对于 PDF 应该有多长，没有通用的答案，但有针对文档类型的有用指南，以及一些适用于所有文档类型的原则。简短版本：PDF 的长度应该与实现其目的所需的长度完全相同，而不是多一页。更难的问题是“需要”是什么？实际上意味着每种类型的文档。
答案背后的原理
PDF 的长度本身并没有好坏之分。如果用读者已有的上下文来填充二十页的报告，那么两页的执行摘要可以比二十页的报告做更多的工作。如果一份四十页的技术规范涵盖了四十页独特的、必要的信息，那么它的长度就是合适的——如果它遗漏了关键细节，那么它就严重不足了。
问题不是“这应该持续多长时间”，而是“这应该持续多久”。但是“读完本文后读者需要能够做什么？”长度服从功能。提案需要向某人提供足够的信息来做出决定。合同需要定义所有可能重要的条款和条件。单寻呼机需要清楚地传达一个想法。从目的开始，而不是从页数开始。
文档类型实用指南
商业提案
对于大多数业务环境，提案的长度往往在 5 到 15 页之间。当关系和上下文已经建立时，一页提案就有效。超过 20 页的提案很少会被完整阅读——高管和采购团队会略读，寻找关键信息。如果你的内容很长，请询问附录是否可以是一个单独的附件，以及每个部分是否真正承重或只是为了看起来完整。
报告与分析
报告具有最大的自由度，因为它们的目的差异很大。内部每周更新可能只有一页。每季度的业务审查可能是十五次。一份对外发布的行业研究报告可能有六十份。相关基准不是绝对页数，而是详细程度是否符合受众的需求。为高管编写的报告应该比为分析师编写的分析更短、更注重摘要。
合同和法律文件
合同的长度应涵盖所有相关条款，不多也不少。已知各方之间的简单服务协议可能长达两到三页。复杂的多方商业协议通常长达五十页或更多。这里的长度不是填充；而是填充。这是精度。合同的正确问题不是“我们可以缩短这个时间吗？”但是“我们已经定义了所有需要定义的东西了吗？”也就是说，使用密集的法律术语来填充简单概念的合同是一种真实的现象，值得抵制。
发票和财务文件
几乎总是一页。长达两页的发票通常是格式问题——可能会压缩的行项目，或者浪费空间的布局。财务摘要、报表和收据遵循相同的逻辑：仅包含读者需要了解的收费内容、支付内容以及条款。其他任何事情都是噪音。
演示文稿导出为 PDF
演示文稿 PDF 是一个不同的类别，因为“长度”是不同的。实际上是幻灯片计数，而不是传统意义上的页数计数。会议结束后作为 PDF 后续内容共享的幻灯片应该独立存在，没有演示者的旁白 - 这通常意味着添加比实时演示中使用的更多的文本幻灯片。一般来说，10 到 20 张幻灯片涵盖了大多数商业演示。超过 40 张幻灯片的幻灯片通常表明范围不够集中。
使用说明书和技术文档
技术文档没有合理的页数限制——它应该涵盖它所涵盖的内容。快速入门指南可能有四页。完整的产品手册可能有两百篇。这里有用的问题是文档的组织是否足够好，以便读者无需阅读整个文档即可找到他们需要的内容。具有良好结构和清晰目录的长文档比没有结构的较短文档更有用。
签署 PDF 太长
- 存在的部分是为了表明您做了研究而不是为了告知读者
- 多个部分以略有不同的方式重复信息
- 比主文档长的附录
- 仅在尚未出现的边缘情况下才重要的内容
- 观众已经知道的介绍性上下文页面
当文档确实需要很长时
有些文档很长，因为它们需要如此。对于这些人来说，工作不是削减——而是使长度能够通航。清晰的目录、一致的标题结构和标签明确的部分让读者无需阅读所有内容即可找到所需内容。考虑是否可以将文档分为摘要版本和完整版本，将摘要发送给大多数收件人，并根据请求提供完整版本。
长 PDF 也往往是大 PDF。在共享内容超过 10 页的内容之前，请通过 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 PDF Compression 工具运行它 — 带图表的 60 页报告不需要 80MB。中等压缩使大多数大型文档达到可管理的大小，而没有任何明显的质量变化。