远程工作加剧了在办公室可以管理的 PDF 组织问题。如果没有共享文件柜，也没有人询问文档所在的位置，分散的文件和不一致的命名会产生摩擦，每天都会浪费时间。要做到这一点，需要做出一些深思熟虑的决定——之后，系统就会自行运行。
远程工作PDF问题
在办公室中，文档通常存在于一个物理位置 - 共享驱动器、文件柜、办公桌。远程工作片段如下：PDF 通过电子邮件到达，下载到本地桌面，保存在 Slack 中，存储在 Dropbox 中，上传到项目管理工具，并在 Google 文档链接中引用。同一个文档可能存在于四个地方，具有四个不同的名称，并且没有人知道哪个版本是最新的。
解决方案是为每种类型的文档指定一个规范位置，并养成立即归档的习惯，而不是保存在本地并意味着稍后再移动。
一个云平台，而不是多个
为所有团队文档选择一个云存储平台并承诺使用它。 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive——选择比一致性更重要。同时使用这三个文件意味着没有人知道在哪里查找特定文件，并且文档会在平台上不必要地重复。
对于单独的远程工作人员，iCloud、Google Drive 或 Dropbox 中的个人云存储会自动同步到所有设备 - 您的笔记本电脑、手机和平板电脑都可以看到相同的文件。这消除了您需要的 PDF 仅在一台设备上的情况。
跨时区工作的文件夹结构
远程团队通常跨越时区，这意味着有人需要查找文档而无法实时询问同事。不言自明的文件夹结构使团队中的任何人都可以找到文档，而无需了解内容存储位置的上下文。
适用于大多数远程团队的结构：按客户或项目组织的顶层，每个文件夹内都有标准子文件夹（合同、发票、可交付成果、内部、存档）。每个团队成员都知道在 [ClientName]/Contracts 中查找客户合同，无论是谁签署的或何时签署的。无需机构知识。
整个团队使用的文件命名约定
文件命名是远程团队分歧最大的地方。一个人的“最终合同”是另一个的“Contract_v3_reviewed_JM”另一个是“AcmeCorp_NDA_signed”。写下一种命名格式，与团队共享并强制执行。像 [ClientOrProject]_[DocumentType]_[YYYY-MM-DD].pdf 这样的简单标准就足够了 - 日期格式很重要，因为 YYYY-MM-DD 在任何文件浏览器中都按时间顺序排序。
将其包含在团队的入职文档中，以便新的远程员工从正确的习惯开始，而不是制定团队必须适应的自己的惯例。
处理电子邮件中到达的PDF
电子邮件是远程工作人员文档混乱的主要来源。 PDF 作为附件到达，在线程中被引用，然后放在收件箱中而不是被归档。防止这种情况发生的规则是：在收到每个重要的 PDF 后 24 小时内将其归档到正确的云文件夹中，正确重命名，如果 PDF 是相关记录，则删除或存档电子邮件。
对于需要采取行动（需要签署的合同、需要批准的发票）的 PDF，请立即在 PDF 编辑器 中处理它们，而不是打开它们，决定稍后处理，然后失去它们的踪迹。一小时内返回的已签署合同建立了专业可靠性；一个在“下载”文件夹中保存三天的则不然。
共享文档的版本控制
远程协作会造成版本混乱，而面对面工作很少会造成这种情况。当多人编辑 PDF 并保存副本时，您最终会得到一个充满“Final”、“Final_v2”、“Final_ACTUAL”等内容的文件夹。文件，没有明显的赢家。通过将活动文档作为共享链接保存在云存储中而不是通过电子邮件发送副本，并建立关于“最终”内容的明确规则来防止这种情况发生。意味着 - 只有文档所有者将某些内容重命名为 FINAL，并且在应用该标签后不会创建进一步的版本。
云存储版本历史记录是出现问题时的安全网 - 大多数服务都会保留 30 天以上的文件历史记录。在您的存储平台上启用此功能并确保您的团队知道它的存在。它将“我不小心覆盖了文档”转换为“我不小心覆盖了文档”。从危机到两分钟的恢复。