答案取决于文档是什么以及您需要客户用它做什么。客户需要审查和批准的提案与他们需要签署的合同有不同的要求，而合同与他们正在归档的可交付成果有不同的要求。做到这一点意味着更少的关于文件问题的来回电子邮件和更专业的印象。
对于提案和报告：可读、压缩、受保护
供阅读的面向客户的文档——提案、报告、演示文稿、案例研究——应该快速打开，看起来与设计完全一致，而且不要太大。优先事项是：嵌入所有字体，以便布局正确呈现，文件大小压缩到足以轻松打开和通过电子邮件发送，以及可选的编辑限制设置，以便客户端不会意外修改内容。
对于这些文档，正确的格式是带有嵌入字体的标准 PDF，并使用 PDF Compression 压缩到 5MB 以下。除非有特定原因，否则不要对这些内容进行密码保护——让客户输入密码来打开提案，甚至在他们阅读第一行之前就会产生摩擦。
对于合同和协议：干净、可签名、签名后锁定
合同必须是清晰的文件，对于同意的版本不得含糊不清。以标准 PDF 形式发送合同 — 无需密码即可打开，但最好具有编辑限制，以便客户无法更改条款。确保文档具有真实的、可选择的文本（不是扫描件），以便客户可以轻松阅读，并保持长期可用。
一旦双方签署，应发送完整执行的版本并应用编辑限制，或者在电子邮件中简单地注明这是最终签名的版本。一些企业对签名版本应用密码以防止任何进一步的修改；其他人则依靠约定和电子邮件时间戳作为记录。
对于发票：简单、一致、易于归档
发票由客户的应付账款团队归档，并且需要易于搜索。一个小的、名称明确的 PDF 以及可选择的文本使他们的归档更加容易，并减少了因为有人找不到或处理您的发票而导致付款延迟的可能性。将发票控制在 500KB 以下，使用一致的命名格式，并确保文本是真实的（不是扫描或图像）。
一些客户的会计系统需要特定的 PDF 设置 - 无密码保护，无打印限制，文本必须可选。如果客户提到发票处理问题，这些是首先要检查的事情。
对于可交付成果和最终工作产品：档案质量
交付给客户的工作产品（最终报告、导出为 PDF 的设计文件、完整的文档）应采用适合内容的最高质量格式。对于客户将长期保留或内部共享的文档，PDF/A 值得考虑：它是独立的，保证在没有外部依赖的情况下保持可读性，并且被大多数归档系统所接受。
对于视觉质量很重要的设计密集型交付物，不要过度压缩。客户为工作产品付费——以完整的质量交付它，如果他们需要用于特定目的的较小版本，则让他们压缩。
通用最佳实践，无论文档类型如何
- 嵌入所有字体，以便无论客户端安装了什么字体，文档都能正确呈现
- 使用真实文本，而不是扫描图像 - 客户应该能够在您发送的任何文档中搜索和选择文本
- 专业地命名文件：ClientName_DocumentType_Date.pdf
- 通过电子邮件发送的文档的文件大小保持在 10MB 以下；对于更大的文件使用文件共享链接
- 发送前测试打开文件 - 验证它看起来正确并且没有丢失任何内容
一个可以干净地打开、看起来完全符合预期并且易于归档的 PDF 是一个小而一致的专业品质信号。这是一种当正确时客户不会注意到的事情，但当错误时客户肯定会注意到。