为什么在 Windows 上签署 PDF 而不打印
传统的签名工作流程浪费时间和资源。有人通过电子邮件向您发送 PDF。
您下载它，将其打印在纸上，用笔在打印的页面上签名，将签名的页面扫描回数字文件，然后通过电子邮件发回。此过程会消耗纸张、墨水、打印机维护费用，并且对于本应需要 30 秒的任务，您至少要花费 10 分钟的时间。直接在 Windows 计算机上签署 PDF 消除了每个物理步骤。
直接放置在 PDF 上的数字签名无需打印、签名和扫描文档。
对于大多数文档类型，大多数司法管辖区的法律都规定了电子签名的法律有效性。
Windows 上的Sign PDF 操作会将您的签名直接添加到数字文档上。签名的 PDF 看起来比扫描的打印输出更干净，因为没有扫描仪伪影、没有不均匀的照明，也没有纸张纹理。签名完全按照您指定的大小放置在您放置的位置。结果是一份看起来很专业的签名文件。
Windows 上的数字签名功能范围广泛，从简单的视觉签名（将您的签名图像放置在页面上）到可加密验证的数字签名（用于验证您的身份并检测对文档的任何后续修改）。
对于大多数个人和商业文档，视觉签名就足够了。对于需要加密验证的受监管文档，Windows 通过各种应用程序支持基于证书的数字签名。
Windows 上的PDF 工具 提供多种签名路径，从内置操作系统功能到专用 PDF 应用程序。了解哪些路径可用以及哪些最适合您的需求，可以消除打印和扫描的反射。
在 Windows 上创建数字签名映像
在对 PDF 进行数字签名之前，您需要一个干净的签名图像。最好的方法生成的签名看起来就像您用笔在文档上签名一样。使用深色墨水笔在一张干净的白色纸上签下您的名字。签名应该比您需要的大，因为减少大签名会比放大小签名产生更清晰的结果。
扫描或拍摄签名纸。平板扫描仪可产生最佳结果，因为它可以在不失真且光线均匀的情况下捕获签名。如果页面平坦且光线充足，手机摄像头就可以工作。在图像编辑器（甚至是 Windows 附带的基本照片应用程序）中打开扫描的图像，然后将图像紧密地裁剪在签名周围。
如果您的图像编辑器支持透明度，则将签名图像另存为具有透明背景的 PNG 文件。透明背景意味着签名融入文档中，周围没有可见的白色矩形。如果您的编辑器不支持透明度，请另存为具有白色背景的 PNG。对于大多数文档来说，签名周围的白色矩形是可以接受的。
将签名图像存储在 Windows 计算机上的安全位置，例如文档文件夹或加密文件夹。该图像可用于以您的名义签署任何文档，因此请相应地保护它。考虑为不同的签名上下文创建多种签名样式、完整签名和缩写。
Windows 在某些应用程序中包含内置的签名创建工具。如果您有触摸屏或手写笔，您可以直接在屏幕上绘制签名。绘制签名的质量取决于您的输入设备。手写笔比手指产生更好的结果。鼠标产生的结果最不自然。
在 Windows 上使用 Microsoft Edge 签署 PDF
Microsoft Edge 是 Windows 上的默认浏览器，通过其注释工具包含基本的 PDF 签名。右键单击文件并选择使用 Microsoft Edge 打开，在 Edge 中打开 PDF。 PDF 显示在浏览器窗口中，顶部有一个工具栏。
单击工具栏中的“绘图”按钮以激活绘图工具。选择与您想要的签名墨水颜色相匹配的笔颜色和粗细。中等厚度的黑色或深蓝色可产生最自然的标志性外观。使用鼠标、触摸屏或手写笔在文档上绘制签名。
边缘绘图工具将您的签名作为注释放置在 PDF 页面的顶部。签名是可见的，但不作为标准签名元素嵌入。此方法适用于快速、非正式的签名。收件人会在文档上看到您的签名。限制在于签名是手绘注释而不是放置的签名图像。
绘制签名后，保存 PDF。 Edge 保存带注释的 PDF 以及包含的绘图。打开保存的文件以验证签名是否正确显示。签名的 PDF 可以像任何其他 PDF 文件一样通过电子邮件发送、上传或共享。收件人可以在任何 PDF 阅读器中打开并查看它。
使用免费的第三方工具在 Windows 上获得更好的 PDF 签名
