为什么超出电子邮件附件限制的 PDF 需要压缩
这值得检查。电子邮件附件限制是人们需要压缩 PDF 的最常见原因。 Gmail 和 Outlook 的附件大小上限均为 25 MB。许多企业电子邮件服务器施加了更严格的限制，有时低至 10 兆字节。从高分辨率图像、扫描文档或设计软件输出创建的 PDF 很容易超出这些限制。 PDF 压缩操作可减小文件大小以适应附件限制，同时尽可能保持文档质量。
针对图像分辨率的压缩可最大程度地减小典型 PDF 文档的文件大小。
压缩文档的预期用途决定了可接受的最低压缩质量级别。
压缩不仅仅是在限制下进行拟合。较小的 PDF 上传速度更快，当您的连接速度较慢或按流量计费时，这一点很重要。对于收件人来说，它的下载速度更快，这对于他们在具有蜂窝连接的手机上检查电子邮件时很重要。它在发件人和收件人的电子邮件帐户以及本地存储中占用的存储空间更少。
减少 PDF 大小的目标是找到文档完全可用于其预期目的的最小文件大小。用于屏幕阅读的 PDF 可以比用于高质量打印的 PDF 进行更严格的压缩。了解文档的目标位置有助于您选择正确的压缩级别，而不会过度优化大小而牺牲质量。
针对不同类型 PDF 内容的压缩方法
PDF 压缩的工作原理因文档包含的内容而异。纯文本 PDF 主要通过删除冗余结构数据和优化字体嵌入来压缩。文件大小的减小幅度不大，通常为 10% 到 30%，因为文本数据已经很高效了。起始大小为 2 MB 的文本 PDF 可以压缩到 1.5 MB。
图像较多的 PDF 通过降低嵌入图像的分辨率和质量来进行压缩。文件大小可以显着减少，通常减少 50% 到 80%，因为图像构成了文件的绝大多数。包含高分辨率照片的 PDF（起始大小为 30 MB）可以通过图像优化压缩到 10 MB 以下。正常屏幕观看尺寸下的视觉差异通常是难以察觉的。
扫描的 PDF 完全由页面图像组成，其压缩方式与图像较多的 PDF 类似。扫描的页面图像被缩减采样并压缩以减小文件大小。对于在屏幕上阅读的文档，压缩到 150 DPI 通常会生成小 60% 到 80% 的文件，并且不会造成明显的质量损失。对于可打印的文档，200 至 300 DPI 可以保持打印质量，同时与原始扫描分辨率相比仍可减小文件大小。
PDF共享工作流程受益于了解您的文档需要什么类型的压缩。压缩后对示例页面进行快速目视检查，确认设置适合您的内容。同一文档中的不同页面可能有不同的压缩需求，特别是在混合文本页面、图像页面和扫描页面的文档中。
如何在 Windows 和 Mac 上压缩 PDF 以用于电子邮件
在 Windows 上，PDF-XChange Editor 和类似的免费工具包含压缩选项。打开 PDF，转到“文件”，选择“另存为优化”或类似选项，然后选择压缩设置。大多数工具都提供针对不同质量级别的预设压缩级别，例如屏幕、电子书、打印和印刷。对于电子邮件附件，屏幕或电子书预设通常会产生大小和质量的最佳平衡。
在 Mac 上，预览包含一个 Quartz 过滤器，用于减小文件大小。在“预览”中打开 PDF，转到“文件”，选择“导出”，然后从“Quartz 过滤器”菜单中选择“减小文件大小”。预览应用图像压缩和元数据剥离来生成较小的文件。输出质量通常适合屏幕查看，但可能不足以打印文档。
WukongPDF 的PDF 压缩 工具适用于任何浏览器，并提供多个压缩级别。上传 PDF，选择所需的压缩强度，从最小质量损失的轻度优化到最大程度减小文件大小的强力压缩，然后下载压缩结果。该工具可以智能地处理文本和图像压缩，并对每种内容类型应用适当的方法。
对于经常性的压缩需求，基于浏览器的方法无需安装或更新专门用于压缩的 PDF 软件。无论您使用什么操作系统或设备，该工具始终可用并产生一致的结果。
发送前检查压缩的 PDF
压缩后，打开压缩的 PDF 并滚动浏览每一页。检查文本是否清晰易读。检查图像是否清晰，没有像素化或色移。检查所有图表、图形或图解是否清晰，因为这些元素对压缩伪影最敏感。对压缩输出进行快速质量检查可防止发送收件人无法阅读的文档。
