现在是星期四下午。一位客户要求提供八个月前签署的合同版本。你知道它存在。你记得签名。但是您的“下载”文件夹中有 340 个文件，您的电子邮件搜索返回了三个具有相似名称的不同版本，十五分钟后您仍在查找。没有人给这十五分钟贴上价格标签，但他们有一个——而且这种情况发生的频率比大多数人愿意承认的要高。
每个工作日的隐形税
糟糕的文档管理并不让人感觉像是一种成本，因为损害是以很小的增量分布的。在这里搜索文件需要两分钟，重建本应正确保存在那里的文档需要五分钟，重新发送客户从未收到的内容（因为附件太大而无法通过）需要十分钟。孤立地看，这些都不重要。在一个由十人组成的团队中，一年的时间加起来就达到了数千个小时。
还有一个难以量化的成本：它所创造的印象。他们注意到，客户必须两次请求同一份文档，收到日期错误的版本，或者收到从电子邮件服务器退回的 45MB 附件。它本身并不会破坏关系，但它会作为一个信号来表明操作的组织程度。
版本混乱比看起来更昂贵
当文档存在多个版本而没有明确的系统来了解哪个版本是最新版本时，人们会根据错误的信息做出决策。一份提案以上个月的定价发布。合同是根据两次修订前被取代的条款签订的。提交的报告中包含保存正在使用的版本后更新的数据。
这些不是假设的场景 - 它们是将文件命名为“Final”、“Final_v2”和“Final_ACTUAL”的可预测结果。并希望每个人都知道该使用哪一个。修复方法很简单：带有日期标记的文件名、当前版本的单一事实来源，以及在分发之前转换为 PDF 的习惯，这样共享版本就不会在事后被意外编辑。
您找不到的文档是不存在的文档
从实际角度来看，无法在合理时间内找到的文档与从未创建的文档具有相同的效果。这项工作投入到了制作过程中。该信息存在于某处。但如果您无法在需要时将其显示出来，那么它就无法发挥记录的作用。
随着时间的推移，这个问题变得更加复杂。团队在没有命名约定和文件夹结构的情况下工作的时间越长，不可搜索的待办事项就会增长得越大。从干净的系统开始很容易。没有人愿意承担对多年积累的混乱进行改造的项目。
扫描的文档使情况变得更糟。没有 OCR 存储的扫描 PDF 无法搜索 - 只能通过文件名找到。在归档之前通过 OCR 工具运行扫描，内容变得可搜索，将一堆图像文件变成一个实际可用的记录系统。
超大附件会产生真正的摩擦
由于超出附件限制而从电子邮件服务器退回的 PDF 不仅会造成轻微的不便，而且会完全破坏工作流程。发件人必须找到替代的交付方法，收件人会遇到延迟，并且通常需要进行后续交换才能确定文档从未收到过。
在发送之前压缩 PDF 是一个三十秒的习惯，可以防止这种情况发生。 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 PDF 编辑器和压缩工具可在一处处理编辑和尺寸缩小。一份大小为 35MB 的报告通常会在中等压缩情况下压缩到 5MB 以下 — 没有明显的质量变化，也没有交付问题。
好的文档管理实际上是什么样的
它不需要昂贵的软件或复杂的系统。产生最大差异的行为很简单：
- 具有日期和描述性名称的一致文件命名 — 不是“Document1”或“最终”
- 在外部分发任何完成的文档之前转换为 PDF
- 在附加到电子邮件之前进行压缩
- 归档前通过 OCR 运行扫描
- 一种浅层、一致的文件夹结构，当前版本位于顶层，旧版本位于存档子文件夹中
这些都不费时间。他们预先花费的时间只是他们在接下来的几周和几个月中节省的时间的一小部分。回到那个星期四下午：通过正确的命名系统和压缩的、可搜索的档案，找到八个月前的合同只需三十秒。这十五分钟被重新分配给一些值得做的事情。