您花了几个小时准备演示文稿。幻灯片已抛光。演讲者备注包含每张幻灯片的谈话要点、数据参考和提醒。您导出为 PDF，幻灯片看起来很棒，但演讲者备注消失了。所有这些准备工作对于任何只收到 PDF 的人来说都是不可见的。您需要包含这些注释，以便收件人能够理解每张幻灯片背后的上下文和推理。
PowerPoint 可以在 PDF 导出中包含演讲者注释，将其放置在每张幻灯片的下方或旁边。带注释的PPT 到 PDF 导出可将演示文稿从视觉平台转换为可作为独立讲义使用的综合文档。
将 PowerPoint 导出为 PDF 并附有演讲者备注
在 PowerPoint 中，转到“文件”、“另存为”，然后选择“PDF”。单击“保存”之前，请单击“选项”按钮。在“选项”对话框中的“发布内容”下，选择“注释页”从下拉菜单中。这告诉 PowerPoint 在 PDF 输出中包含每张幻灯片的演讲者注释。每张幻灯片都显示在其页面顶部，下方印有演讲者备注。结果是一个讲义样式的 PDF，读者可以在同一页面上看到视觉幻灯片和解释性注释。
同样在“选项”对话框中的“包括非打印信息”下，检查“文档属性”和“用于可访问性的文档结构标签”。第一个保留元数据，例如演示文稿标题和作者。第二个创建屏幕阅读器可以导航的带标签的 PDF 结构。两者都是每次导出时启用的良好默认值。
注释页面布局由 PowerPoint 中的注释大师控制。转到“视图”、“笔记大师”以自定义笔记页面的外观。您可以调整幻灯片缩略图的大小、注释文本的位置和字体，并添加页眉或页脚元素，例如页码、日期或保密声明。对注释母版的更改适用于所有幻灯片，因此您配置一次布局，它会影响导出的 PDF 的每个页面。
在笔记页面和讲义布局之间进行选择
PowerPoint 提供两种用于包含注释的导出的布局。注释页面每页显示一张幻灯片，其注释如下。这是详细审查的最佳布局，因为每张幻灯片都有一整页，并且注释有足够的空间。讲义布局每页显示多张幻灯片，通常为 2、3、4、6 或 9 张，并带有手写笔记行。讲义布局不包括演讲者备注文本。它提供了空白行，读者可以在其中写下自己的笔记。
如果您的目标是分享准备好的谈话要点和背景，请使用注释页。如果您的目标是为观众提供紧凑的参考资料并留有书写空间，请使用讲义。这两种布局有不同的用途，选择应与收件人使用 PDF 的方式相匹配。对于与需要完整上下文的同事共享的演示文稿，注释页面几乎总是正确的选择。
专业笔记页面的格式提示
演讲者笔记通常包含非正式语言、缩写和提醒，这些对演讲者来说有意义，但在分发的文档中看起来很草率。在导出注释之前，请检查每张幻灯片的注释文本。删除不应共享的个人提醒，例如“在此提及第三季度的结果”或“询问预算”。将缩写词扩展为完整术语。确保笔记读起来是连贯的散文，而不是要点片段。对演讲者有帮助的笔记不一定适合分发。
导出的 PDF 中注释的字体大小由注释大师控制。默认大小通常为 10 到 12 磅。如果您的笔记很长，请考虑将字体大小增加到 11 或 12 磅，以便阅读舒适。如果需要，调整注释母版中的幻灯片缩略图大小，以便为注释文本提供更多空间。占页面高度 50% 的幻灯片缩略图会留下剩余的 50% 用于注释，这对于具有适量注释文本的幻灯片来说是一个很好的平衡。
导出带有注释的特定幻灯片
如果您只需要共享特定幻灯片及其注释（例如执行摘要幻灯片），请在“选项”下的“另存为 PDF”对话框中设置页面范围。输入要包含的幻灯片编号。只有这些幻灯片及其注释出现在 PDF 中。这种选择性导出可以保持文件的重点，并避免让收件人因与他们不相关的幻灯片而感到不知所措。
WukongPDF 还可以处理导出的包含注释的 PDF，以添加幻灯片标题中的书签，从而使多页文档可导航。上传 PDF，使用书签编辑器从幻灯片标题创建书签，然后下载增强版本。 PDF 演示文稿幻灯片、演讲者笔记和书签的组合创建了一个综合文档，既可作为视觉参考，又可作为详细的书面报告。
如果您经常将演示文稿共享为带有注释的 PDF，请将导出设置保存为自定义 PDF 预设。在“另存为”对话框中，配置选项后，您可以将当前设置保存为预设以供将来使用。下次导出时，从下拉列表中选择您的预设。这样就无需为每个演示文稿重新配置注释导出设置。 WukongPDF 的PDF Export 工具还可以直接处理 PowerPoint 文件，将其转换为包含注释的 PDF，而无需安装 PowerPoint。
协作演示文稿的团队的特定工作流程：在导出注释之前，以团队形式对注释文本进行审阅。每个团队成员打开 PowerPoint 文件，查看分配的幻灯片上的注释，并更新它们以反映最终商定的消息。这种协作审查可确保会议后分发的包含注释的 PDF 包含准确且经过审查的上下文，而不是某个人草拟的谈话要点。这些笔记成为演示文稿正式记录的一部分，因此它们应该得到与幻灯片本身相同的编辑关注。
对于存档供将来参考的演示文稿，包含注释的 PDF 比纯幻灯片版本更有价值。一张写有“第三季度业绩”的幻灯片图表在上下文中是有意义的，但六个月后就变得神秘了。同一张幻灯片的注释解释了“由于 8 月份推出新产品，第三季度收入超出预期 12%”仍然可以无限期地理解。这些注释将演示文稿从依赖演示者的视觉辅助工具转变为无需旁白即可传达信息的独立文档。对于任何在会议之外重要的演示文稿，带注释导出是区分专业文档和临时幻灯片的标准。