比较压缩前后的文件大小，以确认操作达到了预期的减少量。如果压缩文件仍然超出电子邮件附件限制，请增加压缩强度并重试。如果文件大小几乎没有变化，则 PDF 可能主要是文本，只有很少的图像内容需要压缩。在这种情况下，请检查文件大小膨胀的其他来源，例如不必要的嵌入字体或元数据。
如果在达到目标文件大小之前压缩使质量下降到无法接受的程度，请考虑压缩的替代方案。将 PDF 拆分为多个部分，每个部分都不超过附件限制。
使用云存储链接而不是电子邮件附件。通过文件传输服务发送文档。压缩是处理大型 PDF 的多种工具之一，有时不同的方法对于特定文档效果更好。
对于温度敏感的情况，质量损失是不可接受的，文件必须作为电子邮件附件发送，压缩到符合限制的最高质量，并在电子邮件中添加注释，以便在需要时通过替代方法发送全质量的原始文件。接收者可以立即查看压缩版本，如果他们的特定用途需要更高的质量，则可以请求原始版本。
图像分辨率和文件大小之间的关系是直接且可预测的。将 PDF 中每个图像的分辨率减半（从 300 DPI 到 150 DPI）可将总图像数据减少大约 75%，因为每个图像包含四分之一的像素。
这种显着的降低就是图像分辨率成为 PDF 压缩的主要目标的原因。对于在屏幕上查看的文档，在正常观看距离下 150 DPI 通常与 300 DPI 没有什么区别，这种降低几乎没有明显的质量损失。
对一个 PDF 产生良好结果的压缩设置可能对另一个 PDF 产生较差的结果。由文本和简单图表组成的 PDF 几乎在任何设置下都可以很好地压缩，因为该文件主要是文本数据，这已经很高效了。由高分辨率照片组成的 PDF 需要更仔细的压缩，因为过度的图像下采样会明显降低照片质量。在处理整个文档之前在代表性页面上测试压缩可以确定该特定内容的正确设置。
对于要打印的压缩 PDF，可接受的最低图像分辨率取决于观看距离。在标准信纸上打印并在一定距离处查看的文档需要 200 至 300 DPI 才能获得清晰的文本和图像。从几英尺外观看的海报或横幅可以使用 100 到 150 DPI，因为观看距离会使较低的分辨率难以察觉。将压缩设置与预期的观看条件相匹配，可以避免过度压缩（导致质量下降）和压缩不足（导致文件过大）。
WukongPDF 的压缩工具提供多个强度级别和预览模式，可在您进行压缩之前显示预期的输出质量。此预览消除了压缩、检查和重新压缩的反复试验，直到找到大小和质量的正确平衡。
对于结合文本和高分辨率图像的文档，选择性压缩会对同一 PDF 中的不同内容类型应用不同的压缩级别。文本以完整质量保留，因为它只占文件大小的一小部分。图像会被更积极地压缩，因为它们占文件大小的大部分。在相同质量水平下，这种选择性方法产生的文件比均匀压缩更小，因为压缩在影响最大的地方应用，在影响最小的地方抑制。
对于大多数图像较多的 PDF，可以实现将文件大小减少 80%，同时保持视觉质量的压缩。关键是要了解屏幕显示的像素远少于打印机所需的像素，并且将图像压缩到屏幕分辨率而不是打印分辨率可以消除接收者永远不会看到的像素数据。压缩到 150 DPI 的照片在屏幕上看起来与原始 300 DPI 照片相同，但文件小 75%。
对于从 Microsoft Office 应用程序创建的 PDF，原始应用程序通常提供比第三方 PDF 压缩工具更好的压缩，因为应用程序可以在初始导出期间优化 PDF 结构，而不是尝试压缩已创建的 PDF。如果可能，请调整原始应用程序中的图像分辨率和压缩设置并导出新的 PDF，而不是压缩现有的 PDF。
许多 PDF 压缩工具还在您进行压缩之前提供估计输出文件大小的预览。此预览消除了压缩、检查文件大小以及使用不同设置重新压缩直到文件符合电子邮件限制的尝试和错误。输入您的目标文件大小，该工具会计算实现该目标所需的压缩设置，从而在第一次尝试时生成完全符合您所需大小的压缩 PDF。