标准 PDF 专为立即使用而设计：查看、打印、共享。 PDF Archive格式专为保存数十年而设计。当您今天保存需要在 2050 年可读的文档时，您选择的 PDF 格式比您选择的存储介质更重要。外部硬盘驱动器、NAS 设备和云存档保持数据完整。文件格式决定了当创建原始 PDF 的软件不再存在时，这些位是否仍可被解释为可读文档。
由 ISO 19005 定义的 PDF/A 系列标准准确指定了 PDF 文件必须包含和不包含的内容才能被视为适合长期保存。随着存储和渲染技术的发展，每一代标准都放宽了一些限制并添加了新功能。使用哪种 PDF/A 变体的问题涉及平衡最严格的保存保证与文件大小和转换工具的可用性等实际考虑因素。
WukongPDF 的文档管理 和导出工具支持 PDF/A 生成以用于存档目的。对于已经采用标准 PDF 格式的文档，以下转换步骤可生成档案级输出。
为什么标准 PDF 不足以存档
标准 PDF 可以依赖将来可能不存在的外部资源。字体可以通过名称引用，而不是嵌入，如果 2050 年的操作系统没有安装该字体，PDF 将使用可能与原始布局不匹配的替代字形进行渲染。颜色配置文件可以引用外部 ICC 文件。 JavaScript 可以执行取决于特定 PDF 阅读器版本的操作。超链接可能指向不再解析的 URL。 PDF/A 禁止所有这些外部依赖性。正确呈现文档所需的每个资源都必须嵌入到文件本身中。
标准 PDF 还可能包含未来 PDF 阅读器可能不支持的功能。嵌入式视频和音频等多媒体内容所依赖的编解码器可能会过时。 3D 模型内容依赖于可能已停用的渲染引擎。 PDF/A 将允许的功能集限制为那些被认为稳定且可能无限期支持的功能：文本、矢量图形、光栅图像和元数据。
比较外部存储的 PDF/A 变体
PDF/A-2 于 2011 年发布，基于 PDF 1.7，是最广泛支持的归档格式。它要求嵌入所有字体，禁止外部内容引用，强制使用 JPEG 或无损压缩，并要求文档包含允许在没有外部颜色配置文件的情况下正确渲染的颜色信息。 PDF/A-2 被全球政府档案馆、法院系统和机构存储库接受。对于一般业务归档，PDF/A-2 是最安全的选择，因为它平衡了严格的保存要求和广泛的工具支持。
PDF/A-3 于 2012 年发布，放宽了 PDF/A-2 的一项关键限制：它允许在 PDF 中添加任意文件附件。 PDF/A-3 文档可以包含原始 Word 文档、源数据电子表格或与存档 PDF 渲染一起嵌入的文档表格数据的 CSV 导出。当存档不仅需要保留文档的视觉外观，还需要保留源数据以及使用未来工具重新处理它的能力时，这非常有用。对于外部存储的归档，其目标是保留重建文档完整上下文所需的一切，带有嵌入式源文件的 PDF/A-3 提供了最完整的归档包。
| PDF标准 | 最适合 | 主要特点 |
|---|---|---|
| PDF/A-2 | 长期归档、政府记录 | 自包含，所有资源嵌入，无外部依赖 |
| PDF/A-3 | 附有源文件的存档 | 允许在 PDF/A 渲染的同时嵌入源文档 |
| PDF/A-4 | 现代归档，2020 年以后 | 基于PDF 2.0，支持JPEG2000、透明度、图层 |
如何将 PDF 转换为 PDF/A 以便长期存储
在 Adobe Acrobat Pro 中，打开 PDF 并转到“工具”，然后转到“PDF 标准”。选择另存为 PDF/A 并选择所需的变体，最常见的是商业文档的 PDF/A-2b。 Acrobat 分析 PDF 的合规性问题并报告转换前必须解决的任何问题。常见的合规性失败包括未嵌入的字体、使用不受支持的压缩格式的图像以及缺少必需字段（例如文档标题）的文档元数据。
解决合规性问题后，单击另存为 PDF/A。 Acrobat 生成合规副本。通过重新打开文件并检查文档属性在“标准”面板下是否显示 PDF/A-2b 来验证转换。文件大小可能会略有增加，因为字体现在已完全嵌入。权衡稍大的文件大小以保证未来的可读性是 PDF/A 的核心价值主张。
