报告是超大 PDF 最常见的来源之一。图表、图形、表格、屏幕截图和徽标会快速增加，当准备发送季度报告时，最终文件太大而无法轻松通过电子邮件发送的情况并不罕见。好消息是，如果您从一开始就养成良好的习惯，那么大多数规模都是可以预防的。以下是如何在不影响演示的情况下保持报告 PDF 的精简。
导出前优化图表和图形
在 Excel 或 PowerPoint 中创建的图表在保存到 PDF 时通常会导出为高分辨率图像 — 远高于屏幕阅读所需的分辨率。在页面上以 10 厘米宽显示的条形图不需要以 2400 像素宽存储。
在 Word 和 PowerPoint 中，在生成 PDF 之前检查导出或保存设置。寻找图像质量或分辨率选项并将其设置为 150 DPI 以获取仅屏幕报告。如果要打印报告，300 DPI 就足够了 - 任何高于该值的值都会增加文件大小，但在纸上没有明显的好处。
基于矢量的图表（在 Excel 或 PowerPoint 中本地创建，而不是作为图像插入）自然更小，并且可以缩放而不会造成质量损失。尽可能将图表保留为本机对象，而不是将其粘贴为屏幕截图。
在源头压缩图像，而不仅仅是在结尾处
插入报告中的照片和屏幕截图是文件大小的主要驱动因素。视网膜显示屏上的单个未压缩屏幕截图可能有 3–5MB。将其中 6 个内容放入报告中，在考虑内容之前您就已经推送了 30MB。
解决方法是在插入图像之前压缩图像，而不是在生成 PDF 之后。在 Word 中，选择所有图像并使用“压缩图片”选项（右键单击图像 > 压缩图片）可立即降低整个文档的分辨率。将其设置为“电子邮件”(96 DPI) 以进行轻量级共享，如果您想要稍微好一点的质量，则将其设置为“屏幕”(150 DPI)。
如果您已经导出了 PDF，www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 PDF Compression 工具可以显着减小文件大小。中等压缩通常是报告的正确设置 - 它显着减小大小，同时保持文本和图表清晰。
使用一致的标准字体
自定义或装饰字体完全嵌入 PDF 文件中，这会增加重量。使用三种不同自定义字体的报告可以在任何内容之前仅携带数百千字节的字体数据。标准系统字体（例如 Arial、Calibri、Times New Roman 和 Georgia）要么已经在接收者的设备上可用，要么嵌入得更加高效。
对于大多数商业报告来说，干净的标准字体看起来很专业，并且使文件保持简洁。为封面或品牌元素保留真正能增加价值的自定义字体，而不是在整个正文中使用它们。
导出前删除不需要的元素
报告在起草过程中通常会积累无形的重量——跟踪的更改、评论、隐藏的幻灯片或部分、修订历史记录和草稿水印。在导出最终的 PDF 之前，请执行一次清理：
- 接受或拒绝所有跟踪的更改
- 删除所有评论
- 删除所有不适合最终版本的隐藏部分
- 如果您的软件存储了文档的修订历史记录，请清除它
出于隐私原因，这也是一个很好的做法 - 跟踪的更改和评论可以包含故意从最终版本中删除但在文件中仍然可读的内容。
将长报告分成几个部分以便共享
并非每个收到报告的人都需要完整的文件。执行摘要受众不需要 40 页的附录。区域团队不需要全球细分。如果报告针对不同的受众有不同的部分，请在发送之前将其拆分，而不是压缩大文件并希望它适合通过电子邮件。
这种方法还使报告更有用——人们更有可能阅读一份 8 页的重点文档，而不是一份 60 页的综合性文档。将完整版本发送给需要它的利益相关者，并将有针对性的摘录发送给其他人。
当报表已经太大时最简单的修复
如果报表已导出且尺寸过大，请在 www.wukongpdf.com 处使用 WukongPDF 缩小 尺寸 。上传文件，选择中等压缩，然后下载可以干净地通过电子邮件发送的版本。它需要不到一分钟的时间，并且不会明显影响标准业务报告的文本质量或图表可读性。