电子邮件是发送 PDF 的最常见方式，也是最不安全的方式。附加到电子邮件的未加密 PDF 在发件人和收件人之间通过多个服务器传输。它位于发件人的已发送文件夹、收件人的收件箱以及中继邮件的每个邮件服务器中。这些位置中的任何一个都是潜在的暴露点。在将 PDF 附加到电子邮件之前对其进行加密，可以为文件添加一层保护，无论文件到达何处。如果没有密码，该文件将无法读取。截获的电子邮件会产生加密的附件。只有通过单独渠道接收密码的预期收件人才能打开它。
基于浏览器的 PDF 保护工具可以在将 PDF 附加到电子邮件之前使用用户密码对其进行加密。加密应用于文件本身。无论文件如何传输或存储在何处，它都会保护文件。本指南涵盖了加密工作流程以及使电子邮件附件加密有效的补充实践。
根据电子邮件安全公司 Mimecast 的 2025 年报告，62% 的组织在前一年至少经历过一次事件，即通过电子邮件发送的敏感文档被未经授权的一方访问（Mimecast，“电子邮件安全报告”，2025）。即使电子邮件被拦截，文件级加密也可防止文档被读取。
电子邮件加密工作流程
| 步骤 | 行动 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 1. 加密 | 使用基于浏览器的保护工具将用户密码应用于 PDF。密码加密整个文件 | 如果没有此步骤，PDF 将不受保护。任何拦截电子邮件的人都可以打开附件 |
| 2. 验证 | 打开加密文件。在显示内容之前确认它需要密码。输入密码后检查内容显示是否正确 | 验证捕获配置错误。应该加密但无需密码即可打开的文件未得到适当保护 |
| 3. 附加 | 将加密的 PDF 附加到电子邮件中。编写电子邮件正文而不提及密码 | 电子邮件正文不得包含密码。如果是，则截获的电子邮件会同时提供文件和密钥 |
| 4.单独发送密码 | 通过不同的渠道传达密码：短信、电话、加密消息应用程序或密码管理器共享保管库 | 通道分离可确保对一个通道的破坏会产生文件或密码，而不是两者都产生 |
| 5.确认收货 | 要求收件人确认他们已收到该文件、可以使用密码打开该文件并且可以读取内容 | 确认结束循环。如果收件人无法打开文件，您可以在紧急需要该文档之前解决问题 |
选择并传达强密码
加密的强度取决于密码。弱密码（例如常见单词或短数字字符串）可能会被猜测或遭受暴力攻击。强密码至少包含 12 个字符，由大小写字母与数字和符号组合而成，并且对于该文档来说是唯一的。不要在文档中重复使用密码。每个加密的 PDF 都应该有自己的密码。
通过拦截电子邮件的攻击者无法访问的通道传递密码。发送至收件人电话号码的短信。拨打电话，您需说出密码。 Signal 等加密消息传递应用程序。密码管理器中的共享条目。该渠道必须独立于电子邮件。 PDF 密码 是密钥。您用来传递它的渠道与密钥本身一样重要。
当仅加密还不够时
加密可在传输和存储过程中保护文件。它不会阻止收件人将解密的文件转发给其他人。它不会阻止收件人打印、复印或保存未受保护的副本。如果您需要控制收件人在打开文档后对文档执行的操作，请将用户密码加密与限制打印、复制和编辑的所有者密码权限结合起来。用户密码控制访问。所有者密码控制使用。
WukongPDF 对 PDF 应用用户和所有者密码保护。通过保护工具应用的PDF加密可保护电子邮件传输的文件并提供访问后控制。
使用敏感个人数据加密 PDF
包含受隐私法规保护的个人数据的文档需要在电子邮件传输之前进行加密。欧洲的 GDPR、美国的 HIPAA 以及世界各地的类似法规都要求在传输过程中保护个人数据。以未加密的电子邮件附件形式发送包含姓名、地址、健康信息或财务数据的 PDF 违反了这些要求。
在将 PDF 附加到电子邮件之前，使用强用户密码对其进行加密。加密满足传输安全要求。密码必须通过单独的通道进行传送。记录加密方法和单独的密码通信以作为合规记录。对于受监管的个人数据，PDF 加密 步骤不是可选的。
当收件人无法打开加密文件时该怎么办
收件人报告加密的 PDF 无法打开。在假设文件已损坏之前，请验证收件人输入的密码是否正确。密码区分大小写。将大写字母输入为小写会失败。验证收件人是否通过单独的渠道收到了密码。如果密码正确但文件仍然无法打开，则文件可能在电子邮件传输过程中已损坏。通过不同的方法重新发送文件，例如云存储链接。
如果在多种交付方法中问题仍然存在，则可能未正确应用加密。重新加密原始 PDF 并在重新发送之前自行测试。使用密码在您自己的设备上打开加密文件以确认其有效。发送前的PDF加密验证可防止收件人发现加密失败。
加密 PDF 以符合行业法规
金融服务、医疗保健和法律行业对传输过程中的文档加密有特定的要求。 FINRA 要求对通过电子邮件发送的客户财务文件进行加密。 HIPAA 要求对受保护的电子健康信息进行加密。国家数据保护法越来越要求对个人信息进行加密。在发送加密的 PDF 之前，请验证加密方法是否满足适用法规的特定技术要求。
AES-256 加密是现代 PDF 加密所使用的标准，可满足大多数监管要求。密码强度和密码传送的通道分离是实施中最常出现缺陷的领域。受监管行业的PDF安全合规性需要正确的加密算法和正确的操作实践。