免费版本 Adobe Acrobat Reader 支持通过其填写和签名工具向 PDF 添加签名。在 Acrobat Reader 中打开 PDF，单击工具面板中的“填写并签名”，然后选择“签名”。您可以用草书字体键入您的名字，使用鼠标或触摸屏绘制签名，或者上传您之前创建的签名图像。
Acrobat Reader 会保存您的签名以供将来使用。将签名添加到工具后，只需单击两次即可将其应用到任何 PDF。签名出现在您指定的尺寸和位置。您还可以在签名旁边添加文本，例如您的印刷体姓名、日期和职位。
PDF-XChange Editor 提供具有签名功能的免费版本。打开 PDF，选择图章工具，然后选择从签名图像文件创建图章。就像签名工具一样，印章可以放置在任何 PDF 页面上。 PDF-XChange Editor 还支持在同一文档上放置多个签名。
WukongPDF 的基于浏览器的签名工具可通过任何浏览器在 Windows 上运行。 Upload the PDF, create or upload your signature, place it on the document, and download the signed PDF. The browser-based approach eliminates the need to install or update PDF software. The tool processes the document in memory and does not store your signature or document on external servers.
对于经常性的签名需求，选择一种签名方法并对其进行标准化。创建一次签名并一致使用它会在所有签名文档中产生统一的结果。在不同的签名工具和签名图像之间切换会产生收件人可能会注意到的不一致的外观。
确保您的数字签名在签名的 PDF 上看起来很专业
将签名精确地放置在签名线上。大多数签名工具都允许您拖动签名来定位它，并拖动角来调整它的大小。花点时间正确对齐签名。尴尬地漂浮在签名线上方或下方的签名看起来不专业。
签名的大小与文档文本成比例。两倍于周围文本大小的签名看起来很夸张。一半大小的签名看起来很胆怯。对于大多数文档来说，签名大约是文档文本高度的两到三倍，自然是成比例的。
在签名下方添加您的正楷姓名、职务和日期。此识别信息消除了有关谁签名和何时签名的任何歧义。大多数 PDF 签名工具都支持在签名旁边添加文本。添加此信息会将签名图像变成完整的签名块。
签名后，以 100% 缩放查看文档。检查签名的位置是否正确、大小是否合适，并附有必要的识别信息。检查包含签名的每一页。最终审查会在发送文档之前发现定位错误。
数字签名的环境效益值得注意。每个经过数字签名的文档都消除了打印和扫描所消耗的纸张、墨水和能源。对于每年处理数百份签名文件的组织来说，累积的环境节约意义重大。
如果您的工作流程需要签署其他人已经签名的 PDF，请检查现有签名是否是经过认证的数字签名，可以锁定文档以防止更改。将您的签名添加到经过认证的文档中可能会使之前的签名失效。对于多重签名工作流程，请确保文档允许其他签名，然后再添加您的签名。
数字签名的法律有效性取决于司法管辖区和文档类型。在美国，《电子签名法案》和州级 UETA 法律规定，在大多数情况下，电子签名与手写签名具有相同的法律效力。在欧盟，eIDAS 法规提供了类似的法律框架。对于绝大多数个人和商业文档，通过此处描述的任何方法应用的数字签名都是合法有效的。
对于除您自己之外还需要见证人签名的文件，请与见证人协调，以便他们可以在您之后签署 PDF。证人可以使用相同的签名方法将他们的签名与您的签名一起添加。某些 PDF 签名工具支持顺序签名工作流程，引导多个签名者按顺序完成整个过程。
将签名的 PDF 记录保存在专用文件夹中，并使用清晰的文件名，其中包括文档名称、签名日期和您的姓名缩写。此签名文档存档提供了您签署的内容和时间的参考。如果出现争议，您可以生成您签署的确切文档，并在文件名和文件元数据中嵌入日期。