Word 文档使用一组特定的字体来呈现其外观。当该文档在不嵌入这些字体的情况下转换为 PDF 时，PDF 将依赖于安装了相同字体的接收者。如果不这样做，PDF 查看器会替换不同的字体，从而更改文本的外观、换行符以及可能的页数。将 Word 转换为嵌入所有字体的 PDF 使文档变得独立。正确显示文档所需的每个字符形状都会在 PDF 文件内移动。具有完整字体嵌入的Word 到 PDF 导出是在各处看起来都相同的 PDF 与在每台计算机上看起来都不同的 PDF 之间的区别。
PDF 导出中字体嵌入的工作原理
当 Word 将文档导出为启用字体嵌入的 PDF 时，它会将字体程序文件复制到 PDF 中。文档中使用的每种字体都作为嵌入字体流包含在 PDF 文件结构中。 PDF 查看器读取这些嵌入的字体来呈现文本。查看器不需要查找系统上安装的字体，因为这些字体已经存在于文档中。
字体嵌入可以是完整的或子集的。完全嵌入包括整个字体、每种样式的每个字符。完全嵌入的字体将完整的字体文件添加到 PDF 中。子集嵌入仅包含文档中实际使用的字符。如果文档仅包含 Arial 格式的字母 A 到 Z，则子集仅包含这 26 个字符。子集嵌入会生成较小的 PDF 文件，但如果稍后编辑 PDF 以添加原始子集中不存在的字符，则可能会导致问题。 PDF 字体 嵌入选择会影响文件大小和未来的可编辑性。
配置 Word 以实现完整字体嵌入
打开Word文档。转到“文件”，然后转到“选项”。在“保存”部分中，查找“共享此文档时保持保真度”设置。选中标记为在文件中嵌入字体的框。出现两个子选项。取消选中“仅嵌入文档中使用的字符”以嵌入完整字体，而不仅仅是子集。选中嵌入常用系统字体，即使它们可能在系统上可用。这可以确保甚至嵌入 Arial 和 Times New Roman 等字体，这对于 Windows 和 Mac 之间的跨平台兼容性非常重要。
配置完这些设置后，首先保存Word文档。然后使用“文件”、“导出”、“创建 PDF”导出为 PDF。 PDF 导出使用“保存”选项中的字体嵌入设置。通过打开生成的 PDF 并检查字体列表来验证嵌入。在 Adobe Acrobat 中，转到“文件”、“文档属性”、“字体”。每个字体都应显示为嵌入或嵌入子集。显示为“未嵌入”的字体未包含在导出中。返回 Word 并确认嵌入设置。通过基于浏览器的平台处理文档时，WukongPDF 支持通过字体嵌入进行Word 到 PDF 转换。
处理字体许可限制
并非所有字体都可以合法嵌入 PDF 中。字体供应商在字体文件本身中设置嵌入权限。具有Installable embedding权限的字体可以完全嵌入。具有可编辑嵌入权限的字体可以作为子集嵌入。根本无法嵌入具有打印和预览嵌入权限的字体。 Word 尊重这些权限。如果文档中的字体具有受限的嵌入权限，则无论您的设置如何，Word 都不会嵌入它。
要检查是否可以嵌入字体，请在 Windows 上打开字体文件属性。右键单击字体文件，选择“属性”，然后查看“详细信息”选项卡。字体嵌入性字段显示权限级别。如果无法嵌入关键字体，您有两种选择。从字体供应商处购买具有更广泛嵌入权限的字体版本。或者将文档中的字体替换为允许嵌入的类似字体。 PDF Export视觉结果可能与替换字体略有不同，但文档将是独立的。
验证跨平台的字体嵌入
在 Windows 上创建的嵌入字体的 PDF 在 Mac、Linux、iOS 和 Android 上的显示应相同。通过在至少一台与创建 PDF 的平台不同的设备上打开 PDF 来测试这一点。检查所有文本是否正确显示，没有字体替换。检查特殊字符、符号和非拉丁脚本是否正确呈现。
请特别注意跨平台共享名称但设计略有不同的字体。 Windows 上的 Arial 和 Mac 上的 Arial 相似但不完全相同。如果 PDF 依赖于系统 Arial 而不是嵌入的 Arial，则文本外观会发生微妙的变化。完整的字体嵌入消除了这种歧义。嵌入字体是最终版本。
导出后丢失字符疑难解答
如果 PDF 在应出现特定符号的地方显示空白方块或不正确的字符，则嵌入的字体子集不包含这些字符。这是子集嵌入最常见的失败模式。原始文档使用的符号未包含在子集中，可能是在配置初始 PDF 导出设置后在后续编辑中添加的字符。
使用完整字体嵌入而不是子集嵌入重新导出 PDF。完全嵌入的较大文件大小是保证正确渲染所付出的很小代价。如果文件大小是一个问题，请在分发之前识别丢失的特定字符并确认它们存在于嵌入子集中。
在 Word 到 PDF 转换中嵌入所有字体是一项一次性配置更改，可永久改进您创建的每个 PDF。这些文件会稍大一些，但它们会在任何地方、每台设备上、为每个收件人正确显示。
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