常规 PDF 可以包含 PDF/A 不能包含的内容
标准 PDF 可以引用字体而不嵌入它们，依靠查看器在用户系统上找到匹配的字体。它可以包含在文档打开时运行的 JavaScript。它可以嵌入音频和视频。它可以链接到外部 URL 和外部文件。它可以使用加密。所有这些都会对查看 PDF 的环境产生依赖性 - 如果字体不再分发，或者 JavaScript 行为发生变化，或者外部资源移动，PDF 可能无法正确显示。
PDF/A 禁止所有这些。字体必须完全嵌入。没有 JavaScript，没有音频，没有视频，没有外部链接，没有加密。色彩空间必须使用嵌入的 ICC 配置文件来定义。该文档必须是完全独立的 - 正确呈现它所需的所有内容都位于文件本身内。这保证了五十年后打开的 PDF/A 文件，当它可能引用的一半字体不再存在时，它仍然看起来完全符合预期。
不同的PDF/A变体
PDF/A 已经发展了多个版本。 PDF/A-1（2005 年发布）是最严格的 — 无透明度、无 JPEG2000 压缩、有限的色彩管理。 PDF/A-2 (2011) 添加了对透明度、JPEG2000 和更复杂的色彩管理的支持，使其与现代设计工作流程兼容。 PDF/A-3 (2012) 扩展了 PDF/A-2，允许在 PDF 容器中嵌入任意文件格式 — 对于混合文档（例如将 XML 数据嵌入到人类可读的 PDF 页面旁边的电子发票）非常有用。
每个版本还具有一致性级别：“b”和“b”。 (基本)确保视觉再现性，“a”表示(accessible) 添加用于可访问性的标记结构，并且“u”表示可访问性。 (Unicode) 确保文本是 Unicode 映射的，以实现可靠的提取。 PDF/A-2b 最广泛用于一般文档归档 - 它比 PDF/A-1b 更灵活，同时仍满足大多数归档标准的要求。
当需要PDF/A时
政府机构、法院、医疗机构、金融监管机构和许多大公司为必须保留数年或数十年的记录指定 PDF/A。在欧盟，许多政府门户网站要求正式提交文件使用 PDF/A。 ISO 32000（PDF 规范）和各种国家归档标准明确引用 PDF/A。如果法规、合同或机构指定提交 PDF/A，则通常意味着 PDF/A-1b 或 PDF/A-2b — 检查确切的要求，而不是假设任何版本都满足它。
对于个人文件归档——保留租约、纳税申报表、文凭的干净副本——常规的 PDF 可以很好地满足实际目的。 PDF/A 主要在明确要求遵守档案标准的机构环境中发挥作用。
打开并使用 PDF/A 文件
PDF/A 文件可在任何 PDF 查看器中打开 - 它们是有效的 PDF。 Adobe Reader 在 PDF/A 文件顶部显示一个蓝色条，指示该文件处于存档模式并建议您不要修改它。您可以从 PDF/A 中阅读、搜索、复制文本和打印，就像从常规 PDF 中一样。限制在于修改：以违反其存档约束的方式更改 PDF/A 文件会将其转换为不合格的 PDF，某些工具会警告您。
如果您需要对 PDF/A 文件进行大量编辑，典型的工作流程是将其转换为常规 PDF（删除 PDF/A 限制），进行编辑，然后在需要保留档案名称的情况下重新转换为 PDF/A。 Adobe Acrobat Pro 可以处理这个问题； PDF 转换器工具还可以剥离 PDF/A 元数据以允许编辑，但删除存档名称意味着生成的文件不再符合存档标准。