PDF 已成为共享几乎所有专业内容的默认格式 - 这导致在某些情况下它确实是错误的选择。该格式的优点（固定布局、通用兼容性、难以编辑）在某些情况下会成为弱点。知道何时不使用 PDF 可以避免与你的同事产生真正的摩擦，有时也可以避免你产生稍后必须解决的问题。
当接收者需要编辑内容时
PDF 是一种发布格式。当您希望收件人进行更改（填写部分、重组内容、添加自己的材料）时发送 PDF 就是发送了错误的工具。他们要么会在 PDF 编辑器中苦苦挣扎，试图在 Word 中进行需要几秒钟的更改，要么首先将其转换为可编辑格式，从而在此过程中引入潜在的质量损失。
如果内容需要来回审阅、协作编辑或完成，请发送 Word 文档、Google 文档链接或收件人实际需要的任何可编辑格式。将 Word 到 PDF 转换保存为将作为完成的可交付成果发布的最终版本，而不是仍在处理中的文档。
发送后内容何时发生变化
PDF 在设计上是静态的。发送后，收件人就会获得当时文档的快照。如果基本内容发生变化（政策更新、定价变化、程序修订），收到 PDF 的人可能不知道版本已过时。
对于动态文档（公司政策、员工手册、正在进行的项目简介、常见问题解答、参考指南），云文档的共享链接更合适。当您更新文档时，知道链接的每个人都会自动拥有当前版本。定期更改的 PDF 格式 内容快照会造成版本管理问题，并随着时间的推移而加剧。
当您的受众主要使用移动设备时
在手机屏幕上查看专为 A4 或 Letter 纸设计的 PDF 是一种令人沮丧的体验。文字太小，不放大就无法阅读，放大意味着失去上下文，不适合屏幕宽度的内容需要水平滚动。 PDF 在桌面上可靠的固定布局在移动设备上却成为了障碍。
如果您的内容的主要受众是移动用户（面向客户的文档、新闻通讯、操作指南），请考虑网页、电子邮件或移动优化格式是否可以更好地为他们服务。如果出于其他原因（存档、打印、正式提交）需要 PDF，请注意移动阅读体验将不是最佳的，并进行相应的设计：较大的字体、较短的行长、单栏布局以及最小化对小字体细节的依赖。
当您需要在线发现内容时
搜索引擎可以对 PDF 进行索引，但其索引不如 HTML 页面彻底。 PDF 不支持内部链接、面包屑导航、结构化数据标记或帮助搜索引擎理解和排名内容的语义信号。对于大多数查询，结构良好的网页在搜索结果中的排名将超过等效的 PDF。
如果目标是通过搜索找到内容（博客文章、知识库文章、产品指南），那么 HTML 是更好的格式。当内容需要离线下载和使用时，PDF 才有效，而不是当主要目标是有机搜索可见性时。将 40 页的指南发布为 PDF 而不是网页，会导致搜索流量下降。
当多人需要同时工作时
PDF 没有实时协作功能。多人可以向 PDF 添加注释，但他们无法同时编辑内容、实时查看彼此的更改或解决并行编辑之间的冲突。对于任何在创建过程中需要团队投入的文档（由多个作者起草的提案、由多个部门贡献的报告），协作平台是合适的环境。
Google Docs、Microsoft 365、Notion 和类似工具都是为此构建的。 PDF 在协作过程结束时进入画面，此时内容已最终确定并需要以固定格式发布或分发。
当交互成为体验的一部分
PDF 可以包含有限的交互性——可填写的表单字段、可点击的超链接、Acrobat 中的嵌入式视频——但它们并不能替代真正的交互式数字体验。客户入门流程、产品配置器、交互式测验、仪表板 - 这些都属于浏览器，而不是 PDF。
测试很简单：用户除了阅读、填写或打印之外还需要做更多的事情吗？如果体验需要导航选择、动态内容或任何以表单填写以外的方式响应用户输入的内容，那么 PDF 是错误的容器。请改用 Web 应用程序、登陆页面或专用工具。
PDF 是一种很棒的格式 — 但不适用于所有用途
PDF 是需要在各处看起来一致、可靠存档或正式提交的成品文档的正确格式。对于正在进行的内容、定期更新的内容、主要为移动或搜索设计的内容或需要实时协作的内容，这种格式是错误的。将格式与实际用例相匹配（而不是因为熟悉而默认为 PDF）使内容对每个接收它的人都更有用。