在线文档（用户手册、API 参考、帮助中心、产品指南）可以以 PDF 或网页 (HTML) 形式发布。格式选择会影响用户查找和阅读内容的方式、更新内容的容易程度以及内容是否在移动设备上正常运行。两者都有真正的优势，许多组织将两者用于不同的目的。
HTML 文档如何更好地工作
HTML 文档是网络原生的。搜索引擎对各个页面进行索引，这意味着搜索特定主题的用户可以直接进入相关部分，而不必下载文件并在其中进行搜索。在 Google 上搜索“如何重置产品密码”可以将用户直接带到帮助内容的第 47 页 - 这是下载链接后面的 PDF 不可能做到的。
HTML 还适应任何屏幕。移动用户无需缩放和滚动固定布局页面即可阅读文档。无需替换文件即可更新内容 - 修复拼写错误或更新屏幕截图，并且更改会立即对所有用户生效。 HTML 文档可以包含交互式元素：用户可以一键复制的代码示例、可扩展部分、嵌入视频、跨所有内容的实时搜索。
PDF 文档的优势
PDF 文档可以离线使用。下载该手册的用户可以在没有互联网连接的情况下阅读它——在飞机上、在连接有限的数据中心中，或者在不允许使用电话的环境中使用设备时。对于硬件文档、工业手册或现场使用的任何技术参考，这是一个显着的实际优势。
PDF 还维护可以可靠打印的固定布局。当技术人员需要根据打印的清单或安装指南进行工作时，每次都能正确打印的 PDF 比可能在不同浏览器和打印机上不可预测地重新格式化的 HTML 更好。
对于代表特定产品版本的正式文档（软件版本 3.2 的手册、特定产品版本的规范），PDF 创建不会更改的固定记录。 HTML 文档始终是最新的，这通常很好，但意味着文档的历史版本可能不会被保留，除非您专门对它们进行版本控制。
可发现性：最重要的因素
对于大多数在线文档来说，可发现性是决定因素。如果用户需要搜索帮助并通过 Google 或您网站的搜索找到它，那么 HTML 会取得决定性的胜利。搜索引擎越来越多地对 PDF 内容进行索引，但索引的粒度不那么细 — 指向 PDF 特定页面的搜索结果不如直接指向回答问题的 HTML 部分的搜索结果有用。
如果您的文档主要是通过导航（用户已经知道去哪里）而不是搜索来找到的，那么可发现性差距就不那么重要了，其他因素就会发挥作用。
通用混合方法
许多文档团队都发布这两种格式。主要文档以 HTML 形式存在——可搜索、适合移动设备、始终最新。为想要下载完整手册、打印手册或保留本地副本的用户从相同内容生成 PDF 导出。 Sphinx、MkDocs 和 GitBook 等工具可以通过最少的额外工作从相同的源内容生成两个输出。
这种混合避免了专门选择一种格式的权衡。在线用户可以获得可搜索、响应灵敏的 HTML 体验。需要离线或可打印版本的用户可以获得干净、格式良好的 PDF。内容在一个地方维护并发布为两种格式，因此没有额外的维护负担。
何时选择其中之一
如果满足以下条件，请选择 HTML：文档主要在线使用、搜索引擎可见性很重要、内容经常更改或移动访问很重要。如果满足以下条件，请选择 PDF：用户需要离线访问、需要打印文档、代表产品的固定版本，或者需要作为独立文件分发。对于大多数现代软件产品和服务，带有 PDF 下载选项的 HTML 文档可以有效地涵盖这两个基础。