可以将 PDF 转换为 Excel 吗？是的，但结果取决于 PDF 结构
简而言之，答案是肯定的，您可以将 PDF 转换为 Excel 电子表格。更长、更诚实的答案是，转换的质量几乎完全取决于 PDF 中数据的结构。包含干净、格式良好的数据表（具有清晰的列边界和一致的行结构）的 PDF 可以高精度地转换为 Excel 电子表格。如果 PDF 包含视觉上分散的数据、合并的单元格、不规则的格式或在人眼看来仅像表格但其结构与 PDF 文件中的文本不同的文本，则会产生混乱的转换结果，需要大量的手动清理。
原始 PDF 中的数据结构决定了转换为 Excel 时是干净还是混乱。
转换直接从 Excel 导出的 PDF 所产生的结果比转换扫描的电子表格图像要好得多。
从根本上来说，PDF 到 Excel 的转换是结构识别的练习。转换引擎分析 PDF 页面，根据文本和线条的空间排列识别表格数据，并尝试重建原始电子表格结构。这个识别过程中的每一步都是一个推理。引擎推断哪个文本属于哪个单元格。它推断列边界落在哪里。它推断一行文本是标题、数据行还是跨多列的标题行。每个推论都可能是错误的，会产生从轻微的格式问题到完全无法使用的输出等问题。
了解 PDF 表格转换效果好的原因和转换效果差的因素有助于您设定切合实际的期望并选择正确的转换方法。使用另存为 PDF 直接从 Excel 导出的 PDF 往往可以很好地转换回 Excel，因为原始电子表格结构部分保留在 PDF 的内部标记中。通过扫描打印的电子表格创建的 PDF 转换效果很差，因为扫描的图像根本不包含结构数据，只包含像素。转换路径和预期的输出质量取决于您的 PDF 属于哪个类别。
转换最初在 Excel 中创建的 PDF 表格
由 Excel 的本机 PDF 导出创建的 PDF 带有隐藏的结构信息，可显着改进返回 Excel 的转换。当 Excel 导出为 PDF 时，它可以包含标识表结构、单元格边界和数据类型的标签。在转换回 Excel 期间读取这些标签的PDF 转换器 可以以非常高的保真度重建原始电子表格，包括正确的列宽、数字格式和单元格对齐。
要从此类 PDF 获得最佳转换效果，请使用专门支持标记 PDF 输入的转换工具。大多数专业的 PDF 工具都会在其设置或文档中表明它们在转换过程中是否使用 PDF 标签。在可用时启用标签感知转换会产生通常只需要进行较小的格式调整而不需要完全重建的输出。
转换保留数据值和表结构。它可能无法完美保留原始电子表格中存在但不属于 PDF 表示形式的 Excel 特定功能。公式、数据透视表、链接到数据的图表以及条件格式规则会在原始 PDF 导出中丢失，并且无法通过转换恢复。转换后的 Excel 文件包含创建 PDF 时出现的数据值，而不是生成它们的公式。
使用基于 OCR 的提取转换扫描的 PDF 表
扫描的 PDF 表需要 OCR 才能提取任何数据。 OCR 步骤识别扫描图像中的文本，生成字符数据，然后转换引擎可以尝试将其组织为行和列。 OCR 和结构识别的两步过程在每一步都会引入错误，并且这些错误会复合。 OCR 期间的识别错误意味着错误的文本值进入结构识别步骤，即使结构被完美识别，该单元格中的数据值也是错误的。
原始扫描的质量是此过程中最可控的因素。以 300 DPI 进行干净、直接的扫描，具有良好的对比度、无阴影、无页面弯曲，可产生比在光线不均匀的角度拍摄的低分辨率照片更好的 OCR 结果。产生良好扫描的额外努力在减少转换输出的手动校正方面会得到数倍的回报。
转换后，需要花时间验证和纠正输出。系统化的验证方法可以减少所需的时间。首先根据原始文档检查行计数，以确认所有数据行均已捕获。检查列数和列标签以确认结构已正确识别。根据原始数据抽查一些随机选择的数据单元以验证准确性。这三项检查可在几分钟内捕获最常见的转换错误。 WukongPDF 的提取 PDF 数据 工具包括针对扫描文档的基于 OCR 的表格提取，并且可以选择在导出到 Excel 之前预览已识别的数据。