将存档的 PDF 存储在外部媒体
损坏的外部硬盘驱动器上的最佳存档格式毫无价值。将 PDF/A 格式与存储最佳实践相结合。将 PDF/A 文件保存到至少两个存储在不同位置的物理上独立的外部驱动器。使用包含校验和或数据完整性验证的文件系统（例如 ZFS 或 Btrfs），或根据存储的校验和定期验证文件哈希以检测静默数据损坏。多年来，硬盘驱动器和 SSD 都会经历位损坏，PDF 中的单个损坏字节可能会导致整个文件无法打开。
在存档的 PDF 旁边包含纯文本自述文件，记录文件内容、存档时间、用于创建 PDF/A 转换的软件以及打开受保护文件所需的任何密码。二十年后，自述文件提供了原始文件名和文件夹结构可能无法传达的上下文。自述文件本身应该是纯文本格式，例如 TXT 或简单的 HTML 文件，任何未来的系统都可以读取，无需专门的软件。
具有地理冗余的可靠外部存储上的 PDF/A 为无法访问机构数字保存基础设施的个人和小型组织提供了最实用的长期文档保存策略。对于必须保存数十年的文档，独立的归档格式、多个物理副本和定期完整性验证的结合解决了数字文档寿命的三个主要威胁：格式过时、介质故障和静默数据损坏。
在最终归档之前验证 PDF/A 合规性
将 PDF 转换为 PDF/A 后，在将文件提交到长期存储之前运行合规性验证。在 Acrobat Pro 中，打开 PDF/A 文件并转到“工具”、“PDF 标准”，然后转到“验证合规性”。验证会检查每个 PDF/A 要求：嵌入字体、不存在外部依赖性、允许的压缩类型和元数据完整性。通过验证后会生成一份合规性报告，您可以将其与存档的 PDF 一起保存，作为文件在存档时符合标准的证据。
如果验证失败，Acrobat 会报告特定的合规性问题。常见的失败包括引用外部 ICC 文件的颜色配置文件、包含 JavaScript 操作的表单字段以及依赖外部资源的注释。每个报告的问题都可以手动修复或通过 Acrobat Pro 中的印前检查工具修复。修复所有报告的问题，重新验证，并且仅在通过干净的验证且没有错误或警告的情况下才将文件提交到存档。
随着时间的推移将存档的 PDF 迁移到新的存储介质
对于旋转驱动器，外部硬盘驱动器可持续三到五年，对于固态硬盘，外部硬盘驱动器可持续五到十年，但单个驱动器可能会更快失效。今天创建的 PDF/A 存档应该在预期的故障窗口之前迁移到新媒体。设置日历提醒，每三年刷新一次存储介质。
在每次迁移期间，通过将每个 PDF/A 文件的当前校验和与归档时记录的校验和进行比较来验证每个 PDF/A 文件。将任何文件替换为单独驱动器上冗余副本中校验和不匹配的文件。迁移后，使用迁移日期、新介质详细信息和验证结果更新 README 文件。此循环可确保存档文档能够在格式过时和物理存储介质不可避免的故障中幸存下来。对于需要文档数十年保持可读且不依赖任何单一云提供商或软件供应商的个人和组织来说，旋转外部驱动器上维护良好的 PDF/A 存档是最实用的数字保存策略。
长期 PDF 归档更注重计划而不是反应。您今天在外部存储上存档的文档几年后仍将需要，可能是由无法访问原始创建软件或不了解为何创建存档的机构知识的人所需要。选择 PDF/A、在自述文件中记录存档内容以及定期迁移到新媒体是今天的小投资，可以防止明天的巨大损失。旋转外部驱动器上的 PDF/A 是一种实用的保存策略，不需要专门的软件订阅，不需要云服务依赖性，也不需要个人或小团队在一个下午即可建立的机构数字保存基础设施。 PDF/A 格式与冗余外部存储和定期完整性验证相结合，是一种经过验证的保存策略，成本低廉，并且可以防止数字文档丢失的最常见原因。
在外部媒体上进行长期 PDF 归档是一种奖励一致性而非英雄式努力的做法。正确设置归档一次，然后通过定期完整性检查和介质刷新来维护它，可以保护文档免受逐渐积累的风险的影响，这些风险单独看来不太可能，但在数十年的时间范围内，集体造成不可恢复的数据丢失几乎是肯定的。