许多企业支付 Adobe Acrobat 费用主要是因为他们处理合同并认为他们需要它。实际上，大多数中小型团队实际使用的合同工作流程（发送、审阅、签名、归档）根本不需要 Acrobat。该过程每个步骤所需的工具无需按月订阅即可获得。
起草合同：从外部开始 PDF
合同应使用 Word 或 Google Docs 格式起草，而不是使用 PDF 格式。 PDF 是一种固定格式 - 它旨在防止编辑，这正是您在签署合同后想要的，但与您在起草和谈判时想要的相反。将工作版本保持为可编辑格式，直到每个人都就最终语言达成一致。
Google 文档非常适合协作起草，因为双方都可以通过跟踪更改提出更改建议、留下评论并查看完整的修订历史记录。当合同最终确定并准备好签名时，导出为 PDF。从那时起，PDF 就是权威版本。
发送合同以供审核
一旦合同准备好进行签署前的最终审查，请将其作为 PDF 发送。这会锁定格式，以便双方查看完全相同的文档，防止意外编辑，并为您提供签署时同意的内容的清晰记录。
如果对方在此阶段请求更改，请返回源文档，进行更改，并导出新的 PDF。避免直接编辑 PDF 来合并最后一刻的更改 - 它会造成版本混乱，并可能导致格式不一致，看起来不专业。
在没有 Adobe 的情况下签署合同
根据美国《ESIGN 法案》和欧盟 eIDAS 等法律，PDF 合同上的电子签名在大多数司法管辖区具有法律效力。您不需要 Acrobat 来添加它们。有几种方法取决于签名需要的正式程度。
对于日常业务合同（服务协议、自由合同、供应商协议），通过基于浏览器的 PDF 编辑器添加的键入或绘制的签名就足够了并且受到法律认可。 WukongPDF 的签名工具可让您通过输入姓名、绘制姓名或上传手写签名的图像来添加签名。
对于需要更高级别信任的合同（金融协议、房地产交易、受监管行业），DocuSign 或 HelloSign 等专用电子签名平台可提供某些情况所需的可验证审计跟踪。这些不是 Adobe 产品，独立于 Acrobat 运行。
保护已签署的合同
一旦各方签署了合同，您需要确保签署的版本无法更改。 PDF 安全性 功能可让您通过设置权限来锁定 PDF 进行进一步编辑，防止更改文档内容，同时仍允许打开和阅读文档。
如果合同包含敏感信息并且您想要控制谁可以打开它，则密码保护会增加另一层。对于大多数商业合同来说，编辑锁定就足够了——目标是防止对签名版本的意外或故意更改，而不一定限制谁可以阅读它。
归档和组织合同
备案是大多数小企业丢失合同的地方。签名的 PDF 最终会出现在某人的下载文件夹中或埋在电子邮件线程中，六个月后没有人在需要时找到它。一个简单的系统可以防止这种情况发生。
对于没有专用合同管理系统的团队来说，这是一种可行的方法：
- 一致地命名文件：[ClientName]_[ContractType]_[YYYY-MM-DD]_Signed.pdf
- 存储在 Google Drive 或 Dropbox 的共享文件夹中，按年份或客户组织
- 保留简单的电子表格索引：客户、合同类型、签署日期、续订日期、文件位置
- 签字后立即向双方发送一份副本，以免任何人有机会丢失它
当出现问题时
如果已签署的合同 PDF 损坏、无法打开或丢失，备份是唯一真正的安全网。在不同位置至少保留两份副本 - 一份在云存储中，一份在本地，或者每个签名方各一份。如果文件被意外覆盖，具有版本历史记录的云存储（Google Drive、Dropbox）可为您提供额外的恢复选项。
没有 Adobe 的合同管理并不是一种解决方法 - 这是当今大多数企业实际处理合同的方式。工具就在那里。最重要的是每个阶段都有一个清晰的流程，这样就不会遗漏任何内容。