哪些类型的 PDF 表格可以很好地转换，哪些不能
简单的网格表具有统一的行和列、清晰的单元格边界以及每个单元格内一致的文本格式，转换效果最佳。每月具有统一列和每个行项目具有统一行的财务报表是理想的转换候选者。结构的规律性为转换引擎提供了关于列和行位置的强烈、一致的信号。
具有跨多列或多行的合并单元格的表转换的可靠性较低。转换引擎必须识别出跨越三列的单元格是一个单元格，而不是具有相同内容的三个单独的单元格。合并单元格识别取决于转换引擎检测到文本在多个列边界上居中，这种推断不如检测简单网格单元可靠。转换后，检查合并的单元格是否已正确处理，并手动调整任何错误拆分的单元格。
具有嵌套标题的表格（其中父类别跨越多个子列）对于转换引擎来说是最具挑战性的。引擎看到多个级别的标题，并且必须重建视觉层次结构以及父类别与其子列之间的逻辑关系。预计需要花费更多时间来验证和纠正具有复杂标头结构的表的输出。如果可能，请在创建 PDF 之前简化表格结构，例如通过将嵌套标题展平为具有串联标签的单个标题行。
在同一列中混合文本和数字的表格（常见于产品目录和混合内容报告中）要求转换引擎在单个列中处理多种数据类型。大多数引擎默认根据大多数单元格将整个列视为文本或数字。偶尔包含文本值的数字列可能会将这些文本值转换为零或留空。转换后，扫描每列是否存在数据类型不匹配的情况，并更正分配了错误类型的单元格。
分步：将 PDF 表格转换为 Excel
将 PDF 上传到您选择的转换工具。大多数工具都提供简单的上传界面。如果该工具提供转换质量或模式设置，请选择最适合您的 PDF 类型的选项。电子表格或表格模式适用于数据较多的 PDF。文本或文档模式适用于文本较多且恰好包含表格及其他内容的 PDF。
转换完成后，下载Excel文件并打开。您看到的第一件事是原始转换输出。不要立即开始编辑。保存原始输出的副本作为参考。如果后来的清理出错或者您意识到需要使用不同的设置重新进行转换，则原始输出就是您的起点。
开始清理结构。检查显示的列数是否正确。检查标题行是否被正确识别。检查是否缺少任何行。在解决数据问题之前先修复结构问题，因为如果底层结构发生变化，数据修复可能会变得无关紧要。
结构正确后，系统地处理数据单元。从第一个数据行开始，然后向下进行，将每个单元格与原始 PDF 进行比较。通过比较 PDF 和 Excel 输出之间的行和列总计进行自动验证，可以快速发现错误。如果 PDF 显示特定数字的列总计，并且该列中转换的单元格的总和不匹配，则该列中的某处存在转换错误。
新文档类型的第一次转换通常需要最长的时间，因为您正在了解文档的怪癖以及转换引擎在该特定格式下的行为。类似文档的后续转换速度会更快，因为您知道要检查哪些内容，并且可以根据第一次转换的结果配置转换设置。
完成转换和清理后，通过保存 Excel 文件并保留原始 PDF 的副本来保护您的工作。 PDF 是权威来源。如果出现电子表格中的数据值是否正确的问题，PDF 会提供参考答案。这种双文件方法保留原始 PDF 以供参考，并保留转换后的 Excel 文件以供分析，这是数据准确性至关重要的会计、审计和数据分析工作流程中的标准做法。
对于同一报表类型的重复转换，例如来自同一来源的 PDF 月度财务报表，请构建一个 Excel 模板来自动处理转换后清理。记录您在第一次转换时手动执行的步骤。创建 Excel 宏或 Power Query 转换，在后续转换中重复这些步骤。模板创建的初始投资会在几个转换周期内收回成本，并确保每次的输出一致、准确。 WukongPDF 的转换工具提供一致的输出格式，使基于模板的自动化在同一文档类型的重复转换中保持可靠。